Sistema de Gestión de Inventario de Almacén

Adaptarse a los nuevos retos y automatizar los procesos de inventario del almacén

Responsable de almacén

Published 3 Oct 2022 | By Erick Brent Francisco, Jaydee Reyes

¿Qué es el Sistema de Gestión de Inventario de Almacén?

Un sistema de gestión de inventario de almacenes es una aplicación que ayuda a los gestores de almacenes y a los propietarios de empresas a gestionar eficazmente las responsabilidades relacionadas con el almacenamiento, el seguimiento y el movimiento del inventario en los almacenes.

En este artículo se tratará lo siguiente:

¿Qué es la gestión del inventario de los almacenes?

La gestión del inventario del almacén es la coordinación organizada de tareas como la recepción de artículos para el inventario, el mantenimiento de la calidad de las existencias mientras están almacenadas, el seguimiento de las existencias, el empaquetado y el envío de los pedidos, y la reposición de las existencias al alcanzar un número mínimo en el almacén.

Diferencia entre gestión de almacenes y gestión de inventarios

Aunque tanto la gestión de almacenes como la de inventarios implican la recepción, el almacenamiento, el embalaje y el envío de las existencias, existen algunas diferencias fundamentales.

Manejo de Inventario Gestión de almacenes
Sabe qué artículos están almacenados y cuántos hay actualmente en stock Sabe qué artículos están almacenados y cuántos hay en stock, así como dónde se encuentran los artículos en un almacén
Las instalaciones utilizadas para el almacenamiento pueden ser o no un almacén Las instalaciones de almacenamiento pueden ser uno o varios almacenes
Ideal para las pequeñas empresas Utilizado por empresas más grandes con operaciones más complejas

Desafíos comunes

La naturaleza de la gestión de un almacén y de su inventario supone un reto para todo gestor de almacenes. Estos son algunos de los retos más comunes en la gestión del inventario del almacén:

Inexactitud de los datos

Tener el inventario más actualizado de los artículos de un almacén es primordial en la gestión de un almacén. Un inventario inexacto puede llevar a la confusión y al incumplimiento de las expectativas de los clientes. La información inexacta también puede ser problemática cuando la gestión del inventario del almacén implica la reposición de los artículos al alcanzar números mínimos predeterminados. El uso de sistemas que automatizan la actualización de datos puede ayudar a mantener los registros actualizados sin intervención manual.

Falta de visibilidad

La gestión del inventario del almacén implica la necesidad de saber si ciertos artículos están en stock y dónde pueden encontrarse en un almacén o entre varios almacenes. La falta de visibilidad para la localización de las existencias costará tiempo y dinero a una empresa en la que la localización y el movimiento eficientes de las mercancías son fundamentales para el éxito de las operaciones. Una opción para resolver la falta de visibilidad es utilizar un software de sistema de gestión de inventario en el almacén que permita etiquetar el inventario con las ubicaciones exactas.

Disposición del almacén

Para que el espacio de un almacén se optimice y el almacenamiento y el movimiento de las existencias sean eficientes, la distribución de un almacén debe estar bien pensada. Las existencias de gran demanda pueden colocarse en un lugar donde puedan trasladarse y reponerse fácilmente. Una distribución adecuada del almacén también puede contribuir a la seguridad del mismo, ya que los equipos necesitan espacio suficiente para moverse y evitar golpear a los trabajadores, las estanterías del almacén y otros equipos.

Manipulación manual de documentos

La gestión de un gran inventario de almacén con lápiz y papel puede ser ineficaz y los documentos que pasan por varias personas tienen tendencia a perderse. Además, con las nuevas amenazas que ha traído la reciente pandemia, los papeles compartidos por diferentes personas pueden convertirse en un grave riesgo para la salud. Una opción para minimizar la manipulación manual de los documentos es prescindir del papel y utilizar lo que está disponible: dispositivos móviles que pueden utilizar formularios digitales.

Riesgos emergentes

Hay que tener en cuenta los nuevos riesgos para la salud y la seguridad a la hora de gestionar el inventario del almacén. Es posible que los procesos existentes no se ajusten a las normas más actuales del sector o a los protocolos sanitarios destinados a mantener a los trabajadores del almacén a salvo de los nuevos riesgos en el lugar de trabajo. Esto podría provocar interrupciones en las operaciones, ya sea por problemas de salud y seguridad en el trabajo o por incumplimiento de la normativa. Aproveche los recursos disponibles que pueden ayudar a mantener los almacenes más seguros y conformes con la normativa.

Consejos y buenas prácticas

A continuación se ofrecen algunos consejos y buenas prácticas que pueden ayudar a los responsables de los almacenes a hacer frente a los retos existentes y nuevos en la gestión del inventario de los almacenes.

Realización de inspecciones periódicas

La realización de inspecciones periódicas ayuda a detectar de forma pro activa los problemas que pueden provocar incidentes costosos o peligrosos. Al observar las operaciones y el funcionamiento actual, los responsables de los almacenes pueden ser más conscientes de los retos y plantear acciones que puedan resolver adecuadamente los problemas.
Tanto si se trata de la distribución del almacén como del incumplimiento de las normas de seguridad del mismo, las inspecciones ofrecen la oportunidad de conocer los problemas de forma pro activa y encontrar la forma de corregirlos.

Objetivo de mejora continua

Al estar al tanto de lo que ocurre en el almacén, los jefes de almacén pueden ser más conscientes de lo que se puede mejorar. La aplicación de procesos de mejora puede ayudar a guiar a los responsables de los almacenes en los pasos adecuados para la mejora continua.
La mejora del almacén también incluye la elevación de la competencia de los empleados. Mejorar continuamente la competencia de los empleados mediante la formación de reciclaje y el uso de tecnología que pueda facilitar el aprendizaje.

Manténgase al día con la última tecnología

Hay mucha tecnología nueva que puede ayudar a gestionar mejor las múltiples responsabilidades de la gestión de un almacén y a aplicar eficazmente las mejores prácticas. iAuditor de SafetyCulture es una aplicación móvil que puede ayudar a los responsables de los almacenes a aplicar las mejores prácticas en la gestión del inventario de los almacenes en lo que respecta a mantener la seguridad y el funcionamiento eficiente del almacén y a automatizar los procesos siempre que sea posible.
Los almacenes también pueden utilizar sensores para automatizar el mantenimiento de las condiciones ideales, como la temperatura y la humedad, para los artículos especiales almacenados.

¿Cómo funciona un sistema de gestión de inventario de almacén?

Un sistema de gestión de inventario de almacén funciona proporcionando características o funcionalidades que pueden ayudar a los gestores de almacén a afrontar mejor los retos de la gestión del inventario de almacén. Al minimizar las interrupciones de las operaciones sin problemas y automatizar los procesos siempre que sea posible, los sistemas de gestión de inventario del almacén pueden ayudar a que la responsabilidad de dirigir un almacén sea un poco más fácil para los gerentes de almacén y los propietarios de empresas.

El mejor software

Un software de sistema de gestión de inventarios de almacén no sólo tiene que ofrecer las funcionalidades más básicas que esperan los responsables de almacén, sino también otras características que pueden ayudar a facilitar el trabajo. Con el uso de iAuditor, los gerentes y propietarios de empresas podrán ver que los procesos existentes aún pueden ser mejorados y ser más eficientes a través de lo siguiente

Actualizaciones en tiempo real

El inventario del almacén debe estar constantemente actualizado con los números e información más recientes. iAuditor sincroniza automáticamente las actualizaciones en todos los dispositivos para garantizar que, siempre que los usuarios autorizados accedan al software, los datos que vean sean precisos en todo momento.

Mantenimiento de registros seguros

Automatización y procesos sin papel

Conocer la ubicación exacta de un inventario específico en todo momento es crucial en la gestión del inventario del almacén. iAuditor cuenta con un etiquetado geográfico y otras funciones de software que permiten la identificación de la ubicación que hace más rápida y fácil la localización del inventario. iAuditor también dispone de un escáner de código de barras que puede integrarse con las plantillas de inventario, lo que ayudará a eliminar los pasos redundantes en la gestión del inventario del almacén.

Agilice su proceso

Controles de calidad y seguridad

La gestión de los almacenes es una gran responsabilidad para los jefes de almacén, que deben hacer malabarismos para mantener la seguridad y la calidad del trabajo y del inventario las 24 horas del día, los 365 días del año. Con funciones como la programación y los informes automatizados, iAuditor puede ayudar a mantener de forma pro activa la calidad y la seguridad en cualquier almacén. iAuditor también puede integrarse con los sensores y otras plataformas existentes que esté utilizando actualmente para mantener las operaciones sin problemas.

Abordar de forma proactiva las no conformidades

Plantillas de inventario de almacén

A continuación se presentan algunos modelos de inventario de almacén que puede descargar gratuitamente y utilizar para la gestión del inventario de almacén.

Esta lista de comprobación de las inspecciones de seguridad de los almacenes puede ayudar a los responsables de seguridad y a los encargados de los almacenes a detectar de forma pro activa los posibles riesgos en los mismos. Utilice esta lista de comprobación para la inspección de la seguridad del almacén cuando evalúe la seguridad del mismo y la aplicación de los procedimientos de emergencia y seguridad.

Plantilla de inventario

Esta plantilla de inventario puede utilizarse para el inventario de un almacén, así como para el inventario de otras industrias en el comercio minorista, la fabricación, la construcción, etc. iAuditor puede integrarse con otras aplicaciones que se utilizan actualmente en un almacén o una empresa para garantizar un flujo de datos seguro y sin problemas entre los sistemas.

Lista de comprobación de la inspección de estanterías

Utilice iAuditor con esta lista de comprobación de inspección de estanterías para identificar los componentes dañados de las estanterías del almacén mediante el sistema de semáforo. Para cualquier problema urgente encontrado durante las inspecciones, asigne inmediatamente acciones correctivas para abordar los riesgos de salud y seguridad con el uso de esta lista de verificación en iAuditor.

Lista de control de calidad de los envases

Esta lista de comprobación del control de calidad de los envases puede ayudar a los responsables del control de calidad de los almacenes a determinar si el envase del producto acabado cumple los requisitos de calidad. Registre si los productos envasados están dentro de las normas aceptadas, si hay que dejarlos en suspenso o si hay que volver a trabajarlos. Clasificar los defectos como críticos, mayores o menores para resolver los problemas de calidad con el curso de acción apropiado.