¿Qué es una entrada de mercancías?
La entrada de mercancías es un documento importante en cualquier empresa que se dedique a la compra y venta de mercancías. Una entrada de mercancías se utiliza para registrar y seguir el movimiento de mercancías en un almacén de un proveedor a otro.
También ayuda a garantizar que todos los artículos que se comercializan se contabilizan. Una entrada de mercancías también puede servir de base para resolver los conflictos que puedan surgir en las transacciones.
¿Quién lo emite?
Una recepción de mercancías puede ser emitida por el comprador o el vendedor de las mismas. La parte receptora suele firmar el documento para confirmar que ha recibido la mercancía.
¿Cuál es la diferencia entre una entrada de mercancías y una factura?
Aunque ambos pueden parecer similares, ya que son documentos que muestran una transacción entre dos partes, hay una diferencia clave entre una entrada de mercancías y una factura.
Una recepción de mercancías es el documento que demuestra que el comprador ha recibido los artículos que pidió, mientras que una factura es un documento que muestra cuánto dinero se debe por esos artículos.
¿Qué es la recepción de mercancías en la contabilidad de acreedores?
Ahora que tenemos un significado más claro de la entrada de mercancías, veamos qué significa la entrada de mercancías específicamente en las cuentas por pagar.
Una recepción de mercancías es un documento asociado a las cuentas por pagar en el que el proveedor de mercancías proporciona una prueba de que las mercancías han sido recibidas por el comprador para que el pago pueda realizarse al proveedor.
El documento también puede incluir información como la cantidad, la descripción y el precio de las mercancías. El documento suele contener información como el nombre del proveedor, la información de contacto, la descripción del producto, la cantidad y el coste.
¿Qué es una nota de entrada de mercancías (GRN)?
Creada normalmente por el departamento de la tienda, una nota de entrada de mercancías es un documento que evidencia la recepción de mercancías por parte de una empresa. El GRN suele indicar los detalles de las mercancías recibidas, incluida la cantidad y la descripción de los artículos.
El GRN también puede incluir información sobre la procedencia de las mercancías y la fecha de su recepción.
Usos de la nota de entrada de mercancías
La GRN se utiliza habitualmente en las siguientes situaciones:
- Gestión del inventario del almacén – Sirve para controlar el inventario del almacén para mantener la exactitud de las existencias.
- Inspección de las mercancías – Permite comprobar si las mercancías recibidas por el comprador se ajustan a las normas y se consideran aceptables.
- Referencia futura – Sirve como documento registrado para ayudar a resolver cualquier disputa que pueda ocurrir entre ambas partes.
- Ayuda a la contabilidad – Ayuda al departamento de contabilidad a confirmar los saldos de las existencias y a actualizar el libro de inventario
¿Por qué es esencial la entrada de mercancías en las empresas?
La entrada de mercancías es un documento esencial en cualquier empresa porque demuestra que la empresa ha recibido las mercancías que pidió. Este documento puede utilizarse para seguir el movimiento de las existencias y garantizar que se han recibido los artículos correctos.
Pasos del proceso de entrada de mercancías
A continuación se detallan los 5 pasos del proceso de entrada de mercancías:
Paso 1: Identificación de las mercancías
El primer paso en el proceso de entrada de mercancías es identificar las mercancías que se han recibido. Esto puede hacerse comparando la lista de empaque o la orden de compra con los artículos reales que se han entregado. Una vez identificados los artículos, hay que cotejarlos con la factura de envío para asegurarse de que están todos contabilizados.
Paso 2: Verificación de la cantidad y el estado de las mercancías
El segundo paso es verificar la cantidad y el estado de las mercancías que se han recibido. Para ello, hay que inspeccionarlos en busca de posibles daños o carencias. Si hay daños o faltas, hay que anotarlo en la factura de envío y presentar una reclamación al transportista.
Paso 3: Descarga y almacenamiento de la mercancía
El tercer paso es descargar y almacenar la mercancía. Esto puede hacerse colocándolos en la zona designada dentro del almacén o en estanterías o estantes específicos. Una vez que se han almacenado, es importante llevar un registro de dónde se encuentran para poder recuperarlos fácilmente cuando se necesiten.
Paso 4: Registro de las mercancías recibidas
El cuarto paso consiste en registrar las mercancías recibidas. Esto puede hacerse creando una lista de inventario físico o informático. Una vez registrada la mercancía, es importante mantener esta lista actualizada para que refleje con exactitud los niveles de inventario actuales.
Paso 5: Notificación de la entrada de mercancías a Compras
El quinto y último paso es notificar a compras la recepción de la mercancía. Esto puede hacerse enviándoles un correo electrónico o colocando una orden de compra en su buzón. Una vez que conozcan el nuevo inventario, pueden iniciar el proceso de pedido de más artículos para reponer los niveles de inventario.
