Publicación 31 Jul 2023
¿Qué es SIPOC?
SIPOC es una herramienta utilizada por los gerentes de procesos comerciales para ilustrar el proceso de un extremo a otro de las funciones y operaciones comerciales específicas. Los diagramas SIPOC se pueden usar para brindar a los nuevos miembros del equipo un resumen general de los procedimientos operativos estándar (POE), para refrescar o actualizar el conocimiento del proceso del personal, o para servir como referencia durante las sesiones de lluvia de ideas al formular nuevos procesos o mejorar los existentes.
En este artículo
- ¿Qué es una plantilla SIPOC?
- Definición de diagrama SIPOC
- Consejos para crear su propio diagrama SIPOC
- Una aplicación móvil para definir y documentar su proceso empresarial
¿Qué es una plantilla SIPOC?
Los gerentes de procesos utilizan una plantilla SIPOC al crear un plan o diagrama SIPOC. Contiene 5 secciones para cada aspecto: proveedor, entrada, proceso, salida y cliente. La plantilla SIPOC ayuda a los gerentes de procesos a redactar fácilmente planes SIPOC para delinear procesos comerciales internos o externos.
Definición de diagrama SIPOC
Los diagramas SIPOC son herramientas comerciales versátiles que pueden utilizarse en prácticamente cualquier tipo de operación. Con el fin de proporcionar una descripción general simple pero suficiente de un proceso comercial, SIPOC divide los elementos de un POE en cinco categorías:
Proveedor
El primer elemento en el diagrama SIPOC, proveedor, se refiere a una entidad interna o externa que inicia el trabajo a través de solicitudes, actuando efectivamente como un proveedor de entrada que debe resolverse como, por ejemplo, órdenes de trabajo. En el contexto de un restaurante, el proveedor puede ser el cliente que proporciona al personal los pedidos para procesar.
Entrada
La entrada se refiere a las solicitudes u órdenes de trabajo proporcionadas por el proveedor. En el contexto de las operaciones de un restaurante, un ejemplo de una entrada externa sería el pedido de comida de un cliente. Y el jefe de cocina que solicita ayuda para cocinar del segundo chef se consideraría una entrada interna.
Proceso
El proceso se refiere a los procedimientos estándar utilizados por la fuerza laboral para cumplir con la solicitud proporcionada por el proveedor. En el contexto de un restaurante, el proceso puede referirse al chef que prepara y cocina un plato en respuesta al pedido (entrada) del cliente (proveedor).
Salida
La salida es el resultado final después de que la entrada del proveedor se somete al proceso estándar. En el caso de un restaurante, un ejemplo de salida puede ser un plato completo que está listo para ser servido al cliente.
Cliente
El cliente es la persona o entidad que recibe y se beneficia del producto o salida. En el contexto de un restaurante, los clientes actúan como proveedores de la entrada cuando realizan sus pedidos y como clientes cuando reciben y consumen el plato que pidieron.
Consejos para crear su propio diagrama SIPOC
Un diagrama SIPOC, cuando se hace correctamente, puede ayudar a las empresas de cualquier naturaleza a estandarizar los procesos tanto externos como internos. Esto ayuda a los trabajadores a ser más eficientes al excluir todos los pasos innecesarios y centrarse solo en aquello esencial. Aquí hay algunos consejos para crear su propio diagrama SIPOC:
Identifique el proceso primero
Aunque el proceso es la tercera columna de la plantilla SIPOC, es importante identificar estas operaciones primero, ya que definen la función y el propósito central de su negocio. Al definir claramente su proceso de negocio, podrá determinar qué necesita el proceso para ser funcional, p. ej., proveedores y entradas, lo que produce un proceso exitoso, p. ej., salida, y a quién beneficia el producto, p. ej. clientes.
Involucre a todo el equipo en la lluvia de ideas
Completar una plantilla SIPOC es un esfuerzo multifuncional. Es mejor incluir a todos los involucrados en el proceso, o al menos a un representante de cada departamento, durante las sesiones de lluvia de ideas de SIPOC. Hacer esto ahorra tiempo ya que limitar la planificación de SIPOC al personal de alto rango puede limitar la visión, lo que eventualmente necesitará revisiones una vez que los trabajadores identifiquen fallos, repeticiones e ineficiencias en el plan SIPOC propuesto.
Limite las entradas a siete (7) por columna
Los diagramas SIPOC están destinados a proporcionar una visión general de un proceso empresarial de un extremo a otro, no a servir como un manual exhaustivo. Agregar demasiadas entradas por columna o incluir demasiados detalles frustra el propósito, ya que los trabajadores pueden perderse en los detalles y especificaciones en lugar de centrarse en una vista holística.
Una aplicación móvil para definir y documentar su proceso empresarial
Para dirigir un negocio exitoso, sus POE deben estar bien definidos y ser fáciles de entender. Tener una herramienta digital que le permita completar la plantilla SIPOC y colaborar con el personal sobre la marcha puede ser un complemento de valor incalculable para el éxito de su equipo.
Con SafetyCulture (antes iAuditor), puede aprovechar una aplicación móvil versátil para delinear, distribuir y mejorar sus planes SIPOC mediante una sencilla colaboración a través de su dispositivo móvil. Optimice su proceso comercial y las comunicaciones internas con SafetyCulture (iAuditor) para una operación más rentable.
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- Colabore fácilmente a través de la aplicación para resolver problemas conocidos y mejorar los planes SIPOC lo antes posible.
- Guarde los planes SIPOC a través del almacenamiento en la nube ilimitado para garantizar que los datos estén seguros y sean accesibles solo para el personal autorizado.
Lista de verificación de limpieza de las 5S
La lista de verificación de limipieza de las 5S se usa para organizar el espacio de trabajo y permitir que los empleados hagan su trabajo de manera eficiente, efectiva y segura. Utilice esta lista de verificación y comience la inspección de las 5S siguiendo estos pasos:
- Describa la naturaleza del trabajo y tome fotografías del espacio de trabajo.
- Evalúe cada uno de los principios del método (clasificación, orden, limpieza, estandarización y disciplina).
- Tome y adjunte fotografías de los elementos que se salen de la norma.
- Añada notas o comentarios sobre elementos que cumplen o incumplen las normas.
- Asigne acciones correctivas a los miembros del equipo, proporcione una descripción, y establezca la prioridad y el plazo para las tareas.
- Apruebe el informe con una firma digital del empleado asignado.
Plantilla DMAIC
Una plantilla DMAIC es utilizada por los profesionales de Seis Sigma para realizar la metodología DMAIC (siglas en inglés que corresponden a: Definir, Medir, Analizar, Mejorar, Controlar) como análisis de la raíz de la causa para ayudar a identificar las mejoras del proceso. Esta plantilla se ha creado para realizar lo siguiente:
- Definir los objetivos del proyecto y enumerar los productos finales para el cliente;
- Medir el rendimiento actual del proceso para cuantificar el problema;
- Analizar hasta que se haya identificado la raíz de la causa;
- Mejorar el diseño, sistema y/o proceso con soluciones evaluadas y reevaluadas; y
- Controlar y monitorear el sistema en sitio.
Plantilla de informe Kaizen
Esta plantilla de informe Kaizen se utiliza para controlar la mejora continua en el lugar de trabajo. Se utiliza para identificar la raíz de la causa del problema (incluidos los 8 desperdicios) y optimizar el proceso comercial para la competitividad global.
Plantilla FMEA
Una plantilla FMEA tiene como objetivo identificar posibles problemas en un proceso, producto o diseño y prevenir sus efectos adversos en los clientes. Monitoree la implementación y efectividad de las acciones correctivas con el uso de esta plantilla. Permita que su equipo describa fácilmente la función del proceso, identifique el mecanismo de falla y determine el RPN (Número de Prioridad de Riesgo por su siglas en inglés) . Cree y complete acciones correctivas y valide el FMEA con firmas digitales.
Plantilla de los 8 desperdicios
Los supervisores de área utilizan la lista de control de los 8 desperdicios para identificar cualquiera de los 8 desperdicios (lista basada en 7 desperdicios y el talento no utilizado como octavo desperdicio) y eliminarlos en el lugar de trabajo. Esta lista de control intuitiva de 8 desperdicios incluye causas potenciales para cada desperdicio, como esperar demasiado tiempo por información, materiales y equipos o pasos en el proceso que no agregan valor al cliente.
Plantilla de informe A3
Esta plantilla de informe A3 se puede utilizar para identificar, analizar y resolver problemas complejos en un entorno empresarial. Generalmente lo utilizan gerentes y supervisores que buscan erradicar problemas, ineficiencias y ambigüedades en las operaciones comerciales para maximizar la productividad.
