Tout ce que vous devez savoir sur la compliance management

Importance

Les réglementations et les normes jouent un rôle crucial dans la protection des personnes et de leur environnement. Bien que certaines entreprises les considèrent comme des obstacles à leurs activités et à leurs profits, leur importance est indéniable.

La clé du succès réside dans la collaboration avec les agences gouvernementales et les leaders du secteur et dans la création de méthodologies liées à la conformité afin de respecter les règles qui façonnent le paysage commercial. Voici les principales raisons pour lesquelles la compliance management est vitale pour les organisations :

• Faciliter l’atténuation des risques – L’acquisition d’une connaissance approfondie des réglementations aide les responsables de la conformité, les gestionnaires de risques et les équipes juridiques à déterminer, à éviter et à traiter les risques commerciaux. Grâce à des évaluations régulières des risques qui respectent les politiques internes et les cadres réglementaires, les entreprises peuvent réduire la probabilité d’événements indésirables et fonctionner plus efficacement.
• Respect des normes éthiques – L’éthique consiste à faire ce qui est moralement juste au-delà des exigences légales. En intégrant des valeurs éthiques dans la culture de l’entreprise, les dirigeants, les cadres moyens et les travailleurs de première ligne agissent en ayant à l’esprit des pratiques responsables et durables.
• Protection juridique – Un système efficace de gestion de la conformité apporte clarté et sécurité juridique au sein d’une organisation. En plus de démontrer qu’elles respectent les réglementations, les entreprises peuvent minimiser les risques juridiques et se protéger contre des amendes coûteuses, des pénalités et des sanctions permanentes.
• Établir une meilleure réputation – La démonstration d’un engagement en faveur de la transparence, d’une conduite éthique et de pratiques commerciales responsables préserve l’image et l’intégrité de la marque. Cela est d’autant plus vrai que de plus en plus de consommateurs accordent aujourd’hui la priorité à la durabilité.
• Garantir un avantage concurrentiel – En considérant la conformité comme une opportunité plutôt que comme un fardeau, les entreprises peuvent se démarquer des autres acteurs du secteur. Comme la confiance est effectivement établie, ils peuvent fidéliser leurs clients, attirer les meilleurs talents et se concentrer sur la croissance.

L’aéroport d’Édimbourg, de renommée mondiale, et le restaurateur Trippas White Group, qui jouit d’une grande notoriété, comprennent l’importance d’opérer dans le cadre légal, malgré sa rigueur. En appliquant les meilleures pratiques, en maintenant la qualité dans chaque flux de travail et en utilisant une solution numérique qui rationalise les tâches de conformité, ces entreprises garantissent la sûreté, la sécurité, la durabilité et la satisfaction des clients.

Composants

La première étape de la gestion de la conformité consiste à en comprendre les principaux éléments. Ces éléments sont essentiels pour créer un cadre que l’organisation peut utiliser pour la guider dans l’exécution des tâches liées à la conformité.

Politiques et procédures

Il s’agit du fondement de la gestion de la conformité, car il décrit les règles, les lignes directrices et les attentes afin que les employés puissent garantir un comportement légal et éthique. Les politiques fournissent des instructions claires sur les questions de conformité, y compris la sécurité sur le lieu de travail, la confidentialité des données et la lutte contre la corruption. Les procédures détaillent les étapes que les travailleurs doivent suivre pour se conformer aux lignes directrices opérationnelles et éthiques.

Les politiques et les procédures doivent être bien rédigées et clairement définies, car elles normalisent le comportement de l’organisation et constituent un point de référence pour les employés lorsqu’ils sont confrontés à des questions de conformité complexes.

Évaluation des risques

Ce processus implique l’identification, l’analyse et l’évaluation des risques potentiels susceptibles d’avoir un impact sur les opérations de l’organisation. En procédant à des évaluations des risques, les gestionnaires peuvent mieux comprendre les risques grâce à des analyses quantitatives et qualitatives et hiérarchiser leurs ressources et leurs efforts. Voici quelques facteurs à prendre en considération :

• Exigences réglementaires spécifiques
• Normes industrielles
• Processus opérationnels (en particulier les écarts par rapport aux normes)
• Menaces externes (par exemple, atteintes à la vie privée, problèmes liés à l’environnement, etc.)

Éducation et sensibilisation

Les programmes de formation sont essentiels pour que les employés puissent remplir leurs obligations de manière efficace. Ils informent les employés sur les lois, les règlements et les politiques internes pertinents, ainsi que sur les conséquences de la non-conformité.

La formation au respect de la législation doit être ciblée, en fonction du secteur d’activité, de la localisation des opérations et de la culture du lieu de travail. Malgré la gravité du sujet, les entreprises devraient proposer des cours attrayants afin d’accroître la participation des employés et de leur permettre de faire des choix éclairés dans l’exercice de leurs fonctions quotidiennes.

Suivi et rapports

Les entreprises doivent être en mesure de suivre les activités de conformité, de détecter les violations potentielles et de prendre des mesures correctives si nécessaire.

Le contrôle régulier implique l’examen des processus de conformité. Il s’assure que chaque membre de l’équipe respecte les politiques et procédures établies. Les mécanismes de signalement permettent aux employés de s’exprimer lorsqu’ils constatent des négligences ou des violations flagrantes, confidentiellement ou non, sans crainte de représailles.

En mettant en place un solide système de suivi et de reporting, les responsables obtiennent en temps utile des informations sur les performances de l’entreprise et interviennent de manière proactive pour résoudre les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent.

Contrôles internes

Les contrôles internes sont des procédures mises en œuvre pour atténuer les risques et garantir le respect des réglementations et des normes. Il existe trois classifications principales dont il faut tenir compte :

• Les contrôles préventifs visent à empêcher les erreurs de se produire. Il comprend les politiques et les procédures, la formation des employés et l’allocation des ressources.
• Les contrôles de détection sont conçus pour suivre et enquêter sur les non-conformités. La surveillance interne, l’établissement de rapports et l’évaluation des risques en sont des exemples.
• La remédiation consiste à remédier à la faute ou à la déficience de manière à ce qu’elle ne se reproduise plus. Elle implique des évaluations d’impact, l’imposition de sanctions et le comblement des lacunes dans le système de conformité.

En établissant des cadres de contrôle interne solides, les organisations peuvent réduire la probabilité de violations de la conformité, améliorer l’efficacité opérationnelle et faire preuve de responsabilité envers les parties prenantes.

Cadres de conformité

Il existe un nombre considérable de lois et de normes qui régissent les entreprises dans tous les secteurs d’activité. Certains sont simples. D’autres sont plus complexes. Tous subissent des changements au fur et à mesure de l’évolution du paysage commercial. Savoir ce qui s’applique à l’entreprise est une étape essentielle dans l’élaboration du système de gestion de la conformité de l’entreprise.

• La loi Sarbanes-Oxley (SOX) est une loi fédérale américaine qui promeut la transparence financière et la responsabilité des entreprises cotées en bourse. Ce règlement impose aux entreprises de mettre en œuvre des mécanismes rigoureux d’information financière et de contrôle interne afin de prévenir la fraude comptable.
• Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est un règlement de l’Union européenne qui protège la vie privée et les droits des citoyens de l’UE en matière de données. Elle a des répercussions sur un large éventail de secteurs, tels que la technologie, la santé et le commerce électronique, pour n’en citer que quelques-uns.
• La loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA) protège les informations relatives à la santé des patients et garantit la sécurité des dossiers médicaux électroniques (DME). Ce règlement de 1996 impose aux prestataires de soins de santé, aux régimes d’assurance maladie et aux centres d’échange d’informations aux États-Unis de respecter la confidentialité lors de la manipulation, du stockage et de la transmission des informations relatives aux patients.
• Les systèmes de gestion de la sécurité de l’information (ISO 27001) s’appliquent à toutes les organisations qui visent à gérer et à atténuer les risques liés à la sécurité de l’information.

• La loi Dodd-Frank sur la réforme de Wall Street et la protection des consommateurs a été adoptée en 2010 pour réformer le secteur financier américain en réponse à la crise financière de 2008. La loi Dodd-Frank protège les consommateurs contre les pratiques abusives, en particulier dans les domaines du commerce, des prêts hypothécaires et des prêts sur salaire.

Meilleures pratiques

Les défis réglementaires sont inévitables. Cependant, avec une base solide et des systèmes bien pensés, l’entreprise peut se conformer à ces lois et passer à travers des audits réguliers. Ces bonnes pratiques peuvent également vous aider :

• Restez informé – Il est difficile de suivre l’évolution constante des réglementations. La situation est encore plus complexe lorsque l’entreprise opère dans différentes régions. Toutefois, les entreprises peuvent se tenir au courant des nouvelles lois ou des mises à jour en s’abonnant à des publications liées au secteur, en participant à des forums et en s’adressant à des experts en matière de conformité.
• Réalisez des audits réguliers – Programmez des audits internes trimestriels ou semestriels, en vous concentrant sur les principaux domaines de risque. Outre la normalisation du processus, engagez du personnel qualifié et objectif pour documenter et communiquer les résultats à toutes les parties prenantes.
• Obtenez le soutien des cadres de l’entreprise – L’adhésion des dirigeants est essentielle à la réussite de toute initiative commerciale. L’encadrement supérieur peut démontrer son engagement à l’égard des divers efforts de conformité par le biais d’un financement et d’une dotation en personnel adéquats. Ils seront également en mesure de responsabiliser les employés lorsqu’ils montreront l’exemple.
• Favoriser une culture de la conformité – La seule façon de renforcer les principes de la conformité est d’assurer une formation continue et le développement des compétences. Les programmes de conformité complets ne doivent pas se contenter de couvrir les réglementations, les normes et les politiques internes les plus récentes. Ils doivent également être adaptés aux différents rôles au sein de l’organisation.
• Utilisez la technologie – Investissez dans des solutions logicielles qui permettent de surveiller les activités quotidiennes, de documenter les incidents, d’identifier et d’évaluer les risques, de générer des rapports et de conserver les documents essentiels. En rationalisant les flux de travail, l’entreprise peut collecter des données précises, accroître l’efficacité et partager facilement les informations pertinentes avec toutes les parties prenantes.