¿Qué es una orden de trabajo?
Una orden de trabajo es un documento que los gestores autorizan para que los trabajadores realicen tareas. También conocidas como órdenes de trabajo u órdenes de servicio, las órdenes de trabajo se utilizan habitualmente para gestionar las operaciones de mantenimiento en todos los sectores. También pueden utilizarse para las acciones de seguimiento de las inspecciones o auditorías realizadas.
Ejemplo de orden de trabajo bsica | Ver ejemplo de orden de trabajo
La importancia de las rdenes de trabajo
Las rdenes de trabajo constituyen el corazn de cualquier sistema de gestin del mantenimiento . No slo son herramientas sencillas para programar y asignar tareas de trabajo, sino que tambin ayudan a controlar la variedad de recursos destinados al mantenimiento. Las rdenes de trabajo son importantes porque desempean un papel esencial en la estandarizacin de los flujos de trabajo de mantenimiento, en particular el de la presentacin de solicitudes de trabajo para cerrar las rdenes de trabajo.
La diferencia entre orden de trabajo, solicitud de trabajo y orden de compra
Aunque una orden de trabajo (OT) se denomina a veces orden de trabajo u orden de servicio en otras partes del mundo, en esencia significan lo mismo. Sin embargo, aunque estn relacionadas entre s, las rdenes de trabajo no pueden utilizarse indistintamente con las solicitudes de trabajo y las rdenes de compra, ya que cada trmino tiene un significado diferente:
Orden de trabajo versus solicitud de trabajo
La diferencia entre una orden de trabajo y una solicitud de trabajo es su origen y secuencia, es decir, dnde se originan y cundo se activan. Por lo general, las solicitudes de trabajo provienen de personal ajeno al mantenimiento, lo que lleva a la creacin de rdenes de trabajo de mantenimiento. Por ejemplo, los operarios de las mquinas suelen presentar primero una solicitud de trabajo para un problema del equipo, y luego los responsables de mantenimiento aprueban una OT designada a los mecnicos.
Orden de trabajo vs. Orden de compra
La diferencia entre una orden de trabajo y una orden de compra (PO) es cmo se utilizan en relacin con los flujos de trabajo de las rdenes de mantenimiento. Mientras que las rdenes de trabajo detallan las tareas o servicios especficos que deben realizarse, las rdenes de compra detallan los materiales o productos necesarios para completar una OT. Normalmente, una orden de trabajo incluye una orden de compra con las piezas y artculos nuevos que se utilizarn al reparar o dar servicio a un equipo.
Consejos para redactar una orden de trabajo
Hay varias formas de crear una orden de trabajo, dependiendo de los requisitos de la empresa y de las necesidades del cliente, entre otros factores. Sea cual sea el caso, un proceso racionalizado de apertura de OTs puede garantizar que los trabajos de mantenimiento se realicen a tiempo. A continuacin se indican algunas directrices generales para ayudar a los equipos a redactar las rdenes de trabajo de forma ms eficaz:
Comprender el trabajo solicitado
Los redactores de rdenes de trabajo no slo deben referirse a los detalles indicados en las solicitudes de trabajo, sino que deben conocer a fondo lo que hay que hacer exactamente. En caso de duda o si cierta informacin parece imprecisa, como los sntomas del equipo y las consideraciones iniciales de seguridad, deben confirmarse con el solicitante desde el principio para evitar la duplicacin del trabajo.
Considerar los recursos necesarios
Una vez que tenga claro el trabajo solicitado, piense en los elementos necesarios para realizarlo. Anticipar las herramientas que hay que utilizar, las existencias que hay que comprobar y las piezas que hay que comprar puede ayudar a evitar costosos retrasos. Adems, es crucial evaluar si la tarea puede realizarse en solitario, con otro miembro del equipo de mantenimiento o con colegas de otros departamentos como el de ingeniera y diseo industrial.
Sea especfico pero sucinto
Bsicamente, un modelo de orden de trabajo contiene la descripcin del trabajo, el/los destinatario/s, los detalles del solicitante, el desglose de costes, el calendario o el plazo de entrega y las firmas autorizadas. La clave para redactar las OT de forma eficaz es presentar toda la informacin necesaria de forma sencilla. Alcanzar el equilibrio entre la brevedad y la exhaustividad puede ayudar a minimizar el riesgo de discrepancias durante la ejecucin de las rdenes de trabajo.
Establecer estimaciones y plazos realistas
Al desglosar el coste de la mano de obra, los materiales y el equipo de cualquier trabajo, especifique cantidades razonables. Pedir demasiado o muy poco puede acabar retrasando la tramitacin de las rdenes de trabajo. Aparte de la asignacin presupuestaria, uno de los mayores retos de la gestin de rdenes de trabajo es la programacin. Los niveles de prioridad y las fechas de vencimiento deben hacerse en relacin con la disponibilidad de los tcnicos, el calendario de mantenimiento y otras tareas en curso.
Utilizar rdenes de trabajo sin papel
Las rdenes de trabajo escritas en papel pueden ser difciles de organizar para la direccin porque tienden a daarse y extraviarse con facilidad. En cambio, un formulario de orden de trabajo digital puede completarse en cualquier dispositivo mvil, lo que facilita a los equipos la redaccin de las rdenes de trabajo desde cualquier lugar. A diferencia de las rdenes de servicio tradicionales en papel, las rdenes de trabajo digitalizadas no slo minimizan los errores de introduccin de datos, sino que tambin ahorran tiempo y esfuerzo a la hora de enviarlas para su autorizacin.
Sistema y procedimiento de rdenes de trabajo
Un sistema de rdenes de trabajo debe permitir a los empleados realizar las tareas de mantenimiento de forma ms eficiente, no retrasarlas. Para agilizar la tramitacin de las rdenes de trabajo, primero hay que medir el rendimiento de la empresa utilizando referencias del sector. Compare sus conclusiones con el ejemplo de procedimiento de rdenes de trabajo que figura a continuacin e identifique las reas de mejora para el contexto de la organizacin:
- Paso 1: Presentacin y revisin de la solicitud de trabajo – El personal que no es de mantenimiento presenta una solicitud de trabajo que es evaluada por su responsable. A continuacin, sus responsables la validan con la informacin obtenida en inspecciones anteriores antes de remitirla al departamento de mantenimiento.
- Paso 2: Aprobacin y creacin de la orden de trabajo – Tras la recepcin, el responsable de mantenimiento determina si el alcance del trabajo es necesario. Cuando se aprueba, la direccin registra la solicitud de trabajo como una orden de trabajo con su firma.
- Paso 3: Asignacin de rdenes de trabajo y programacin – Tras la autorizacin, el gestor asigna la tarea a un mecnico y programa el momento en que debe completarse. La aplicacin de una matriz de envo puede ayudar a garantizar que se enve al tcnico ms cualificado a trabajar en un activo concreto.
- Paso 4: Ejecucin y seguimiento de la orden de trabajo – En la zona de ubicacin del equipo, el trabajador de mantenimiento observa las restricciones fsicas, identifica las condiciones ambientales y prepara cualquier tipo de anotacin que pueda ayudar a realizar el trabajo. Cuando los recursos estn disponibles, el trabajo puede comenzar y el gestor empieza a seguir el estado de la OT.
- Paso 5: Finalizacin de la orden de trabajo y registro – Una vez realizado el trabajo, el tcnico de mantenimiento informa del trabajo real realizado y su responsable lo revisa antes de cerrar la OT. Por ltimo, el responsable de mantenimiento archiva la orden de trabajo completada para futuras consultas.
Gestin de rdenes de trabajo con SafetyCulture (antes iAuditor)
Para los equipos de cualquier lnea de trabajo intensivo, el tiempo es esencial. Reduzca las ineficiencias administrativas con la galardonada plataforma digital para la gestin de operaciones, SafetyCulture (iAuditor). A continuacin le mostramos cmo puede estar al tanto de la gestin de las rdenes de trabajo y obtener visibilidad en las operaciones diarias utilizando SafetyCulture (iAuditor):
Ejemplo de gestin de rdenes de trabajo de SafetyCulture (iAuditor) | Comience con esta plantilla bsica de rdenes detrabajo
