A3 Lean: una introducción

El proceso del reporte A3 fue desarrollado originalmente por Toyota, una empresa conocida por su eficaz proceso de producción. El término «A3» tiene su origen en el papel de tamaño A3 que los empleados y directivos utilizaban en Toyota para crear planes, esbozar ideas y discutir objetivos mientras se llevaba a cabo todo el proceso A3.

Este enfoque pretende fomentar la colaboración, el aprendizaje y el crecimiento de los empleados en el lugar de trabajo, al tiempo que facilita la resolución de cualquier problema que puedan encontrar en el camino. En general, los trabajadores utilizan el proceso de pensamiento A3 para hacer lo siguiente

• Resolver los problemas que encuentran en el trabajo
• Generar un informe de situación del proyecto
• Proponer cambios en la política para mejorar el equipo

El uso de la metodología A3 da como resultado un informe de una página que es mucho más fácil de diseccionar y discutir. Esto permite que los trabajadores se comuniquen entre sí con mayor eficacia y fomenta el trabajo en equipo dentro del lugar de trabajo.

Ventajas del uso de reporte A3

El uso de la línea de pensamiento A3 tiene múltiples ventajas. Para empezar, su sencillez es inigualable, incluso cuando se utiliza para abordar cuestiones complejas en el lugar de trabajo. Con el proceso de pensamiento ajustado A3, es más fácil alinear a los diferentes equipos y sus objetivos para trabajar hacia una solución común.

La mayoría de las veces, las reuniones comienzan y terminan con varios equipos que se apresuran a aplicar una solución. Aunque esto permite actuar con rapidez, no permite que el equipo se ponga de acuerdo y encuentre soluciones asequibles, eficaces y eficientes.

A continuación se detallan las ventajas de utilizar el proceso de pensamiento A3.

Simplifica el proceso de pensamiento

Como se ha mencionado anteriormente, la ventaja principal de la metodología A3 lean es la simplicidad. Cuando se dirige una empresa, es importante mantener a todos en la misma página y alinear a todos hacia el mismo objetivo. Sin embargo, es mucho más fácil decirlo que hacerlo.

Cuando se trabaja con mentes diferentes, puede ser difícil ver las cosas con claridad, especialmente cuando se trata de cuestiones y soluciones complejas. Sin embargo, la metodología lean A3 es un informe único en un solo papel. Elimina todas las campanas y silbatos innecesarios que pueden distraer a los miembros del equipo en lugar de capacitarlos para encontrar la solución adecuada.

Promueve una cultura de trabajo saludable

El proceso de pensamiento ajustado en su conjunto ofrece muchos beneficios a la cultura de trabajo. Tener en cuenta la fabricación ajustada cuando se trabaja a lo largo del día es un gran método para reducir los residuos y aumentar la productividad. Y la aplicación de la metodología A3 es una excelente manera de incorporar el pensamiento y la cultura lean.

Por ejemplo, el uso de una plantilla lean A3 abre la puerta a la utilización de otras herramientas lean en la generación de informes. Además, el modo de pensar A3 lean está configurado de forma que fomenta la colaboración y el trabajo en equipo, lo que supone una gran forma de aumentar la eficiencia en el lugar de trabajo.

Volviendo a nuestro punto anterior, la forma de pensar A3 lean permite que todos se alineen hacia el mismo objetivo. Esto reduce la falta de comunicación en el lugar de trabajo y también permite que varias mentes trabajen en un objetivo singular. Cuando hay más personas implicadas en el proceso y que colaboran eficazmente, los equipos pueden encontrar soluciones más profundas a los problemas graves del proceso.

Reduce la ansiedad en el trabajo

Otro beneficio relativamente desconocido de la utilización de la metodología lean A3 es que puede reducir la ansiedad en el lugar de trabajo. Aunque suene abstracto, la ansiedad en el lugar de trabajo es algo que afecta a muchos empleados.

Un reciente informe de Gallup mostró que más del 43% de los trabajadores experimentan un aumento del estrés en el lugar de trabajo. La energía estresada y ansiosa en el lugar de trabajo puede obstaculizar en gran medida la productividad, por lo que los directivos deben tomar medidas para que las tareas sean más digeribles para los miembros del equipo.

A primera vista, puede parecer que la metodología A3 puede aumentar la ansiedad. Al fin y al cabo, crear un informe en A3 y mirar un papel en blanco puede ser intimidante. Además, colaborar con otros miembros del equipo también puede ser difícil si alguien ya está lidiando con la ansiedad.

Sin embargo, dado que el proceso de pensamiento ajustado A3 implica desglosar las cosas paso a paso, en realidad hace que sea mucho más fácil de seguir para otras personas.

Comprender el proceso del reporte A3

Crear un informe A3 es mucho más fácil con una plantilla. Hay varias plantillas de reportes A3 lean disponibles en línea, que ofrecen a los directivos un punto de partida para crear sus propias plantillas.

Para iniciar el proceso, los empleados deben identificar el problema real. A partir de ahí, es importante dar un paso atrás para analizar toda la situación y su contexto completo. Esto es mucho más fácil de hacer si los gerentes y los miembros del equipo cuantifican los problemas en números que pintan una imagen más detallada.

Después de eso, el equipo puede empezar a hacer una lluvia de ideas y colaborar para encontrar la solución adecuada al problema. Una vez que el equipo ha encontrado una solución, puede determinar su estado objetivo y comenzar a desarrollar su plan de implementación y un plan de seguimiento basado en los resultados previstos por el equipo.

Aquí es donde la plantilla resulta útil, ya que permite al equipo plasmar todo en un informe sencillo y definitivo. Una vez realizado el informe, el equipo puede empezar a hacer que todos los demás se sumen, a aplicar el plan y a evaluar su eficacia.

Ejemplo

A continuación se muestra un ejemplo de informe A3 con todos los pasos necesarios para completar el proceso. Fíjese en las descripciones breves pero concisas que dan a los lectores una idea general del concepto sin ocupar demasiado espacio.

Recuerde que los informes A3 están diseñados para ser sencillos. Por tanto, cuanto más conciso sea el mensaje, mejor. Esto significa que no bombardearás al equipo con información que puede causar algún problema a largo plazo.

Utilización de reporte A3 en la fabricación ajustada

Aunque el A3 es un proceso sencillo y eficaz en el lugar de trabajo, no es una solución definitiva. El proceso de pensamiento ajustado A3 se considera mejor como una metodología para resolver problemas, no como soluciones reales. Por lo tanto, además de crear e implementar reportes A3 en el lugar de trabajo, es importante crear la cultura adecuada en el lugar de trabajo que apoye la metodología A3 Lean.