Un guide rapide pour la mise en œuvre de la méthode 5S (cinq étapes)

Comment mettre en œuvre la méthode 5S sur le lieu de travail ?

Savoir par où commencer, surtout lorsqu’il s’agit d’appliquer un nouveau cadre, peut s’avérer décourageant. Voici quelques mesures de base que vous pouvez prendre pour commencer à vous entraîner 5S Lean dans votre entreprise :

1. Triage des problèmes dans les opérations.

Pour faciliter l’identification de votre point de départ, dressez une liste des problèmes opérationnels actuels qui affectent votre entreprise et classez-les par degré d’urgence. Cela permettra d’identifier les aspects qui peuvent être résolus ou partiellement corrigés par le biais des principes des 5S : trier, mettre en ordre, faire briller ou nettoyer, normaliser et maintenir.

2. Connaître les ressources disponibles.

Pour maximiser les avantages potentiels pour votre entreprise, vous devez être conscient des ressources dont vous disposez pour l’application 5S Lean. En sachant ce dont vous disposez, vous pouvez déterminer le temps, les efforts, les matériaux et le personnel que vous pouvez consacrer aux pratiques 5S.

3. Créez une liste de contrôle.

Après avoir identifié les problèmes à l’étape 1 et connu les ressources avec lesquelles vous pouvez travailler à l’étape 2, créez une liste de contrôle pour vous assurer que tous les points d’action nécessaires sont couverts. Il n’est pas nécessaire qu’il soit trop compliqué et truffé de détails inutiles. Une simple liste de contrôle ne doit comporter que deux éléments : les tâches à accomplir et un champ “oui” ou “non” pour indiquer qu’elles ont été accomplies.

En plus d’aider les travailleurs à mieux s’organiser, une liste de contrôle les motive à être plus productifs. Les superviseurs et les gestionnaires peuvent également utiliser des listes de contrôle numériques parce que la simple décomposition des tâches renforce leur confiance dans la délégation.

4. Mettre en œuvre le programme 5S Lean.

Les étapes précédentes visent à maintenir votre attention sur l’objectif final – maximiser le potentiel de votre entreprise. La dernière étape consiste à mettre en œuvre vos plans.

Lors de la mise en œuvre de votre programme 5S, veillez à prendre note des complications et autres facteurs que vous n’avez pas pu anticiper au cours de la phase de planification. Cela peut vous aider à préparer des éventualités pour des applications futures et à rationaliser votre transition vers une opération centrée sur les 5S.

Un exemple de plan de mise en œuvre

En connaissant les principes de base des 5S, comme nous l’avons vu plus haut, vous êtes prêt à réussir dans le domaine du Lean. Le fait de disposer d’un exemple de mise en oeuvre 5S Lean pour vous guider contribuera à rendre votre première mise en œuvre aussi transparente que possible.

Trier

Plan d’action

Retirez les machines, les équipements, les outils et les matériaux qui ne sont pas utilisés au moins une fois par semaine de toutes les tables de travail, des ateliers de production et des zones d’opération. Ces articles doivent être marqués d’une étiquette et placés dans une zone désignée où ils resteront pendant 7 jours, après quoi le personnel pourra passer en revue les articles et récupérer ceux qui sont encore nécessaires à l’exécution du travail.

Tous les articles non réclamés à l’expiration du délai seront éliminés.

Informations sur les étiquettes:

L’étiquette apposée sur chaque équipement ou article doit fournir les informations suivantes :

• Nom de l’article
• Département propriétaire
• Son utilisation ou sa finalité prévue

Rappels:

Assurez-vous que tout le monde a été informé de la pratique afin qu’aucune machine, aucun équipement, aucun outil et aucun matériau essentiel ne soit éliminé sans l’approbation du département.

Avant de vous débarrasser des articles qui n’ont pas été réclamés après 7 jours, envoyez un courriel à l’équipe pour obtenir une confirmation finale et l’autorisation de vous en débarrasser.

Briller

Plan d’action:

Commencez par éliminer la poussière, la saleté et les débris de toutes les tables de travail et autres zones d’activité. Engagez une entreprise de nettoyage et d’entretien tierce ayant une bonne réputation pour vous assurer que des procédures de nettoyage appropriées sont utilisées et que les équipements et les zones de travail ne sont pas endommagés. Désignez un responsable de l’entreprise chargé de superviser les procédures de nettoyage et de veiller à ce que tous les équipements, outils, matériaux, commodités et zones de stockage soient correctement nettoyés et rangés.

Ensuite, identifiez les sources de poussière, de saleté et de débris et travaillez à les minimiser ou à les éradiquer, si possible. Par exemple, si la poussière s’accumule trop rapidement dans le bureau, vérifiez les filtres du système de chauffage, de ventilation et de climatisation, car ils peuvent avoir besoin d’être nettoyés ou remplacés.

Enfin, créez des protocoles tels qu’un programme de nettoyage régulier pour maintenir la propreté sur le lieu de travail.

Articles à noter

Outre le maintien de la propreté du lieu de travail, les travailleurs sont également tenus de faire ce qui suit :

• Veiller à ce que les espaces de travail soient propres et ordonnés.
• Signaler immédiatement les causes identifiées de la saleté, de la poussière et des débris qui ont pu échapper aux inspections précédentes.
• Utiliser les couvercles prévus pour protéger les machines, les équipements, les matériaux et les outils de la poussière et de la saleté entre les postes de travail.

Rappels

• Vérifier une fois par semaine les fournitures de nettoyage internes telles que les balais, les serpillières, les chiffons et les solutions de nettoyage et les réapprovisionner si nécessaire.
• Utiliser une liste de contrôle pour vous assurer que les pratiques et les programmes de nettoyage standard sont respectés.

Mise en ordre

Plan d’action

Commencer par identifier l’emplacement ergonomique idéal pour les machines, les équipements, les matériaux et les outils spécifiques. Parmi les facteurs à prendre en considération, citons la distance entre deux machines utilisées l’une après l’autre ou entre la salle de stockage des matériaux et l’atelier de production. L’objectif est de placer les installations aux endroits les plus judicieux afin de maximiser l’efficacité du travail.

Ensuite, organiser une séance de remue-méninges avec les principales parties prenantes pour déterminer si les changements proposés sont réalisables. Discuter de la logistique, des contraintes de temps et de budget, de la disposition des salles, etc.

Prendre des photos de la zone de travail avant de mettre en œuvre les plans approuvés et suivez les améliorations du travail pour mesurer correctement l’impact des changements apportés.

Points à noter

• Afficher un plan de l’étage à l’entrée d’une pièce pour qu’il soit facile à consulter.
• Veiller à ce que les tuyaux, les flexibles et les systèmes électriques soient correctement étiquetés afin de faciliter les travaux de réparation et d’entretien.
• Marquer les niveaux standard dans les baromètres et les indicateurs pour que les anomalies soient facilement détectées.
• Veiller à ce que les avertissements de danger et les pratiques de travail sûres soient présents dans les conteneurs, les zones et les machines nécessaires.
• Marquer l’emplacement des douches de sécurité et des douches oculaires.
• Veiller à ce que l’équipement de protection individuelle (EPI) soit présent, en parfait état de fonctionnement et intact.
• Veiller à ce que les instructions de travail soient facilement accessibles dans des endroits optimaux.
• Veiller à ce que les normes de qualité soient affichées dans des endroits optimaux afin d’en faciliter la consultation.
• Afficher les bons exemples côte à côte avec les mauvais pour faciliter la compréhension.
• Veiller à ce que toutes les boîtes et tous les conteneurs des entrepôts soient correctement étiquetés pour faciliter leur identification.

Rappel:

Utiliser une liste de contrôle pour évaluer l’impact des changements apportés après un délai convenu.

Normaliser

Les trois premières étapes, à savoir le tri, le classement et la mise en ordre, introduisent de nouvelles pratiques visant à revitaliser un lieu de travail par le biais de l’ergonomie et de l’organisation. La quatrième étape consiste à tirer parti des expériences réussies et à les normaliser dans l’ensemble de l’entreprise.

Plan d’action

Commencer par organiser une réunion avec les principales parties prenantes et désignez des personnes chargées de la normalisation dans les différents services et équipes. Dans l’idéal, il s’agit de chefs de service et/ou de superviseurs.

Une fois responsables du S4 ont été mis en place, poursuivez la réunion afin d’élaborer un protocole sur la manière dont la normalisation des nouveaux processus de travail sera mise en œuvre. Vous trouverez ci-dessous les points à traiter :

• Identifier les manuels de travail, les protocoles, les aides à l’emploi et les SOP qui doivent être mis à jour et désigner un responsable S4 pour diriger les mises à jour nécessaires pour chacun d’entre eux.
• Assurer la liaison avec le responsable de la conformité de l’entreprise afin d’identifier la documentation juridique qui doit être mise à jour pour refléter les changements de processus.
• Créer de nouveaux modèles pour les activités de nettoyage et de tri programmées.

Articles à noter

Coordonnez-vous avec le coordinateur ISO ou le responsable de la conformité pour vous assurer que toutes les mises à jour et tous les changements sont conformes aux normes ISO.

Rappel

Après la mise en œuvre de la normalisation, envoyez un courrier électronique à toutes les parties prenantes et concernées pour vous assurer que tout le monde est au courant de la nouvelle norme.

Soutenir

S5 vise à maintenir les effets positifs générés par S1 à S4. Cette section se concentrera sur l’utilisation de la méthode S5 principalement comme initiative d’audit pour s’assurer que les normes nouvellement imposées sont suivies de manière cohérente.

Plan d’action

Une fois que les nouvelles normes ont été déployées et que toutes les parties prenantes ont confirmé la réception de votre courriel, organisez une réunion avec le comité 5S afin d’élaborer un plan d’audit permettant de suivre les effets positifs et négatifs des récents changements. Vous trouverez ci-dessous les éléments essentiels à un plan d’audit efficace :

• Identifier clairement les aspects essentiels de l’opération qui seront affectés par les récents changements mis en œuvre.
• Sur la base des paramètres que le comité 5S décide de surveiller, rédigez une liste de contrôle qui pourra être utilisée par les inspecteurs pour suivre l’évolution de la productivité et de l’efficacité, ainsi que pour recueillir l’avis des employés sur les nouveaux processus.
• Convenir de la fréquence des audits à effectuer et établissez des calendriers pour les inspecteurs désignés.

Articles à noter

• Les calendriers d’audit établis doivent être facilement accessibles aux parties prenantes.
• Récompenser les travailleurs qui font preuve d’initiative et de dévouement à l’égard des pratiques 5S.
• Conserver une base de données organisée des résultats de l’audit 5S Lean comme référence pour les futurs projets 5S.