Gestion des ressources humaines : Un guide pratique

Fonctions de gestion des ressources humaines

Les cinq principaux domaines ou fonctions du talent acquisition management sont la gestion des talents, la rémunération et les avantages sociaux, la formation et le développement, les politiques du lieu de travail et la sécurité au travail. Le talent acquisition management se compose du recrutement de nouveaux employés et de la rétention des employés actuels. Bien que cet aspect puisse se recouper avec la rémunération et les avantages sociaux, il est axé sur les questions relatives au travail lui-même, aux personnes avec lesquelles les employés travaillent, ainsi qu’aux valeurs, aux objectifs et à l’orientation de l’entreprise.

Évaluation des performances

Une évaluation des performances est un examen mensuel, trimestriel ou annuel des performances et des réalisations d’un employé. Il est généralement divisé entre ce que l’employé a réussi à faire et ce qu’il n’a pas réussi à faire. Des évaluations régulières des performances permettent d’identifier les lacunes en matière de compétences et de formation qui affectent le travail des employés, ainsi que ce que l’entreprise peut faire pour combler ces lacunes.

Formulaires d’évaluation des performances

Les responsables RH utilisent les formulaires d’évaluation des performances pour mesurer et évaluer les réalisations et les initiatives des employés. Ces formulaires permettent d’évaluer la contribution de l’employé à l’entreprise et d’identifier les possibilités de développement de carrière et les domaines à améliorer.

Formulaire d’évaluation des performances de l’employé

Utilisez ce formulaire numérique pour évaluer la performance globale d’un employé sur la base d’un pourcentage total, ainsi que pour inclure les domaines de félicitations et les domaines nécessitant des mesures correctives. Ce formulaire d’évaluation des performances des employés peut servir de tableau de bord pour noter l’assiduité, les connaissances professionnelles, les compétences, la qualité du travail, la productivité, le travail d’équipe, les objectifs de l’équipe et le comportement.

Modèle pour l’évaluation des performances des employés

Utilisez ce modèle numérique pour évaluer les employés lors des évaluations annuelles. Enregistrez les activités du salarié pendant la période d’évaluation, résumez ses performances et énumérez ses objectifs futurs. Ajoutez la note de l’évaluation annuelle des performances de l’employé et la signature de son responsable.

Évaluation des employés

Contrairement à l’évaluation des performances, qui est un aperçu global des actions d’un employé, l’évaluation des employés est l’appréciation formelle du travail d’un employé par rapport aux normes de l’entreprise. En outre, il peut servir de base au licenciement ou à l’avancement d’un employé.

Grille d’évaluation des employés

Les responsables des ressources humaines, les chefs d’équipe et les employés eux-mêmes peuvent utiliser les formulaires d’évaluation des employés pour mesurer, suivre et enregistrer leurs progrès vers les objectifs individuels, d’équipe ou d’entreprise. Les chefs d’équipe peuvent également utiliser ces formulaires pour réaligner les attentes entre les employés, les autres membres de l’équipe et leurs employeurs.

Formulaire d’évaluation des employés par leurs pairs

Utilisez ce formulaire numérique pour enregistrer les commentaires des collègues. Demandez à vos pairs d’évaluer la collaboration de l’employé avec les autres et son impact sur l’environnement de travail. Évaluez si l’employé assume la responsabilité de ses erreurs et crée des plans d’action pour les rectifier. Fournir des observations et des recommandations pour aider aux décisions entourant l’évaluation.

Formulaire d’évaluation des performances des employés

Utilisez ce formulaire numérique pour évaluer l’éthique de travail et l’attitude d’un employé. Déterminer si leurs pratiques de travail répondent aux paramètres de réussite fixés, tels que les indicateurs clés de performance (ICP). Évaluer leurs compétences techniques, de communication et de leadership. Indiquez si le rendement de l’employé est inacceptable, doit être amélioré, répond aux attentes ou dépasse les attentes.

Rémunération et avantages

En ce qui concerne la rémunération et les avantages, il faut faire une différence claire entre le montant monétaire indiqué dans le contrat de travail, les incitations supplémentaires et les éléments requis par la loi. Le montant monétaire est le salaire de l’employé, tandis que les exemples d’incitations supplémentaires sont le pécule de vacances et les allocations alimentaires. Les éléments requis par la loi, en revanche, sont les soins de santé, le congé de maternité et le congé de maladie.

Politiques du lieu de travail

Les politiques du lieu de travail sont les normes de l’entreprise concernant le comportement des employés, l’utilisation des biens de l’entreprise et les périodes de vacances. Les responsables RH établissent et font respecter ces règles afin de maintenir une atmosphère professionnelle et respectueuse au sein de l’entreprise.

Dossiers RH

Les dossiers de ressources humaines sont des documents contenant une liste des activités des employés et les preuves correspondantes. Les dossiers RH aident l’entreprise à répondre aux exigences réglementaires, à créer des plans d’urgence, à déposer des demandes d’assurance et à justifier l’avancement des employés.

Modèles de dossiers RH

Les modèles de dossiers de ressources humaines sont essentiels pour les entreprises de taille moyenne à grande, voire pour les petites entreprises disposant d’un département RH solide. Les modèles de dossiers RH peuvent faciliter la documentation des fonctions RH telles que l’accueil, l’évaluation des performances et le départ.

Modèle de fiche de politique RH

Utilisez ce modèle numérique pour évaluer les besoins en RH d’une organisation. Notez les politiques de ressources humaines existantes en ce qui concerne la dotation en personnel, la structure organisationnelle et le développement de carrière. Examiner les dossiers des RH sur la mise en œuvre de la politique. Ajouter des commentaires supplémentaires et des recommandations finales.

Modèle de fiche d’employé RH

Utilisez ce modèle numérique pour la collecte et l’organisation des informations sur les nouvelles recrues sur . Saisissez les informations de base et prenez une photo pour leur profil en ligne. Incluez une brève description de leur formation et de leur expérience professionnelle antérieure. Joignez les dossiers médicaux et autres dossiers de pré-embauche. Vérifiez l’enregistrement avec votre signature numérique.

Formation et développement

La formation et le développement varient selon l’entreprise, le type et le niveau de l’emploi. Toutefois, les aspects communs de cette fonction sont la formation aux compétences professionnelles, qui est parfois incluse dans l’accueil des nouveaux employés, et les activités de renforcement de l’esprit d’équipe menées tout au long de l’année.

Évaluation des compétences

L’évaluation des compétences permet d’identifier l’aptitude d’un employé pour un rôle donné, tandis que les évaluations de performance et les évaluations des employés permettent toutes deux d’évaluer le travail d’une personne qui a déjà été jugée apte à jouer ce rôle. Il permet de combler le fossé entre les plans stratégiques des organisations et les compétences existantes des employés.

Modèles d’évaluation des compétences

Un modèle d’évaluation des compétences mesure systématiquement les compétences, les connaissances et leslacunes pour des rôles spécifiques requis au sein d’une organisation. Elle doit couvrir trois catégories de compétences clés, à savoir les compétences techniques, comportementales et organisationnelles.

La catégorie comportementale comprend les capacités de résolution de problèmes et les valeurs personnelles de l’employé, tandis que la catégorie organisationnelle est composée du potentiel de leadership, de l’ambition et de la motivation professionnelle de l’employé.

Modèle d’évaluation des compétences générales

Utilisez ce modèle numérique pour évaluer si les candidats ont répondu aux attentes pour un rôle donné. Évaluez le candidat sur la base de facteurs généraux tels que l’efficacité, la qualité et la ponctualité. Donner une note d’évaluation globale des compétences et des recommandations supplémentaires.

Modèle d’évaluation des compétences des représentants à la clientèle

Utilisez ce modèle numérique pour mesurer l’aptitude d’un candidat à occuper un poste de représentant clientèle. Vérifiez si le candidat répond aux critères fixés par l’entreprise. Déterminez si la personnalité et les antécédents du candidat sont susceptibles de favoriser ou d’entraver ses performances professionnelles dans ce rôle.

Processus d’accueil et d’intégration des nouveaux salariés

L’intégration des employés est le processus qui consiste à préparer les nouvelles recrues à leur nouveau rôle au sein de l’entreprise. L’objectif de l’intégration des employés est de leur fournir tout ce dont ils ont besoin pour commencer à travailler. Il peut s’agir d’informations de connexion aux outils et plateformes en ligne utilisés par l’entreprise ou de documents décrivant les meilleures pratiques de l’entreprise, du service ou de l’équipe pour une tâche ou un travail particulier.

Liste de contrôlel’intégration des employés

Les responsables RH peuvent utiliser des listes de contrôle pour l’intégration des employés afin de vérifier la collecte des documents de pré-embauche et de confirmer l’administration de l’intégration. Étant donné que l’accueil des employés ne se limite pas au département des RH et qu’il peut impliquer l’aide d’autres personnes, telles que le superviseur direct de la personne récemment embauchée et le support technique, il est essentiel que les responsables des RH disposent d’une méthode de collaboration avec ces autres participants.

Liste de contrôle pour l’intégration des nouveaux employés

Utilisez cette liste de contrôle numérique pour observer si les procédures d’accueil appropriées ont été suivies. Coordonner avec la livraison ou la logistique pour s’assurer que l’employé a reçu le matériel de travail fourni par l’entreprise. Fournir une brève orientation sur les politiques de l’entreprise, y compris la présence, la conduite et les attentes.

Liste de contrôle l’initiation à la sécurité dans le secteur de la construction

Utilisez cette liste de contrôle numérique pour vérifier si les règles de sécurité, les responsabilités et les droits en matière de protection des travailleurs ont été expliqués et communiqués en détail au nouvel embauché. Enregistrez les documents remplis par le travailleur et demandez-lui d’apposer une signature numérique pour confirmer qu’il a compris tous les aspects de la politique de sécurité de l’entreprise.

Sécurité sur le lieu de travail

Bien que les politiques relatives au lieu de travail des entreprises opérant dans des environnements à haut risque puissent faire partie de leurs programmes globaux de sécurité au travail, la principale différence entre les deux est que la sécurité au travail se concentre sur la protection des travailleurs plutôt que sur leur réglementation. En outre, si les politiques relatives au lieu de travail sont définies par l’entreprise, la sécurité sur le lieu de travail est une obligation légale dans la plupart des pays, avec un ensemble spécifique de réglementations à suivre pour chaque secteur et chaque région.

Formulaires de retour au travail

Un formulaire de retour au travail est utilisé pour documenter les informations concernant les employés qui reviennent d’une période d’absence prolongée (par exemple, en raison d’une blessure ou d’une maladie) et leur capacité à reprendre le travail et à remplir leurs fonctions. Lors des entretiens de retour au travail, les responsables des ressources humaines remplissent un formulaire de retour au travail avec les employés, afin d’indiquer comment l’employé peut réintégrer le plus harmonieusement possible le marché du travail.

Modèle d’entretien de retour au travail

Utilisez ce modèle numérique comme un guide pour aider à mieux structurer les entretiens de retour au travail. Documentez les réponses aux questions ouvertes. Grâce à ce modèle numérique, les responsables RH peuvent prendre note des détails suivants relatifs à l’absence de l’employé :

• la durée de l’absence, y compris le premier jour d’absence, la date prévue de retour et la date réelle de retour au travail de l’employé ;
• la méthode utilisée par l’employé pour signaler son absence ; et
• le motif de l’absence, s’il est lié à un accident/incident du travail.

Modèle de formulaire de retour au travail

Utilisez ce modèle numérique pour aider à évaluer comment l’employé peut être réintégré en toute sécurité dans la main-d’œuvre lorsque les bureaux ou les sites de travail rouvrent ou reprennent leurs activités. Grâce à ce modèle numérique, les responsables RH peuvent faire ce qui suit :

• personnaliser le modèle en fonction des meilleures pratiques ;
• permettre la collaboration entre les personnes clés concernées et travailler ensemble sur le formulaire de retour au travail afin de discuter de la meilleure façon de ramener un employé au travail ;
• d’envoyer facilement des notifications automatisées au personnel assigné pour une tâche donnée ; et
• permettre une signature numérique avec l’employé sur le plan de retour au travail convenu.

Départ des employés

L’intégration des employés est le processus qui consiste à aider les employés à quitter leur emploi dans l’entreprise. Que la raison de leur départ soit une démission, un licenciement ou un départ à la retraite, une séparation sans heurt est bénéfique à la fois pour l’ancien employé et pour l’entreprise.

Départ d’un salarié : fiche de procédure

L’utilisation d’une liste de contrôle pour l’intégration des employés permet de minimiser les erreurs administratives et les violations de la conformité, d’atténuer les risques juridiques liés au licenciement des employés, de gérer les fuites d’informations potentielles, de faciliter le transfert des connaissances et des responsabilités et de renforcer la réputation de l’entreprise.

Liste de contrôle l’intégration des employés

Utilisez cette liste de contrôle numérique pour superviser la conformité des procédures d’accueil des nouveaux employés. Les professionnels des RH peuvent s’en servir comme guide pour vérifier, étape par étape, toutes les procédures de désengagement, des documents requis au transfert de connaissances et à la récupération des actifs.

Modèle d’enquête sur les entretiens de départ

Utilisez ce modèle numérique pour mener une enquête sur les entretiens de départ et obtenir des informations précieuses sur les forces et les faiblesses de l’organisation. Recueillez les commentaires des anciens employés sur les raisons de leur départ et sur la manière dont ces pertes auraient pu être évitées.

Les défis auxquels sont confrontés les professionnels des RH

Une gestion efficace des ressources humaines est essentielle dans toute entreprise. Cependant, il peut parfois être difficile pour les gestionnaires des ressources humaines de fonctionner au mieux. Voici quelques-uns des défis auxquels les professionnels des RH sont confrontés et comment les résoudre :

Conformité

Les professionnels des RH doivent se tenir au courant des dernières réglementations gouvernementales en matière de travail, de finance d’entreprise et de gestion des affaires. Ils doivent également savoir comment naviguer dans les différentes agences et procédures gouvernementales. Ces tâches sont particulièrement difficiles en raison de la nature changeante de l’administration gouvernementale et de l’élaboration des lois.

Comment se conformer aux règlements : Créez une liste de contrôle ou un document de référence contenant toutes les réglementations gouvernementales importantes. Vous pouvez également créer des modèles pour les processus standard tels que l’accueil et les évaluations.

Engagement

Si l’engagement des employés et des dirigeants semble assez simple, la réalité est qu’il peut être difficile d’obtenir une mesure réelle de ce que ressentent les dirigeants et les employés. Bien que les données numériques soient plus faciles à analyser, le fait de s’y fier uniquement pour une évaluation précise du moral peut ne pas être efficace. En effet, les enquêtes uniquement quantitatives n’encouragent pas les employés et les dirigeants à réfléchir véritablement à leurs expériences et à les décrire en détail.

Comment mesurer l’engagement : Utilisez une combinaison de questions quantitatives et qualitatives et de types de réponses lors de l’élaboration d’une enquête sur l’engagement des employés/leadership. Assurez-vous que les questions sont faciles à comprendre, qu’elles incitent à la réflexion et qu’elles incitent suffisamment l’employé ou le dirigeant à donner des réponses significatives.

Communication

Malgré son importance sur le lieu de travail, la communication reste une question délicate, non seulement pour les professionnels des RH, mais aussi pour ceux qui ne le sont pas. Toutefois, outre la communication individuelle, d’équipe et interne, les professionnels des RH ont également la responsabilité de la communication interne à l’échelle de l’entreprise (ou de la région).

Comment gérer la communication : Tout d’abord, créez une base de données des informations pertinentes sur l’entreprise et organisez-la par département ou par niveau d’accès. Ensuite, planifiez la manière dont vous comptez transmettre ces informations aux personnes qui ont besoin de les connaître. Enfin, décidez du format et du ton du matériel de communication interne.

Utilisation d’un logiciel de gestion des ressources humaines

Bien qu’il existe cinq principaux domaines ou fonctions de la gestion des ressources humaines, comme indiqué plus haut dans cet article, les rôles et responsabilités des RH évoluent constamment. Bien que la plupart des départements RH utilisent déjà un système de documentation numérisé, il est toujours utile de prendre du recul et de réévaluer si les processus et les plateformes actuels sont aussi efficaces qu’auparavant.

Pour aider les professionnels, les équipes et les services des RH à devenir plus efficaces, utilise unlogiciel de talent management. comme SafetyCulture (iAuditor) peut les aider à effectuer des tâches et des procédures de routine et à se conformer aux lois et aux règlements. Outre l’automatisation des flux de travail, SafetyCulture (iAuditor) peut être utilisé pour la gestion des équipes et la collaboration.

Un autre logiciel de gestion des ressources humaines que les praticiens des RH peuvent utiliser à leur avantage est le logiciel EdApp, une plateforme d’apprentissage en ligne qui permet aux RH de faciliter l’intégration, la formation et le renforcement des meilleures pratiques pour le personnel nouveau et permanent.