Séparation des tâches (SoD) : La clé d'une gestion des risques et d'une conformité efficaces

Pourquoi la séparation des tâches est-elle importante ?

La séparation des pouvoirs dans les structures de gouvernance a toujours été essentielle pour prévenir les abus. Au début des années 2000, l’importance de la séparation des tâches dans le contrôle interne s’est accrue à la suite de scandales d’entreprises comme Enron et WorldCom. Voici donc quelques-uns des avantages de la mise en œuvre de cette stratégie de contrôle interne :

• Réduction des risques financiers – Lorsque plusieurs personnes sont impliquées dans les processus critiques, tels que l’autorisation des transactions, la tenue des registres et le versement des fonds, aucune personne ne peut manipuler ou détourner les ressources. Les entreprises qui gèrent les ressources réalisent également des économies plus importantes.
• Améliore l’efficacité opérationnelle – La SoD garantit que les tâches sont assignées à des personnes spécifiques, en fonction de leur rôle et de leur expertise. La bonne délimitation des tâches et leur répartition optimisent les flux de travail, ce qui permet d’obtenir de meilleurs résultats opérationnels.
• Renforcement de la position de conformité – À la suite de nombreuses malversations financières, des cadres réglementaires tels que la loi Sarbanes-Oxley de 2002 (SOX) imposent l’application stricte de la SoD. Les entreprises peuvent prouver qu’elles respectent les réglementations grâce à la tenue d’un registre complet et à l’établissement de rapports financiers conformément aux lignes directrices de la SoD.
• Accroître la confiance des parties prenantes – Les clients actuels et potentiels, les fournisseurs et les investisseurs sont plus enclins à faire confiance aux organisations dotées de contrôles internes solides. Gagner la loyauté des parties prenantes est l’un des aspects les plus importants de la séparation des tâches.

Exemples concrets

Dans l’idéal, tous les membres de l’organisation devraient bien connaître les politiques de l’entreprise en matière de séparation des tâches. Les employés directement impliqués dans les processus critiques doivent clairement comprendre l’importance de ce contrôle interne et son fonctionnement. Voici quelques exemples de séparation des tâches :

• Gestion des stocks – Une personne passe les commandes de stocks, une autre les reçoit et vérifie les quantités, et une troisième effectue les comptages.
• Information financière et archivage – Un spécialiste de la saisie des données saisit les informations financières, un autre prépare les rapports et une autre personne les vérifie.
• Contrôle d’accès – Le premier employé crée des comptes d’utilisateurs, puis un autre attribue des autorisations. Une autre personne réinitialise les mots de passe, tandis que la quatrième vérifie périodiquement les droits d’accès des utilisateurs.

Matrice de répartition des tâches

Une matrice de répartition des tâches représente visuellement les rôles professionnels et les tâches spécifiques des personnes impliquées dans un processus critique. Elle illustre mieux les exemples concrets décrits ci-dessus.

Comment établir et mettre en œuvre la SdD ?

L’élaboration et l’intégration de tout contrôle interne est une tâche difficile. Si la répartition des tâches entre les salariés semble simple, sa traduction en politiques applicables est plus complexe. Le guide structuré suivant peut aider les entreprises à séparer soigneusement les tâches sans trop perturber le flux de travail.

Comment mettre en œuvre la séparation des tâches ?

1. Définir et évaluer les processus et les rôles essentiels.

Commencez par identifier les fonctions clés qui impliquent des transactions financières, la gestion de données et d’autres activités présentant un risque d’erreurs graves et de fraude. Dressez la liste des rôles et des responsabilités qui y sont associés et déterminez les tâches qui doivent être séparées pour être contrôlées.

2. Désigner les rôles et les responsabilités de chacun.

Ensuite, établissez des limites claires entre les processus clés et les tâches. Désignez des rôles principaux et secondaires afin d’assurer la continuité opérationnelle sans compromettre les contrôles. Assurez-vous qu’il n’y a pas de fonctions conflictuelles au sein d’un même processus en créant une feuille de route claire avec des attentes précises pour chaque rôle. Les litiges et les conflits futurs causés par un plan bâclé compromettront l’objectif de la SdD.

3. Mettre en place des contrôles d’accès et des outils de surveillance.

Restreignez l’accès aux systèmes, aux données et aux ressources physiques en fonction du rôle de chacun. Les solutions logicielles avec contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC) permettent de gérer les autorisations de manière dynamique, en particulier lorsque les descriptions de poste des personnes changent. Mettez en place des mécanismes de journalisation et de surveillance pour suivre les activités et détecter les schémas inhabituels susceptibles d’indiquer des violations de la SoD. Les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) et les logiciels de contrôle interne disposent d’outils numériques qui envoient des alertes en cas de non-conformité et proposent des actions correctives prédéfinies pour une résolution rapide.

4. Élaborer des chartes de travail et communiquer vos attentes.

Une politique de SdD correctement rédigée doit détailler les rôles, les responsabilités et les limites. Elle doit également expliquer en détail pourquoi les tâches sont séparées et quelles sont les conséquences en cas de non-respect. Outre la diffusion de ces informations à tous les membres de l’organisation, il est essentiel d’organiser régulièrement des séances de formation à l’intention des personnes directement concernées. Lorsque les employés comprennent la raison d’être de la SdD, ils sont plus susceptibles de conserver leur rôle, de rester dans leur voie et de suivre les processus établis avec diligence.

5. Effectuer des audits réguliers et procéder aux ajustements nécessaires.

La réalisation d’audits réguliers permet de vérifier la conformité, d’identifier les lacunes et de tester les faiblesses. Le cadre et les exigences de la SdD doivent également être modifiés pour rester efficaces en cas de changements organisationnels et d’évolution du paysage commercial.

Surmonter les difficultés liées au maintien de la SdD

L’importance de la séparation des tâches dans le contrôle interne ne peut être surestimée, c’est pourquoi il ne suffit pas de l’établir et de la mettre en œuvre. Son maintien est crucial pour le succès de l’entreprise. Cependant, les organisations peuvent rencontrer des obstacles dans sa mise en œuvre, notamment ces obstacles courants :

• Ressources limitées dans les petites équipes ou les équipes spécialisées – Les rôles ont tendance à se chevaucher dans les petites entreprises ou les petits départements, ce qui crée des conflits potentiels. Outre la formation polyvalente des salariés, la rotation des responsabilités entre les employés qualifiés peut réduire les risques.
• Application incohérente – Cette situation est particulièrement difficile pour les entreprises qui possèdent différentes filiales ou plusieurs sites. La centralisation des politiques et des activités de SdD à l’aide de solutions logicielles de haute technologie offre une visibilité à 360 degrés dans tous les domaines et signale rapidement les divergences.
• Résistance au changement – Le renforcement de la surveillance qu’entraîne le nouveau contrôle a tendance à perturber les travailleurs qui sont habitués aux pratiques établies et aux anciens systèmes. Une bonne communication sur les avantages de la SdD peut atténuer leur anxiété face au changement.
• Lacunes en matière de formation et de sensibilisation – Les employés qui ne comprennent pas l’importance de la SdD peuvent contourner les contrôles par inadvertance. Les sessions de formation régulières devraient inclure des exemples spécifiques à l’industrie, des exercices de jeu de rôle et des programmes de mentorat pour aider à renforcer les connaissances.
• Limites du système – Les systèmes existants peuvent ne pas prendre en charge le RBAC, ce qui rend difficile l’application de la SoD. Le passage à des systèmes plus récents, en particulier ceux basés sur le cloud, permet aux entreprises d’exercer un contrôle granulaire sur les accès et les autorisations.