Une vue d'ensemble du contrôle interne

Des contrôles internes efficaces sont essentiels à la réussite et à la durabilité de toute organisation. Ils contribuent à garantir aux parties prenantes que l’entreprise opère de manière responsable et éthique et que ses états financiers sont fiables et exacts, conformément aux réglementations comptables (par exemple, la loi Sarbanes-Oxley). En outre, il est essentiel de revoir et d’actualiser régulièrement les contrôles internes pour s’assurer qu’ils restent pertinents et utiles.

Avantages

L’existence d’un contrôle interne présente plusieurs avantages, notamment :

Détection des erreurs et des fraudes

La séparation des tâches est l’une des procédures de contrôle essentielles permettant de détecter les erreurs et les fraudes. Il s’agit d’assigner différentes tâches à différents employés, ce qui permet d’éviter qu’un seul employé n’ait trop de contrôle sur un processus particulier.

Par exemple, un employé peut être responsable de l’enregistrement des transactions, tandis qu’un autre est chargé du rapprochement des relevés bancaires. Ainsi, si un employé commet une erreur ou tente de commettre une fraude, il a plus de chances d’être détecté par l’autre employé.

Efficacité temporelle

Un auditeur peut effectuer des tests, des contrôles ou des échantillonnages pour vérifier l’exactitude et la fiabilité des écritures comptables. Il peut ainsi terminer ses tâches d’audit et créer des états financiers dans les délais impartis.

Efficacité opérationnelle

L’utilisation de ce système favorise la responsabilité, l’exactitude et la fiabilité des performances professionnelles tout en réduisant l’inefficacité, la fraude et le vol. En outre, ce système permet à la direction d’évaluer les performances des employés. Tous ces éléments contribuent à améliorer l’efficacité opérationnelle globale de l’organisation.

Inconvénients

Par ailleurs, lors de la mise en œuvre des contrôles internes, il est essentiel de tenir compte de certaines limitations qui peuvent avoir une incidence sur leur efficacité. Voici quelques exemples :

Collusion

De nombreuses entreprises utilisent la séparation des tâches comme mesure de contrôle interne pour prévenir la fraude en s’assurant qu’aucun employé ne dispose d’un pouvoir excessif. Cependant, les employés peuvent collaborer et utiliser un processus complexe pour dissimuler des activités frauduleuses.

Erreur humaine

L’erreur humaine peut avoir une incidence sur les contrôles internes, principalement en ce qui concerne les processus manuels et les jugements. Les inventaires manuels peuvent donner lieu à des inexactitudes et les résultats des audits internes peuvent être influencés par un manque de discernement. La mise en œuvre de systèmes automatisés garantira la cohérence et minimisera le risque d’erreur humaine.

Circonstances imprévues

La direction d’une entreprise met en place des contrôles internes pour identifier et prévenir ou réduire les risques potentiels. Toutefois, la direction ne peut pas prévoir tous les défis ou événements possibles. Des variables ou des circonstances aléatoires peuvent affecter l’efficacité des contrôles internes.

En outre, le coût du contrôle des conditions inhabituelles peut être supérieur aux avantages, ce qui conduit l’équipe de direction à accepter le risque. Par conséquent, elle peut limiter l’efficacité des contrôles internes dans certaines situations.

Exemples

Voici quelques exemples de contrôles internes que les organisations peuvent mettre en œuvre dans le cadre de leurs activités :

• Séparation des tâches – La délégation des tâches est une méthode de réduction des risques qui consiste à répartir les tâches entre plusieurs personnes.
• Contrôles physiques – Les actifs sont protégés physiquement par des serrures, des coffres-forts ou des contrôles environnementaux afin de limiter l’accès au personnel autorisé.
• Rapprochements – Ils garantissent l’exactitude des détails des transactions et leur enregistrement correct dans les dossiers des différentes personnes. Il s’agit par exemple de rapprocher les relevés bancaires de la caisse enregistreuse et d’équilibrer l’encaisse avec les ventes ou les transactions sur les totaux de la caisse enregistreuse.
• Politiques et procédures – L’organisation doit disposer de politiques, de procédures et d’une documentation à tous les niveaux afin de garantir une qualité constante. Il comprend des lignes directrices à l’échelle du département et de l’organisation.
• Examen des transactions et des activités – L’examen de divers rapports, tels que les rapports de transaction, d’exploitation et de synthèse, permet de contrôler les performances, d’identifier les tendances et de détecter les problèmes. Un exemple d’examen spécifique serait l’examen des états budgétaires pour comparer les dépenses réelles, l’analyse des rapports d’activité des télécommunications pour les appels personnels et l’examen des cartes de pointage des employés.
• Contrôles du traitement de l’information – Le traitement des données implique des contrôles internes visant à garantir l’exactitude, l’exhaustivité et l’autorisation des transactions. Les données sont vérifiées en les comparant aux fichiers de contrôle, en vérifiant les séquences numériques et en comparant les totaux des fichiers aux soldes précédents et aux comptes de contrôle.

Types de contrôles internes

Les deux contrôles internes fondamentaux sont la prévention et la détection. Un système de contrôle interne complet doit comprendre les deux types de contrôle, chacun remplissant une fonction distincte. Examinons chacun d’entre eux de plus près :

Contrôles préventifs

Les contrôles préventifs peuvent réduire la probabilité d’erreurs et de fraudes en se concentrant sur la séparation des tâches. Ils font partie intégrante de la gestion de la qualité car ils impliquent une stratégie proactive pour garantir la qualité.

Voici quelques exemples de contrôles préventifs :

• Séparation des fonctions
• L’approbation préalable d’actions ou de transactions (par exemple, l’autorisation de voyager)
• Contrôles d’accès (par exemple, authentification des mots de passe)
• Contrôle des biens matériels (par exemple, serrures sur les portes, coffres-forts pour l’argent liquide, les chèques)
• Évaluations et formations pour les employés

Contrôles des détectives

Les contrôles de détection permettent d’identifier les erreurs ou les problèmes qui ont pu se produire après la transaction. Ils sont essentiels pour prouver que les contrôles préventifs fonctionnent correctement et offrent la possibilité de découvrir d’éventuelles anomalies par la suite.

Voici quelques exemples de contrôles de détection :

• Rapprocher les transactions départementales chaque mois
• Vérifier s’il existe des différences inattendues entre le budget et les résultats de l’organisation.
• Comptage des stocks physiques (par exemple, stocks de produits ou de liquidités)

Composants

Un système de contrôle interne comporte cinq composantes. Examinons chacun d’entre eux et la manière dont ils contribuent au contrôle interne.

Environnement de contrôle

Dans une entreprise, la culture est construite et définie de haut en bas par le conseil d’administration et la direction, et les employés doivent s’y conformer. L’environnement de contrôle joue un rôle essentiel en soutenant les autres composantes du contrôle interne.

Évaluation des risques

Les évaluations périodiques des risques aident les organisations à identifier et à analyser les risques potentiels susceptibles d’influer sur leur capacité à atteindre leurs buts et objectifs. Les résultats sont utilisés pour mettre en évidence les domaines qui nécessitent une priorisation et la mise en œuvre de contrôles internes.

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Information et communication

Des systèmes et des processus efficaces doivent faciliter l’identification, la saisie et l’échange d’informations en temps voulu, afin de permettre aux individus d’exercer leurs fonctions de manière efficace. Lorsque les informations ne sont pas facilement accessibles, les employés peuvent tenter de contourner les contrôles internes afin de rationaliser les opérations.

Activités de contrôle

Il s’agit des politiques et des procédures qu’une organisation met en œuvre pour atteindre ses objectifs. Ces actions permettent de prévenir ou de détecter les erreurs, la fraude ou d’autres irrégularités dans les opérations de l’organisation. Les activités de contrôle sont une composante essentielle du contrôle interne car elles fournissent les garanties nécessaires pour protéger les actifs de l’organisation et assurer l’exactitude et la fiabilité de l’information financière.

Surveillance

Le suivi est essentiel au contrôle interne car il permet aux entreprises de s’assurer que leur système de contrôle interne fonctionne efficacement. Il s’agit d’une évaluation continue du système de contrôle interne afin d’identifier les faiblesses ou les déficiences qui doivent être corrigées. Il s’agit également d’examiner régulièrement les états financiers et d’autres indicateurs clés de performance afin d’en garantir l’exactitude et la fiabilité.

Évaluation des déficiences du contrôle interne

Compte tenu de la complexité croissante des activités des entreprises, l’identification et l’évaluation des lacunes en matière de contrôle interne peuvent constituer un défi pour les entreprises et les auditeurs externes. Les conseils suivants peuvent vous aider à évaluer les déficiences du contrôle interne :

Évaluer l’environnement de contrôle

L’environnement de contrôle est essentiel pour évaluer les déficiences du contrôle interne. Il sert de base au contrôle interne et influe sur le comportement des employés. Une entreprise qui donne la priorité à un environnement de contrôle solide fonctionne avec intégrité et des valeurs éthiques, attirant et conservant des employés compétents responsables de leurs tâches de contrôle interne.

Évaluer l’évaluation des risques

Une analyse approfondie des risques est essentielle à l’efficacité des contrôles internes. Pour gérer les risques, les organisations doivent identifier les obstacles potentiels à la réalisation de leurs objectifs. Dans ce contexte, la fraude est l’un des domaines de risque les plus courants que les organisations doivent prendre en considération. Les professionnels de l’audit, du risque et de la conformité peuvent évaluer la stratégie d’évaluation des risques d’une entreprise afin de s’assurer que les contrôles internes préviennent la fraude.

Enquêter sur les activités de contrôle

Des contrôles efficaces sont essentiels pour une organisation, mais des politiques et des procédures doivent également être mises en place pour gérer les risques et atteindre les objectifs. Le contrôle interne englobe des activités telles que l’évaluation des performances, la séparation des tâches et les protections électroniques comme l’authentification à deux facteurs. Le fait de disposer d’activités de contrôle qui minimisent le risque de fraude et d’erreur indique que l’environnement de contrôle est sain.

Examiner les systèmes d’information et de communication

Des communications internes de qualité sont nécessaires pour soutenir les contrôles internes. Il est essentiel d’examiner les systèmes d’information et de communication de l’organisation, en particulier le système d’information comptable, afin de garantir l’exactitude et l’efficacité des rapports.

Analyser les activités de surveillance

Une organisation qui évalue régulièrement ses contrôles internes peut réduire les risques à un niveau acceptable. La fréquence et la qualité des activités de suivi déterminent l’efficacité d’une organisation dans la gestion des risques financiers. La surveillance, l’évaluation et les mesures correctives cohérentes des déficiences du contrôle interne permettent d’obtenir d’excellents résultats en matière de gestion des risques.