Gemba Walk : signification, processus et exemples

Qu’est-ce qu’un Safety Gemba Walk ?

Un Gemba Walk de scurit, ou Gemba safety walk, est simplement une visite de scurit intgre la mthode Gemba. Les Gemba Walk pour la scurit mettent l’accent sur l’amlioration continue de la scurit en observant les actions requises pour accomplir les tches quotidiennes et en dterminant les moyens de rendre le travail plus sr. Alors qu’une visite typique de scurit sur site vise maintenir la conformit aux normes de scurit, un Gemba Walk de scurit se concentre sur la recherche d’opportunits pour amliorer continuellement la scurit sur le lieu de travail .

Qu’est-ce qu’un Gemba Walk virtuel ?

Un Gemba Walk virtuel, galement appel Gemba Walk distance, est ralis distance l’aide de moyens de communication tels que des outils de vidoconfrence. Les Gemba Walks virtuels ont gagn en popularit dans le monde entier lorsqu’un grand nombre d’employs ont commenc travailler domicile afin d’attnuer les risques sanitaires lis la proximit de collgues dans des environnements de travail traditionnels (gnralement au bureau) pendant la pandmie de COVID-19.

Les Gemba Walks virtuels sont gnralement raliss par le biais d’appels vido individuels, de discussions de groupe en ligne et d’exercices d’observation, au cours desquels un travailleur partage son cran pendant qu’il travaille et son responsable observe en silence, puis pose des questions lorsqu’il le juge ncessaire. Cela rend les Gemba Walks possibles dans ce scnario, sans qu’il soit ncessaire que l’observateur et l’employ soient physiquement prsents et proches en un mme lieu.

Pourquoi les visites Gemba Walk sont-elles importantes ?

Qu’elles se droulent sur place ou distance, avec ou sans objectif de scurit, les visites Gemba Walk sont importantes car elles permettent aux managers et aux dirigeants de voir comment se droulent les processus au niveau oprationnel. Les Gemba Walks permettent d’liminer les fausses hypothses sur la main-d’uvre et de conduire des changements ayant un impact positif durable. Dvelopps par Toyota, les Gemba Walks peuvent permettre aux organisations de soutenir les efforts d’amlioration continue et aider rsoudre les dconnexions entre la vision des dirigeants et la mise en uvre des processus dans les oprations.

Avantages

Effectuer un Gemba Walk est la meilleure occasion de prendre note des bonnes ides, du retour d’information, des plaintes et des problmes sur le lieu de travail. Outre le fait de se rendre sur le lieu de travail et de s’engager de manire proactive avec les employs, voici les principaux avantages de la mise en uvre et de l’apprentissage de Gemba Walks priodiques :

• Dmontrer l’engagement de la direction envers le dveloppement professionnel
• Amliorer le moral des employs (cela montre que vous vous souciez d’eux et apprciez leur travail).
• Introduire des changements qui peuvent tre plus facilement adopts par les travailleurs.
• Cultiver une culture d’ouverture, de collaboration et de travail en quipe.
• Rationaliser les oprations diffrents niveaux de l’organisation, en conomisant du temps et de l’argent.

Comment faire un Gemba Walk ?

Bien que les processus soient uniques pour chaque entreprise, toute organisation qui souhaite raliser un Gemba Walk peut tre guide par les tapes suivantes :

1. Prvenez vos quipes
   L’idal est que l’quipe ou les employs qui seront observs soient informs l’avance du Gemba Walk qui sera effectu et de la raison pour laquelle un tel vnement sera men – qui est de rendre le travail plus efficace et de maximiser leur impact et leur rendement. Cela contribuera mettre les employs l’aise et les faire agir plus naturellement dans leur routine habituelle, tout en donnant l’observateur un aperu plus authentique de ce qui se passe rellement au travail au jour le jour.

2. Prparez les questions pour obtenir les informations dont vous avez besoin
   Le Gemba Walk consiste observer les processus et les employs et poser les bonnes questions qui pourraient conduire une meilleure comprhension des oprations. En gardant l’esprit l’amlioration comme objectif ultime, l’observateur peut prparer des questions avant le Gemba Walk et appliquer des techniques telles que les 5 pourquoi pour obtenir des informations pertinentes pendant les Gemba Walks.

3. Ne faites qu’observer : n’intervenez pas !
   L’objectif est d’observer et de recueillir des informations, et non de modifier quoi que ce soit sur place ou de signaler des carts pendant le Gemba Walk proprement dit. La dernire chose que l’on souhaite est de donner l’impression que les employs sont critiqus pendant une visite de scurit Gemba Walk. Cela permettra d’tablir la confiance et d’viter le malaise des employs observs, car cela renforcera l’ide que le Gemba Walk est bien une observation dans le but d’amliorer les processus.

4. Enregistrer les observations
   On n’insistera jamais assez sur l’importance de la tenue d’un registre pour les Gemba Walks, car toute amlioration qui sera apporte repose sur ce qui est enregistr pendant l’observation.

Processus

Sans aucun doute, le Gemba Walk est l’un des principes les plus importants de l’approche du Kaizen ou la philosophie et la mthodologie japonaises de l’amlioration continue. L’une des tapes cls du processus Gemba Walk consiste assurer un suivi rgulier des informations recueillies pour que les choses restent sur la bonne voie. Voici comment raliser un Gemba Walk, ainsi que quelques conseils et recommandations utiles pour un processus efficace :

Prioriser les domaines prsentant des lacunes en matire de KPI

Grce aux Gemba Walks, les possibilits d’amlioration sont plus faciles reconnatre. tablissez des priorits et mettez en vidence les domaines qui pourraient ncessiter une attention particulire. Recueillir des donnes en se basant sur des tableaux d’amlioration. En outre, dterminez o seront vos zones cibles ou quels seront vos processus cibles.

Utilisez des listes numriques de vrification

Les listes numriques de vrification sont des outils efficaces pour raliser des procdures de collecte de donnes. La principale raison de faire des Gemba Walks est d’observer et d’enregistrer les donnes. Les listes numriques de vrification Gemba Walk peuvent galement servir de guides pour s’assurer que tous les points sont observs, demands et enregistrs. Vous pouvez galement utiliser des listes de vrification dans d’autres cas, comme les inspections de scurit, les audits 5S, et bien d’autres encore.

Planifiez votre Gemba Walk

Ne ralisez jamais de Gemba Walks l’improviste. Les employs peuvent se sentir mal l’aise et penser qu’ils ont fait quelque chose de mal. Planifiez vos Gemba Walks et informez-en les travailleurs concerns. L’idal est d’effectuer un Gemba Walk une fois par semaine dans chaque service pendant environ 45 minutes.

Posez des questions pertinentes

Poser les questions les plus pertinentes et les plus significatives pendant le Gemba Walk conduit une session interactive avec les employs et aide construire une relation positive entre les managers et les employs. C’est en posant les bonnes questions que vous saurez o se trouvent les lacunes. Vrifiez le statut des priorits et des plans d’action et s’ils sont efficaces pour atteindre certains indicateurs cls de performance et plans d’amlioration.

Prenez des notes et des photos

Notez vos conclusions et visualisez-les en prenant des photos de ce que vous avez vu et observ. En consultant le site crire des observations et prendre des photos vous serez plus enclins vous engager et vous concentrer sur la discussion et la rflexion. Plus important encore, il vous aidera reconnatre les schmas qui peuvent ncessiter un remaniement des actions par la suite.

Soyez un apprenant et faites preuve de respect

Les managers et les dirigeants doivent adopter l’attitude approprie lors des Gemba Walks. N’oubliez pas qu’il s’agit du processus et non du salari. vitez de faire des suggestions ou de partager vos points de vue personnels, mais soyez plutt attentif et apprenez de nouvelles choses grce aux ides du salari. Donnez un feedback positif sur le travail bien fait.

Runissez l’quipe pour parler des apprentissages

Une fois la visite de scurit Gemba Walk termine, faites un suivi et partagez ce que vous avez appris de cette activit, y compris les problmes, les difficults et les lacunes. quels sont les lments ncessitant une action et une rsolution immdiates . C’est la phase qui permet de justifier les plans d’amlioration des processus. Dcidez des processus conserver et de ceux rorganiser.

Combien de temps doit durer une visite de scurit Gemba Walk ?

Bien qu’il n’y ait pas encore de consensus parmi les experts en gestion d’entreprise, une fourchette raisonnable pour la dure normale d’un Gemba Walk pourrait tre d’environ 15 45 minutes par unit ou dpartement. Un Gemba Walk de cette dure peut tre suffisant pour poser des questions avec suivi, documenter les ides des employs et dtecter les amliorations potentielles.

Avec l’aide d’un d’un modle numrique gratuit qui peut tre facilement personnalis et utilis sur n’importe quel appareil mobile, vous pouvez amliorer vos visites de scurit Gemba Walk pour qu’elles soient plus efficaces.

quelle frquence devez-vous faire un Gemba walk ?

La frquence d’un Gemba Walk varie en fonction des objectifs de l’entreprise, de la taille de l’quipe, des facilitateurs et des rsultats. Par exemple, si l’un de vos objectifs en tant qu’entreprise est d’atteindre constamment des objectifs de qualit, vous pouvez envisager de raliser des Gemba Walks plus souvent que les normes de l’industrie telles que trimestrielles, mensuelles ou hebdomadaires.

De la mme manire, les grandes organisations peuvent tre amenes effectuer des Gemba Walks plus frquemment que les petites et moyennes entreprises, car les domaines amliorer sont plus nombreux. Il est galement bas sur la personne qui effectue un Gemba Walk, par exemple un directeur de succursale peut aller au Gemba plus souvent qu’un directeur des oprations.

Enfin, l’un des facteurs les plus importants pour dterminer la frquence des Gemba Walks est probablement les rsultats. L’analyse des rsultats aprs l’application d’amliorations spcifiques peut aider l’organisation ajuster la frquence des Gemba Walk afin d’atteindre une efficacit oprationnelle optimale.

Questions

Poser des questions pertinentes est l’une des tapes les plus cruciales du processus Gemba Walk. Pour garantir une visite de scurit Gemba efficace, les animateurs doivent se prparer en formulant des questions bien conues dans une liste de vrification et de les poser de manire trouver des solutions au lieu de chercher un coupable. Considrez les questions suivantes lors de votre Gemba Walk :

• De quoi tes-vous responsable ?
• Comment cette tche s’aligne-t-elle sur les objectifs de l’entreprise ?
• Quelle est la norme pour cette tche ?
• Comment avez-vous appris accomplir cette tche ?
• Pourquoi faites-vous cette tche spcifique de cette manire ?
• Si cela ne tenait qu’ vous, comment feriez-vous cette tche ?
• Que se passe-t-il si l’quipement, les outils ou les matriaux ne sont pas disponibles ?
• Pourquoi pensez-vous que cette tche doit tre accomplie de manire efficace ?
• Comment puis-je contribuer liminer les obstacles une production de qualit ?
• Quelles autres questions pensez-vous que j’aurais d poser ?

La manire efficace d’effectuer un Gemba Walk

L’une des questions les plus frquemment poses sur les Gemba Walks est de savoir si la mthode d’amlioration des processus est rellement efficace. Vous trouverez ci-dessous une comparaison de ce quoi ressemble un Gemba Walk efficace par rapport un Gemba Walk mal mis en uvre, et donc inefficace :

Quel est le rsultat du Gemba Walk ?

Une visite de scurit Gemba Walk ne se veut pas simplement un processus de collecte de donnes, mais surtout une initiative efficace pour favoriser le travail d’quipe. Pratiquer les Gemba Walks permet d’toffer ce qui se passe rellement sur le lieu de travail et les processus qui n’ont pas bien fonctionn. En fin de compte, cela peut conduire une bonne relation de travail entre les employeurs et les employs parce qu’ils apprennent ensemble des choses qui leur seront trs utiles pour atteindre les objectifs de l’entreprise.

Exemples

Ce n’est pas parce que les organisations veulent tirer profit et maximiser les rsultats d’un Gemba Walk qu’elles peuvent y parvenir en effectuant sans rflchir des Gemba Walks jour aprs jour. La direction ne devrait pas faire Gemba Walk juste pour le plaisir de faire des Gemba Walks !

W. Edwards Deming, l’un des plus grands spcialistes mondiaux de la gestion de la qualit, a dclar que le management par la marche n’est pratiquement jamais efficace parce qu’un manager qui se promne n’a gure d’ide sur les questions poser et ne s’arrte gnralement pas assez longtemps un endroit pour obtenir la bonne rponse.

Voici quelques exemples concrets de Gemba Walks efficaces et des rsultats qu’ils ont obtenus dans les organisations :

Exemple de Gemba Walk 1 : La valeur douce non mesurable

• Tous les jours, 9 heures, la personne la plus haut place dans l’tablissement, un vice-prsident, prend la route avec le directeur national des ventes, le directeur de la fabrication, les directeurs de production, le directeur des expditions, le planificateur de la production, le directeur des achats, le directeur des ressources humaines et le directeur de l’unit de production et le groupe Lean.
• Chaque arrt de la Gemba Walk est centr sur un tableau de production, et si une discussion un tableau dure plus de 3 minutes, ils dsigneront un responsable pour coordonner une runion ou lancer un examen de la question.
• Les oprateurs de chaque site participent, ce qui permet toutes les parties de l’organisation d’tre dans la boucle – o chacun peut apporter sa contribution lorsque des problmes surviennent.
• En consquence, les lignes directes de communication ont considrablement augment, le personnel recevant quotidiennement des informations de premire main de la part de la direction sur ce qui se passe dans l’organisation.
• En outre, les employs savaient que la direction s’intressait eux et leur travail. Ils ont vu leurs dirigeants identifier les problmes et prendre des mesures pour les rsoudre. ( source )

Exemple de Gemba Walk 2 : un phnomne rpandu dans les bureaux

• L’objectif du Gemba Walk tait de rduire le dlai ncessaire pour convertir un devis en une commande confirme.
• La promenade a commenc par l’observation du service clientle, lieu du processus de saisie des commandes.
• L’quipe a observ que, dans soixante-dix pour cent des cas, les reprsentants du service clientle taient interrompus au moment o ils convertissaient un devis en commande et l’introduisaient dans le systme de vente. Ils ont galement remarqu qu’il leur fallait deux quatre fois plus de temps pour terminer la saisie de la commande lorsqu’ils taient interrompus.
• Des schmas sont apparus dans le processus, mais en runissant tout le monde, un plan de travail standard, ainsi qu’un plan de formation croise, ont t labors.
• Aprs cette marche, l’quipe a dbloqu une rduction des dlais de 75 % en l’espace d’un mois et l’a maintenue pendant l’anne suivante. (source )

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