Gemba Walk : signification, processus et exemples

Qu’est-ce qu’un Safety Gemba Walk ?

Un Gemba Walk de sécurité, ou Gemba safety walk, est simplement une visite de sécurité intégrée à la méthode Gemba. Les Gemba Walk pour la sécurité mettent l’accent sur l’amélioration continue de la sécurité en observant les actions requises pour accomplir les tâches quotidiennes et en déterminant les moyens de rendre le travail plus sûr. Alors qu’une visite typique de sécurité sur site vise à maintenir la conformité aux normes de sécurité, un Gemba Walk de sécurité se concentre sur la recherche d’opportunités pour améliorer continuellement la sécurité sur le lieu de travail .

Qu’est-ce qu’un Gemba Walk virtuel ?

Un Gemba Walk virtuel, également appelé Gemba Walk à distance, est réalisé à distance à l’aide de moyens de communication tels que des outils de vidéoconférence. Les Gemba Walks virtuels ont gagné en popularité dans le monde entier lorsqu’un grand nombre d’employés ont commencé à travailler à domicile afin d’atténuer les risques sanitaires liés à la proximité de collègues dans des environnements de travail traditionnels (généralement au bureau) pendant la pandémie de COVID-19.

Les “Gemba Walks” virtuels sont généralement réalisés par le biais d’appels vidéo individuels, de discussions de groupe en ligne et d’exercices d’observation, au cours desquels un travailleur partage son écran pendant qu’il travaille et son responsable observe en silence, puis pose des questions lorsqu’il le juge nécessaire. Cela rend les Gemba Walks possibles dans ce scénario, sans qu’il soit nécessaire que l’observateur et l’employé soient physiquement présents et proches en un même lieu.

Pourquoi les visites Gemba Walk sont-elles importantes ?

Qu’elles se déroulent sur place ou à distance, avec ou sans objectif de sécurité, les visites Gemba Walk sont importantes car elles permettent aux managers et aux dirigeants de voir comment se déroulent les processus au niveau opérationnel. Les Gemba Walks permettent d’éliminer les fausses hypothèses sur la main-d’œuvre et de conduire des changements ayant un impact positif durable. Développés par Toyota, les Gemba Walks peuvent permettre aux organisations de soutenir les efforts d’amélioration continue et aider à résoudre les déconnexions entre la vision des dirigeants et la mise en œuvre des processus dans les opérations.

Avantages

Effectuer un Gemba Walk est la meilleure occasion de prendre note des bonnes idées, du retour d’information, des plaintes et des problèmes sur le lieu de travail. Outre le fait de se rendre sur le lieu de travail et de s’engager de manière proactive avec les employés, voici les principaux avantages de la mise en œuvre et de l’apprentissage de Gemba Walks périodiques :

• Démontrer l’engagement de la direction envers le développement professionnel
• Améliorer le moral des employés (cela montre que vous vous souciez d’eux et appréciez leur travail).
• Introduire des changements qui peuvent être plus facilement adoptés par les travailleurs.
• Cultiver une culture d’ouverture, de collaboration et de travail en équipe.
• Rationaliser les opérations à différents niveaux de l’organisation, en économisant du temps et de l’argent.

Comment faire un Gemba Walk ?

Bien que les processus soient uniques pour chaque entreprise, toute organisation qui souhaite réaliser un Gemba Walk peut être guidée par les étapes suivantes :

1. Prévenez vos équipes
   L’idéal est que l’équipe ou les employés qui seront observés soient informés à l’avance du Gemba Walk qui sera effectué et de la raison pour laquelle un tel événement sera mené – qui est de rendre le travail plus efficace et de maximiser leur impact et leur rendement. Cela contribuera à mettre les employés à l’aise et à les faire agir plus naturellement dans leur routine habituelle, tout en donnant à l’observateur un aperçu plus authentique de ce qui se passe réellement au travail au jour le jour.

2. Préparez les questions pour obtenir les informations dont vous avez besoin
   Le Gemba Walk consiste à observer les processus et les employés et à poser les bonnes questions qui pourraient conduire à une meilleure compréhension des opérations. En gardant à l’esprit l’amélioration comme objectif ultime, l’observateur peut préparer des questions avant le Gemba Walk et appliquer des techniques telles que les 5 pourquoi pour obtenir des informations pertinentes pendant les Gemba Walks.

3. Ne faites qu’observer : n’intervenez pas !
   L’objectif est d’observer et de recueillir des informations, et non de modifier quoi que ce soit sur place ou de signaler des écarts pendant le Gemba Walk proprement dit. La dernière chose que l’on souhaite est de donner l’impression que les employés sont critiqués pendant une visite de sécurité Gemba Walk. Cela permettra d’établir la confiance et d’éviter le malaise des employés observés, car cela renforcera l’idée que le Gemba Walk est bien une observation dans le but d’améliorer les processus.

4. Enregistrer les observations
   On n’insistera jamais assez sur l’importance de la tenue d’un registre pour les Gemba Walks, car toute amélioration qui sera apportée repose sur ce qui est enregistré pendant l’observation.

Processus

Sans aucun doute, le Gemba Walk est l’un des principes les plus importants de l’approche du Kaizen ou la philosophie et la méthodologie japonaises de l’amélioration continue. L’une des étapes clés du processus Gemba Walk consiste à assurer un suivi régulier des informations recueillies pour que les choses restent sur la bonne voie. Voici comment réaliser un Gemba Walk, ainsi que quelques conseils et recommandations utiles pour un processus efficace :

Prioriser les domaines présentant des lacunes en matière de KPI

Grâce aux Gemba Walks, les possibilités d’amélioration sont plus faciles à reconnaître. Établissez des priorités et mettez en évidence les domaines qui pourraient nécessiter une attention particulière. Recueillir des données en se basant sur des tableaux d’amélioration. En outre, déterminez où seront vos zones cibles ou quels seront vos processus cibles.

Utilisez des listes numériques de vérification

Les listes numériques de vérification sont des outils efficaces pour réaliser des procédures de collecte de données. La principale raison de faire des Gemba Walks est d’observer et d’enregistrer les données. Les listes numériques de vérification Gemba Walk peuvent également servir de guides pour s’assurer que tous les points sont observés, demandés et enregistrés. Vous pouvez également utiliser des listes de vérification dans d’autres cas, comme les inspections de sécurité, les audits 5S, et bien d’autres encore.

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Planifiez votre Gemba Walk

Ne réalisez jamais de Gemba Walks à l’improviste. Les employés peuvent se sentir mal à l’aise et penser qu’ils ont fait quelque chose de mal. Planifiez vos Gemba Walks et informez-en les travailleurs concernés. L’idéal est d’effectuer un Gemba Walk une fois par semaine dans chaque service pendant environ 45 minutes.

Posez des questions pertinentes

Poser les questions les plus pertinentes et les plus significatives pendant le Gemba Walk conduit à une session interactive avec les employés et aide à construire une relation positive entre les managers et les employés. C’est en posant les bonnes questions que vous saurez où se trouvent les lacunes. Vérifiez le statut des priorités et des plans d’action et s’ils sont efficaces pour atteindre certains indicateurs clés de performance et plans d’amélioration.

Prenez des notes et des photos

Notez vos conclusions et visualisez-les en prenant des photos de ce que vous avez vu et observé. En consultant le site écrire des observations et prendre des photos vous serez plus enclins à vous engager et à vous concentrer sur la discussion et la réflexion. Plus important encore, il vous aidera à reconnaître les schémas qui peuvent nécessiter un remaniement des actions par la suite.

Soyez un apprenant et faites preuve de respect

Les managers et les dirigeants doivent adopter l’attitude appropriée lors des Gemba Walks. N’oubliez pas qu’il s’agit du processus et non du salarié. Évitez de faire des suggestions ou de partager vos points de vue personnels, mais soyez plutôt attentif et apprenez de nouvelles choses grâce aux idées du salarié. Donnez un feedback positif sur le travail bien fait.

Réunissez l’équipe pour parler des apprentissages

Une fois la visite de sécurité Gemba Walk terminée, faites un suivi et partagez ce que vous avez appris de cette activité, y compris les problèmes, les difficultés et les lacunes. quels sont les éléments nécessitant une action et une résolution immédiates . C’est la phase qui permet de justifier les plans d’amélioration des processus. Décidez des processus à conserver et de ceux à réorganiser.

Combien de temps doit durer une visite de sécurité Gemba Walk ?

Bien qu’il n’y ait pas encore de consensus parmi les experts en gestion d’entreprise, une fourchette raisonnable pour la durée normale d’un Gemba Walk pourrait être d’environ 15 à 45 minutes par unité ou département. Un Gemba Walk de cette durée peut être suffisant pour poser des questions avec suivi, documenter les idées des employés et détecter les améliorations potentielles.

Avec l’aide d’un d’un modèle numérique gratuit qui peut être facilement personnalisé et utilisé sur n’importe quel appareil mobile, vous pouvez améliorer vos visites de sécurité Gemba Walk pour qu’elles soient plus efficaces.

À quelle fréquence devez-vous faire un Gemba walk ?

La fréquence d’un Gemba Walk varie en fonction des objectifs de l’entreprise, de la taille de l’équipe, des facilitateurs et des résultats. Par exemple, si l’un de vos objectifs en tant qu’entreprise est d’atteindre constamment des objectifs de qualité, vous pouvez envisager de réaliser des Gemba Walks plus souvent que les normes de l’industrie telles que trimestrielles, mensuelles ou hebdomadaires.

De la même manière, les grandes organisations peuvent être amenées à effectuer des Gemba Walks plus fréquemment que les petites et moyennes entreprises, car les domaines à améliorer sont plus nombreux. Il est également basé sur la personne qui effectue un Gemba Walk, par exemple un directeur de succursale peut aller au Gemba plus souvent qu’un directeur des opérations.

Enfin, l’un des facteurs les plus importants pour déterminer la fréquence des Gemba Walks est probablement les résultats. L’analyse des résultats après l’application d’améliorations spécifiques peut aider l’organisation à ajuster la fréquence des Gemba Walk afin d’atteindre une efficacité opérationnelle optimale.

Questions

Poser des questions pertinentes est l’une des étapes les plus cruciales du processus Gemba Walk. Pour garantir une visite de sécurité Gemba efficace, les animateurs doivent se préparer en formulant des questions bien conçues dans une liste de vérification et de les poser de manière à trouver des solutions au lieu de chercher un coupable. Considérez les questions suivantes lors de votre Gemba Walk :

• De quoi êtes-vous responsable ?
• Comment cette tâche s’aligne-t-elle sur les objectifs de l’entreprise ?
• Quelle est la norme pour cette tâche ?
• Comment avez-vous appris à accomplir cette tâche ?
• Pourquoi faites-vous cette tâche spécifique de cette manière ?
• Si cela ne tenait qu’à vous, comment feriez-vous cette tâche ?
• Que se passe-t-il si l’équipement, les outils ou les matériaux ne sont pas disponibles ?
• Pourquoi pensez-vous que cette tâche doit être accomplie de manière efficace ?
• Comment puis-je contribuer à éliminer les obstacles à une production de qualité ?
• Quelles autres questions pensez-vous que j’aurais dû poser ?

La manière efficace d’effectuer un Gemba Walk

L’une des questions les plus fréquemment posées sur les Gemba Walks est de savoir si la méthode d’amélioration des processus est réellement efficace. Vous trouverez ci-dessous une comparaison de ce à quoi ressemble un Gemba Walk efficace par rapport à un Gemba Walk mal mis en œuvre, et donc inefficace :

Quel est le résultat du Gemba Walk ?

Une visite de sécurité Gemba Walk ne se veut pas simplement un processus de collecte de données, mais surtout une initiative efficace pour favoriser le travail d’équipe. Pratiquer les Gemba Walks permet d’étoffer ce qui se passe réellement sur le lieu de travail et les processus qui n’ont pas bien fonctionné. En fin de compte, cela peut conduire à une bonne relation de travail entre les employeurs et les employés parce qu’ils apprennent ensemble des choses qui leur seront très utiles pour atteindre les objectifs de l’entreprise.

Exemples

Ce n’est pas parce que les organisations veulent tirer profit et maximiser les résultats d’un Gemba Walk qu’elles peuvent y parvenir en effectuant sans réfléchir des “Gemba Walks” jour après jour. La direction ne devrait pas faire Gemba Walk juste pour le plaisir de faire des Gemba Walks !

W. Edwards Deming, l’un des plus grands spécialistes mondiaux de la gestion de la qualité, a déclaré que le “management par la marche” n’est pratiquement jamais efficace parce qu’un manager qui se promène n’a guère d’idée sur les questions à poser et ne s’arrête généralement pas assez longtemps à un endroit pour obtenir la bonne réponse.

Voici quelques exemples concrets de Gemba Walks efficaces et des résultats qu’ils ont obtenus dans les organisations :

Exemple de Gemba Walk 1 : La valeur “douce” non mesurable

• Tous les jours, à 9 heures, la personne la plus haut placée dans l’établissement, un vice-président, prend la route avec le directeur national des ventes, le directeur de la fabrication, les directeurs de production, le directeur des expéditions, le planificateur de la production, le directeur des achats, le directeur des ressources humaines et le directeur de l’unité de production et le groupe Lean.
• Chaque arrêt de la Gemba Walk est centré sur un “tableau de production”, et si une discussion à un tableau dure plus de 3 minutes, ils désigneront un responsable pour coordonner une réunion ou lancer un examen de la question.
• Les opérateurs de chaque site participent, ce qui permet à toutes les parties de l’organisation d’être dans la boucle – où chacun peut apporter sa contribution lorsque des problèmes surviennent.
• En conséquence, les lignes directes de communication ont considérablement augmenté, le personnel recevant quotidiennement des informations de première main de la part de la direction sur ce qui se passe dans l’organisation.
• En outre, les employés savaient que la direction s’intéressait à eux et à leur travail. Ils ont vu leurs dirigeants identifier les problèmes et prendre des mesures pour les résoudre. ( source )

Exemple de Gemba Walk 2 : un phénomène répandu dans les bureaux

• L’objectif du Gemba Walk était de réduire le délai nécessaire pour convertir un devis en une commande confirmée.
• La promenade a commencé par l’observation du service clientèle, lieu du processus de saisie des commandes.
• L’équipe a observé que, dans soixante-dix pour cent des cas, les représentants du service clientèle étaient interrompus au moment où ils convertissaient un devis en commande et l’introduisaient dans le système de vente. Ils ont également remarqué qu’il leur fallait deux à quatre fois plus de temps pour terminer la saisie de la commande lorsqu’ils étaient interrompus.
• Des schémas sont apparus dans le processus, mais en réunissant tout le monde, un plan de travail standard, ainsi qu’un plan de formation croisée, ont été élaborés.
• Après cette marche, l’équipe a débloqué une réduction des délais de 75 % en l’espace d’un mois et l’a maintenue pendant l’année suivante. (source )

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