Una guía completa para la gestión de almacenes

Gestin de almacenes vs. Gestin de inventarios

La gestin de almacenes y gestin de inventarios a menudo se utilizan indistintamente, lo que a veces lleva a la confusin sobre su objetivo principal y sus distinciones. Entonces, cul es la principal diferencia entre ambos?

La gestin de inventarios se ocupa de la unidad de negocio ms especfica que se centra en asegurarse de que hay un nmero exacto de productos, bienes o servicios fcilmente disponibles en la cadena de suministro. Utiliza informacin relevante como las tendencias de ventas, los datos histricos y las demandas estacionales para prever los niveles de existencias necesarios para satisfacer las necesidades del mercado. La gestin de inventarios tambin incluye el manejo de materias primas, componentes de artculos y productos terminados.

La gestin de almacenes, por otro lado, es una unidad ms general y amplia que incluye una revisin de todos los aspectos considerados en el mantenimiento de los almacenes, como el diseo del almacn, la distribucin, la geografa, el seguimiento de los artculos y los informes. La gestin de almacenes tambin observa las polticas y los procedimientos implicados en las operaciones eficientes de los almacenes a travs de los recursos que incluyen las personas, los equipos y los productos terminados.

Adems, la gestin de almacenes es ideal para empresas ms grandes con operaciones complejas, mientras que la gestin de inventarios es suficiente para empresas de menor tamao, en funcin de sus necesidades ms destacadas.

Por qu es importante?

Segn un estudio publicado por Oracle el 82% de los consumidores estadounidenses sostienen que los retrasos en las entregas u otras formas de interrupciones en la cadena de suministro impactan negativamente en su modo de vida. Como componente esencial del transporte y logstica, la gestin de almacenes desempea un papel muy importante en la cadena de suministro. Las empresas implementan la gestin de almacenes por diversas razones, pero por qu es un factor importante para lograr una logstica empresarial altamente eficiente?

• Niveles de inventario controlados – La informacin en tiempo real de un almacn bien gestionado ayuda a garantizar un nivel de inventario ms preciso. Esto reduce las discrepancias entre la demanda y la oferta de los productos, minimizando as los costes innecesarios para la empresa.
• Mejora del servicio al cliente – La gestin del almacn tambin afecta indirectamente a la experiencia del cliente. Cuando los pedidos se preparan, se entregan y se cumplen de manera puntual y precisa, esto puede crear un impacto positivo duradero en los clientes. Observar el nmero ideal de existencias de los artculos ms demandados y asegurarse de que estn disponibles cuando se necesitan, tambin conduce a clientes satisfechos y ms felices.
• Aumento de la productividad – Gracias a los enfoques basados en datos, los responsables de los almacenes pueden decidir si colocar los materiales de uso comn cerca de las zonas de produccin, embalaje o envo. Los almacenes tambin pueden optimizar el uso del espacio determinando el mejor diseo aplicable al almacn especfico. Estas prcticas permiten a las empresas hacer las cosas de forma eficiente, lo que a su vez mejora la productividad del equipo.

Proceso de gestin de almacenes

El proceso de gestin de almacenes se compone de seis etapas principales que dependen en gran medida unas de otras. Cada proceso optimizado afectar al rendimiento de los siguientes, por lo que es crucial asegurarse de que cada uno de ellos funciona de acuerdo con sus funciones ideales. A continuacin se presentan los seis procesos fundamentales de la gestin de almacenes:

6 Pasos de los proceso de gestin de almacenes | SafetyCulture

Paso 1: Recepcin

La recepcin del almacn es el primero y uno de los procesos ms importantes de la gestin de almacenes. Este paso requiere que los receptores comprueben los artculos entrantes y se aseguren de que son de la cantidad adecuada, funcionan correctamente y se reciben con prontitud.

La recepcin puede considerarse en cierto modo como la primera capa de proteccin de la empresa contra los gastos innecesarios. Durante esta etapa, los receptores del almacn pueden identificar los artculos que no estn a la altura de las expectativas, devolverlos a los proveedores y, por tanto, ahorrar a la empresa daos potencialmente costosos.

Paso 2: Retirada

La entrada en almacn es el segundo proceso de gestin del almacn en el que los artculos recibidos se trasladan desde los muelles de recepcin a sus ubicaciones ms idneas. Un proceso de almacenamiento eficiente y preciso garantiza la seguridad de los empleados y el almacenamiento seguro de los artculos. Tambin ayuda a maximizar la asignacin de espacio, facilita el seguimiento de los artculos y minimiza el tiempo de desplazamiento de los productos, lo que en ltima instancia mejora toda la experiencia del almacn.

Paso 3: Almacenamiento

En el proceso de almacenamiento, es importante mantener los artculos en su ubicacin ms adecuada en todo el almacn. Las consideraciones son la seguridad, el espacio y la eficiencia. Para conseguir un uso ptimo de las instalaciones, los responsables de los almacenes pueden plantearse preguntas del tipo

• Estn los artculos almacenados de forma segura en el lugar adecuado del almacn?
• Se almacenan los artculos perecederos en zonas con un control climtico adecuado?
• Se guardan los artculos de forma que se aprovechen al mximo los espacios de almacenamiento disponibles?
• Se almacenan los artculos de manera que sean fciles de rastrear y sean muy visibles?
• Los empleados pueden acceder fcilmente a los artculos cuando los necesitan?

Paso 4: Recoleccin

El picking, como su nombre indica, es el proceso de gestin del almacn en el que los empleados localizan y recogen artculos individuales en el almacn para cumplir con los pedidos. Este es uno de los pasos ms cruciales de todo el proceso porque est directamente relacionado con la satisfaccin del cliente.

El proceso de recoleccin es tambin uno de los ms intensivos en mano de obra y ms caro actividades para los almacenes. Por lo tanto, la optimizacin de este paso no slo permite a las empresas gestionar eficazmente los pedidos, sino tambin reducir los errores, impulsar los beneficios y reforzar la reputacin de la empresa.

Paso 5: Embalaje

A continuacin, tenemos el proceso de envasado o embalaje . Esta es la parte en la que se consolidan todos los artculos recogidos para un cliente especfico y se preparan para su entrega. Entre las consideraciones que hay que tener en cuenta se encuentran componentes como la precisin del albarn, los materiales de embalaje adecuados (especialmente para los artculos frgiles) y el peso ideal del embalaje.

El objetivo principal del embalaje es garantizar que los artculos estn seguros y libres de daos desde el momento en que salen de las instalaciones del almacn hasta que se entregan a los clientes.

Paso 6: Envo

El Envo o entrega es la culminacin de todas las etapas de la gestin de almacenes mencionadas anteriormente. Con este proceso, el personal pertinente enva los pedidos finalizados al tiempo que se asegura de que se utiliza el modo de transporte adecuado para llevar los artculos a los clientes.

El envo slo se considera exitoso si los artculos se entregan con la documentacin correcta, en el momento adecuado y segn la calidad esperada.

Retos principales

Dado que hay varios procesos, personas y estrategias implicadas para garantizar su buen funcionamiento, el sector de la gestin de almacenes tambin se enfrenta a numerosos retos. Adems de los errores humanos y los problemas con la seguridad en los almacenes, a continuacin se enumeran algunos de los principales retos a los que se enfrenta habitualmente el sector de los almacenes:

• Falta de competencias – En la actualidad, uno de los principales retos a los que se enfrenta el sector de los almacenes, el transporte, la logstica y toda la cadena de suministro es la falta de cualificacin y la escasez de conductores. En Estados Unidos, hay una escasez histrica de camioneros de 80,000 slo en el ao 2021. Mientras el Reino Unido sigue experimentando Escasez de conductores de vehculos pesados (HGV) causada por el envejecimiento de la mano de obra, la falta de diversidad en la industria, la dependencia de la mano de obra internacional y otros factores relacionados con la covida. Ambas cosas siguen siendo abordadas por la industria y el propio gobierno.
• Baja visibilidad – El control manual de los artculos del almacn puede ser muy abrumador y propenso a cometer errores. Una visibilidad mnima tambin puede provocar un exceso de existencias, un uso inadecuado del espacio y un inventario inexacto. Para ello, las empresas tienen la opcin de utilizar etiquetas de seguimiento como las de identificacin por radiofrecuencia (RFID), los cdigos de barras o los cdigos QR.
• Retrasos en los procesos – Una operacin de almacn no optimizada es propensa a la ineficacia y a la ralentizacin de las actividades. Estos problemas no slo afectan al propio proceso de almacenamiento, sino que tambin pueden repercutir en la satisfaccin de los clientes si se producen retrasos en el cumplimiento de los pedidos.
• Productos daados – Si los artculos del almacn se reciben, almacenan o envan de forma incorrecta, se producen daos importantes en los productos y mercancas. Acumular artculos daados es un gasto costoso para las empresas y su reputacin estara en juego si afecta frecuentemente a los clientes.
• Volatilidad de la demanda – En el concepto de oferta y demanda de productos intervienen muchos factores: las vacaciones, los cambios estacionales, el clima extremo y la situacin econmica son algunos de ellos. Disponer de informacin precisa y en tiempo real, al tiempo que se garantiza la cadena de suministro se gestiona adecuadamente, puede ayudar a combatir este reto.
• Proceso no automatizado – Los almacenes que todava dependen de procesos manuales de comprobacin, inspeccin, seguimiento y documentacin de los artculos del almacn se encuentran en numerosas desventajas. Estos puntos dbiles pueden consistir en mayores costes de mano de obra, mayores discrepancias en el inventario y un cumplimiento ms lento de los pedidos.

Para combatir estos retos, las empresas siempre pueden utilizar herramientas o nuevas tecnologas que puedan agilizar las operaciones de almacn y mejorar la eficiencia.