Arbeitsanweisungen: Ein Leitfaden für Fachleute am Arbeitsplatz

Warum sind Richtlinien und Verfahrensweisen sowie Arbeitsanweisungen am Arbeitsplatz wichtig?

Arbeitsanweisungen sind am Arbeitsplatz wichtig, weil sie den Ton angeben, wie Prozesse und Aktivitäten in einer Organisation durchgeführt werden. Unwirksame Arbeitsanweisungen können dem Betrieb eines Unternehmens schaden, indem sie die tatsächliche Ausführung und Fertigstellung von Arbeiten unnötig behindern. Die unsachgemäße Entwicklung von Arbeitsanweisungen kann auch zu einer Verschlechterung des Rufs des Unternehmens führen, da diese Dokumente die Ziele und Werte des Unternehmens widerspiegeln.

Was ist eine Richtlinie?

Eine Richtlinie ist definiert als ein umfassender Satz von Regeln zu einem bestimmten Thema (z. B. ein Prozess, eine Situation, eine Gruppe von Personen oder eine bestimmte Umgebung). Der Hauptzweck der Erstellung von Richtlinien ist der Schutz vor Vorfällen, die die Dynamik oder den Arbeitsablauf des Unternehmens sowie das Leben der Mitarbeiter stören würden.

Was ist ein Verfahren?

Ein Verfahren ist definiert als eine geordnete Liste empfohlener Schritte zur Durchführung einer Aufgabe. Standardarbeitsanweisungen beispielsweise müssen Schritt für Schritt befolgt werden, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen (Arbeit, die den Qualitäts- und Sicherheitsstandards und den Unternehmensrichtlinien des Unternehmens entspricht). Eine Abweichung bei einem beliebigen Schritt des Verfahrens kann zu unerwarteten Ergebnissen mit schwerwiegenden Folgen führen.

Richtlinie vs. Verfahren: Was ist der Unterschied?

Der Unterschied zwischen Richtlinien und Verfahren besteht darin, dass die Richtlinien von den Organisationen verlangen, einen Standpunkt einzunehmen oder eine Entscheidung darüber zu treffen, wie ein bestimmtes Problem am Arbeitsplatz anzugehen ist, während die Verfahren von den Organisationen verlangen, sich darauf zu einigen, wie eine Aufgabe am besten zu erledigen ist.

Unterschied zwischen Richtlinie und Verfahren | SafetyCulture

Beispiele für Arbeitsanweisungen

Im Folgenden finden Sie die verschiedenen Arten von Arbeitsanweisungen am Arbeitsplatz:

Arbeitsanweisungen für die Anwesenheit

Die Anwesenheitsrichtlinien und -verfahren legen die erforderlichen Arbeitszeiten fest. Zum Beispiel müssen die Mitarbeiter 8 Stunden pro Tag von 9 bis 17 Uhr arbeiten. Diese Arbeitsanweisung beinhaltet auch, was als Unpünktlichkeit gilt. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise um 9 Uhr in der Lobby des Gebäudes ist, aber erst um 9:10 Uhr ins Büro kommt, gilt das dann als Verspätung? Die Manager am Arbeitsplatz müssen in den Arbeitsanweisungen für die Anwesenheit Antworten auf diese Art von Fragen geben.

Arbeitsanweisungen für das Verhalten von Mitarbeitern

Die Arbeitsanweisungen für den Verhaltenskodex basieren in der Regel auf den Unternehmenswerten und der Unternehmenspolitik, die als Grundlage für das Verhalten der Mitarbeiter auf allen Ebenen dienen. In Arbeitsanweisungen für das Verhalten von Mitarbeitern ist es wichtig festzulegen, was angemessen ist und was als inakzeptables Verhalten gilt. Durch die klare Festlegung der Grenzen, die Mitarbeiter nicht überschreiten sollten, werden Manager am Arbeitsplatz weniger Vorfälle mit schädigendem oder unanständigem Verhalten von Mitarbeitern haben.

Arbeitsanweisungen für die Nutzung von Firmeneigentum

Unter Firmeneigentum verstehen die meisten Unternehmen die physische (informationstechnologische) IT-Ausrüstung und die Vermögenswerte, die den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, damit sie ihre Arbeit erledigen können. Dies sind Gegenstände wie Computer, Tastaturen, Headsets und sogar Laptops. Aber manchmal kann sich Firmeneigentum auch auf die Software oder die digitalen Plattformen und Tools beziehen, die Mitarbeiter nutzen müssen. Zum Firmeneigentum gehören auch die physischen Büroräume (z. B. Räume und Flure) und die darin befindlichen Gegenstände (z. B. Schreibtische und Whiteboards).

Arbeitsanweisungen zum Thema Belästigung und Diskriminierung

Belästigung und Diskriminierung am Arbeitsplatz sind ein ernstes Problem, das aktive Maßnahmen und Verfahren erfordert, um sie zu verhindern. Auch wenn allgemeinere Fragen der Unternehmenskultur angesprochen werden müssen, sollten bestimmte Handlungen und Verhaltensweisen, die auf Belästigung oder Diskriminierung hindeuten, identifiziert und streng verboten werden. Arbeitsanweisungen gegen Belästigung und Diskriminierung sollten auch rechtlich bindend sein, um abschreckend zu wirken und zu verhindern, dass solche Vorfälle als trivial, rein intern oder als persönliche Meinungsverschiedenheiten angesehen werden.

Wie Sie wirksame Arbeitsanweisungen entwickeln

Ein kompletter 5-Schritte-Leitfaden zur Entwicklung effektiver Arbeitsanweisungen – von der Verfassung bis zur Umsetzung:

Schritt 1: Definieren des Zwecks der Richtlinie

Bevor Sie Organisationsrichtlinien schreiben, sollten Sie genau wissen, worüber Sie schreiben wollen. Wenn das Thema der Richtlinie beispielsweise die geschlechtsspezifische Diskriminierung ist, dann sollte der Arbeitsplatzmanager oder der für die Richtlinie Verantwortliche recherchieren, was das bedeutet, wie das Problem am Arbeitsplatz auftritt und welche Auswirkungen es auf die Mitarbeiter und die Unternehmenskultur hat.

Sobald der Richtlinienverantwortliche genügend Nachforschungen zum Thema der Richtlinie angestellt hat, muss er der Unternehmensleitung oder der Personalabteilung (HR) die Erstellung der Richtlinie vorschlagen. Der für die Richtlinie Verantwortliche sollte in seiner Präsentation Folgendes darlegen:

• die aktuelle Situation ohne die Richtlinie
• warum die Richtlinie notwendig ist und warum sie jetzt gebraucht wird
• das angestrebte Ziel der Richtlinie (z. B. ein sicherer Arbeitsplatz)

Wenn die Gruppe der Führungskräfte des Unternehmens oder die Personalabteilung zustimmt, kann der für die Richtlinie Verantwortliche mit der Bildung eines Teams für die Richtlinienentwicklung beginnen und mit der Ausarbeitung des Richtlinienentwurfs fortfahren.

Schritt 2: Schreiben der Richtlinie anhand einer Vorlage

Der Grund, warum Manager am Arbeitsplatz eine Vorlage verwenden sollten, um eine Richtlinie und die Abläufe zu schreiben, ist, dass sie nicht bei Null anfangen müssen. Die Verwendung der gleichen Vorlage für alle Richtlinien stellt außerdem sicher, dass die Struktur und das Format der Richtlinien einheitlich sind. Ein weiterer Grund, warum die Verwendung einer Vorlage für die Erstellung von Richtlinien und Arbeitsanweisungen empfohlen wird, besteht darin, dass es einfach ist, fertige Arbeitsanweisungen in Compliance-Checklisten zu verwandeln, die die Mitarbeiter täglich durchgehen können.

Aber auch mit einer Arbeitsanweisungsvorlage sollten der Leiter und die anderen Mitglieder des Teams, das für die Entwicklung der Richtlinien zuständig ist, beim Verfassen der Richtlinien und ihrer Verfahren vorsichtig sein. Denken Sie daran, dass eine Richtlinie die folgenden Merkmale aufweisen sollte:

• Inklusive – Berücksichtigen Sie die Situationen und Perspektiven aller Mitarbeiter.
• Klar – Seien Sie direkt, wenn Sie darlegen, was erlaubt ist und was nicht, da dies die grundlegenden Fakten sind, nach denen die Mitarbeiter suchen, wenn sie die Arbeitsanweisung lesen.
• Flexibel – Lassen Sie Raum für Verbesserungen und Anpassungen. Die Arbeitsanweisungen sind ein laufender Prozess und müssen regelmäßig überprüft und überarbeitet werden.

Wenn die eigentliche Ausarbeitung der Arbeitsanweisungen abgeschlossen ist, legen Sie den Entwurf der Geschäftsleitung (zu der auch die Unternehmensleitung und/oder die Personalabteilung gehören kann) und den Rechtsberatern des Unternehmens zur ersten Prüfung und Genehmigung vor.

Schritt 3: Vorbereitungen für die Umsetzung der Arbeitsanweisung

Sobald alle Parteien dem Entwurf der Arbeitsanweisung zugestimmt haben und keine weiteren Änderungen mehr vorgenommen werden müssen, kann der für die Richtlinie Verantwortliche diese fertigstellen und mit den Vorbereitungen für die Umsetzung beginnen. Für eine erfolgreiche Umsetzung der Arbeitsanweisung muss der Verantwortliche Folgendes tun:

• Planen Sie Lösungen für Herausforderungen bei der Umsetzung der Arbeitsanweisung (interne und externe Zwänge) sowie für Schwierigkeiten, die Mitarbeiter bei der Durchführung der Verfahren haben könnten.
• Bestätigen Sie die Ziele des Managements, wenn es um diese spezielle Richtlinie und ihre Verfahren geht. Notieren Sie sich ihre Erwartungen und finden Sie heraus, was genau getan werden muss, damit die Richtlinie diese Erwartungen erfüllt oder übertrifft.
• Erstellen Sie Schulungs- und Referenzmaterialien, einschließlich Antworten auf Fragen, die Mitarbeiter zu der Richtlinie, ihrem Hintergrund und ihrer eventuellen Umsetzung haben könnten.
  

Schritt 4: Feedback einholen und Durchsetzer zuweisen

Das Richtlinienentwicklungsteam muss eine Orientierungsveranstaltung für die Mitarbeiter durchführen, die die Richtlinien betrifft. Da wird die Richtlinie eingeführt und die Mitarbeiter werden darin geschult, wie sie die Richtlinie einhalten können. Idealerweise sollte es nach der Orientierung eine Frage- und Antwortrunde geben, damit das Team, das die Richtlinien entwickelt, ein erstes Feedback von den Mitarbeitern erhält.

Wenn die Bedenken der Mitarbeiter zu groß sind oder die Unzulänglichkeiten der Richtlinie deutlich machen, muss der für die Richtlinie Verantwortliche in Erwägung ziehen, die Richtlinie umzuschreiben oder zu überarbeiten oder sie sogar zurückzuziehen (d. h. die Richtlinie wird nicht mehr umgesetzt oder auf unbestimmte Zeit auf Eis gelegt).

Wenn das Feedback jedoch überwiegend positiv ausfällt, kann der für die Richtlinie Verantwortliche ein Datum für die Umsetzung festlegen und bereits Mitarbeiter mit der Durchsetzung der Richtlinie betrauen, die dafür verantwortlich sind, zu überprüfen, ob die Mitarbeiter die Richtlinie einhalten, und den für die Richtlinie Verantwortlichen über Verstöße zu informieren.

Schritt 5: Umsetzen und Verbessern der Richtlinie

Auch wenn der für die Richtlinie Verantwortliche zu diesem Zeitpunkt bereits einige Rückmeldungen von den betroffenen Mitarbeitern erhalten hat, gibt es einen Unterschied zwischen dem Lesen der Richtlinie und ihrer tatsächlichen Umsetzung. Deshalb sollte auch während und nach der Implementierung das Feedback der Mitarbeiter gesammelt und analysiert werden, um weitere Verbesserungen an der Richtlinie vorzunehmen.

Neue Arbeitsanweisungen (d. h. solche, die es vorher noch nicht gab) sollten 3 Monate nach ihrer Einführung vom Richtlinienentwicklungsteam überprüft und überarbeitet werden. Wenn die neue Richtlinie als Erfolg gewertet wird, kann das Datum für die nächste Überprüfung und Überarbeitung auf 6 Monate festgelegt werden. Wenn die Richtlinie zu diesem Zeitpunkt noch wirksam ist (insgesamt 9 Monate nach der Einführung), kann sie jährlich von einem speziellen Team zur Überprüfung der Richtlinie überprüft und überarbeitet werden.

Schulung der Mitarbeiter zur Einhaltung von Arbeitsanweisungen

Der Aufbau einer Kultur der Sicherheit am Arbeitsplatz und der Einhaltung von Vorschriften ist kein Zuckerschlecken. Arbeitsanweisungen legen die Regeln und Prozesse fest, die Ihre Mitarbeiter befolgen sollten, um die Effizienz am Arbeitsplatz zu gewährleisten und die Gesundheit und Sicherheit aller zu garantieren. Und der beste Weg, diese Arbeitsanweisungen bei Ihren Mitarbeitern zu verankern, ist eine solide Schulung.

Mit einer guten Schulung zu Arbeitsanweisungen können Sie die in Ihren Arbeitsanweisungen beschriebenen bewährten Praktiken effektiv verstärken und Ihren Mitarbeitern helfen, sich bewusst zu machen, wie sie ihre Arbeit effektiv ausführen können.

Die Erstellung effektiver Schulungen ist schnell und einfach – vorausgesetzt, Sie haben das richtige Werkzeug zur Hand. Testen Sie dazu das Training von SafetyCulture. Mit der Drag-and-Drop-Funktion können Sie Ihre Arbeitsanweisungen ganz einfach in schöne und ansprechende Folien verwandeln – und das in nur wenigen Minuten.

Kostenloses Tool zur Unterstützung bei Arbeitsanweisung

SafetyCulture ist eine Software zur Verwaltung von Arbeitsanweisungen und bietet eine kostenlose Version mit den meisten Kernfunktionen, die bei der Erstellung und Umsetzung von Arbeitsanweisungen und Richtlinien helfen können.

Finden Sie heraus, was Sie mit SafetyCulture kostenlos tun können:

• Arbeitsanweisungen schreiben – Fügen Sie Fotos und Notizen hinzu, um Ihre Arbeitsanweisungen lebendig zu gestalten. Weisen Sie anderen Mitgliedern des Richtlinienentwicklungsteams Aktionen zu. Bitten Sie Führungskräfte und Personalverantwortliche des Unternehmens, den Richtlinienentwurf zur Genehmigung digital zu unterzeichnen.
• Verteilen Sie Richtlinien und Verfahren – Nachdem Sie eine Vorlage für Arbeitsanweisungen ausgefüllt haben, erhalten Sie einen Link für einen gemeinsam nutzbaren Webbericht, können ihn als PDF herunterladen oder ihn sofort per E-Mail versenden, ohne SafetyCulture zu verlassen.
• Arbeitsanweisungen umsetzen – Kopieren Sie Elemente aus einer ausgefüllten Vorlage für Arbeitsanweisungen und fügen Sie sie in eine neue Vorlage für eine Compliance-Checkliste als Fragen mit dem Antworttyp Konform/Nicht konform ein. Machen Sie diese neue Vorlage für die vorgesehenen Mitarbeiter zugänglich.

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