Aspectos esenciales de la gestión de contratos para toda organización

Beneficios

Los contratos se han utilizado para validar acuerdos por escrito desde tiempos inmemoriales, pero el mundo ha recorrido un largo camino desde las tablillas de arcilla y los rollos de papiro. Con la llegada de la transformación digital, la creación y el cumplimiento de los contratos se han agilizado, garantizando que los procesos pertinentes estén alineados con el marco más amplio de Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento de la empresa. He aquí algunas de las ventajas específicas de una gestión eficaz de los contratos:

• Mejorado Mitigación de riesgos – Las empresas pueden tomar las precauciones necesarias o abordar proactivamente los problemas siguiendo un proceso organizado de gestión de contratos que revise a fondo los documentos para identificar posibles riesgos, como responsabilidades financieras y problemas operativos.
• Rendimiento mejorado – Las organizaciones pueden hacer un mejor seguimiento de los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) de la gestión de contratos, asegurándose de que se cumplen las obligaciones acordadas. Esto les ayuda a identificar posibles problemas con antelación y a tomar medidas correctivas para evitar incumplimientos y las consiguientes interrupciones.
• Mejor cumplimiento de la normativa – Seguir un plan de gestión de contratos según las normas de la Asociación Nacional de Gestión de Contratos (NCMA ) garantiza que todas las partes cumplan la normativa y respeten los estándares, reduciendo los riesgos legales y protegiendo los intereses empresariales.
• Reducción de costes – Además de reducir los riesgos que pueden derivarse del incumplimiento, un sistema sólido de gestión de contratos agiliza las tareas rutinarias, como optimizar las aprobaciones, hacer un seguimiento de los plazos y enviar recordatorios para las renovaciones. Al automatizar los flujos de trabajo administrativos, las empresas pueden reasignar recursos para mejorar sus operaciones.
• Mejores relaciones con las partes interesadas – Con una visión clara de las condiciones específicas y el rendimiento de los vendedores, las empresas pueden colaborar más estrechamente, resolver conflictos con prontitud y renegociar o rescindir de buena fe.

7 Elementos de un contrato

A medida que las relaciones empresariales se hacen más complejas, las organizaciones de todos los sectores deben adoptar la estrategia de gestión de contratos más eficaz que defienda la responsabilidad y la transparencia. El proceso empieza por comprender los fundamentos:

1. Oferta y aceptación – Considerado el fundamento de un contrato, este elemento garantiza el acuerdo mutuo después de que una parte haga una oferta y la otra acepte. El contrato es inaplicable si no se crea un acuerdo vinculante.
2. Contraprestación – Este intercambio de valor entre las partes implica una compensación monetaria y la prestación de servicios y bienes. La contraprestación separa un contrato jurídicamente vinculante de las promesas verbales.
3. Consentimiento mutuo – También conocido como el encuentro de las mentes, garantiza que ambas partes entienden claramente y aceptan los términos sin conflictos ni coacciones.
4. Finalidad lí cita – Según las normas reguladoras, los contratos deben tener una finalidad lícita. Este elemento fundamental impide que las empresas lleguen a acuerdos que impliquen actividades ilegales.
5. Competencia y capacidad – Todas las partes deben estar en su sano juicio, ser mayores de edad y no estar bajo influencia indebida cuando participen en un acuerdo. Probar la competencia y la capacidad evita problemas relacionados con las invalidaciones.
6. Términos y condiciones – Aquí se describen los detalles del acuerdo, como obligaciones, plazos, pagos y otra información crítica, proporcionando una hoja de ruta para el cumplimiento y la responsabilidad. Con unos términos y condiciones claramente detallados, se erradican las ambigüedades que podrían dar lugar a disputas o incumplimientos.
7. Cláusulas de rescisión y renovación – Las disposiciones especifican las condiciones de rescisión o prórroga del contrato, ayudando a las empresas a gestionar las expectativas de duración del contrato, sobre todo para renegociar las condiciones y evitar prórrogas involuntarias en condiciones desfavorables.

El ciclo de vida de la gestión de contratos

Gestionar eficazmente los contratos implica seguir un proceso estructurado para garantizar una visibilidad que ayude a tomar mejores decisiones. Cada fase del ciclo de gestión de contratos es fundamental para mantener el cumplimiento, reducir el riesgo y maximizar el valor de las asociaciones.

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1. Creación del contrato

Los contratos bien redactados establecen expectativas claras para ambas partes, minimizando los malentendidos y evitando los conflictos. Esta fase implica redactar y preparar el documento inicial, especificando términos, condiciones y obligaciones. Aquí, los equipos jurídicos y de contratación colaboran para redactar términos que cumplan los requisitos empresariales y legales. Las plantillas normalizadas para la comprobación de antecedentes y la evaluación de riesgos garantizan la coherencia y reducen los riesgos de la gestión de contratos.

2. Negociación y aprobación

Los socios potenciales deben mantener conversaciones continuas para alinear las expectativas, de modo que todos puedan acordar términos mutuamente beneficiosos. La fase de negociación consiste en ultimar los términos y aclarar las responsabilidades antes de obtener la aprobación de las partes interesadas.

3. Ejecución y almacenamiento

Esta fase formaliza el compromiso de ambas partes y hace que el contrato sea legalmente vinculante. Después de que los representantes autorizados de ambas partes firmen el documento, debe almacenarse en un lugar seguro y centralizado. Una de las mejores prácticas recomendadas para la gestión de contratos es aprovechar la tecnología para su ejecución y almacenamiento. Las soluciones de software tienen capacidades como repositorios digitales seguros, búsquedas rápidas, firmas electrónicas, gestión de tareas y análisis que agilizan numerosos flujos de trabajo de gestión de contratos.

4. Control del rendimiento y cumplimiento

Revisar periódicamente las obligaciones contractuales y compararlas con el rendimiento real mantiene la responsabilidad, mantiene la transparencia y garantiza el cumplimiento de la normativa. En esta fase, los gestores pertinentes realizan un seguimiento de los hitos, los entregables, los pagos y la calidad, examinando los KPI y utilizando cuadros de mando para medir la eficacia del contrato y detectar posibles negligencias o incumplimientos manifiestos.

5. Enmiendas y modificaciones

Las organizaciones pueden reelaborar los contratos para adaptarlos a la evolución de las necesidades, los cambios de alcance y otras circunstancias imprevistas. Ajustar los términos permite a ambas partes flexibilidad y equidad sin violar las condiciones.

6. Renovación o rescisión

Una vez alcanzada la fecha de finalización del contrato, la empresa puede decidir renovarlo o rescindirlo. Gestionar proactivamente esta tarea permite reevaluarla y evita prórrogas involuntarias. Automatizar la gestión de contratos garantiza que esta fase se cumpla de forma proactiva. Las soluciones de software para empresas envían alertas cuando se acercan las fechas de vencimiento y proporcionan datos relevantes para su evaluación.

7. Evaluación e informes posteriores al contrato

Evaluar el éxito global del contrato es una forma de mejorar su gestión. Deben documentarse e informarse los puntos fuertes y débiles y las lecciones aprendidas, ya que sirven de guía para futuras decisiones.