Rapport d'incident : tout ce que vous devez savoir

Dans quel but signaler les incidents ?

L’objectif de la déclaration d’incident est d’enregistrer un incident, d’en déterminer la cause possible, de documenter toute action entreprise et de le faire connaître aux parties prenantes. Un rapport d’incident peut être utilisé dans l’enquête et l’analyse d’un événement. Elle comprend la cause fondamentale et les actions correctives visant à éliminer les risques encourus et à prévenir de futurs événements similaires. Les rapports d’incidents peuvent également être utilisés comme des documents de sécurité qui indiquent les risques potentiels et les dangers non maîtrisés trouvés sur le lieu de travail.

Un rapport d’incident peut être utilisé par :

• une autorité pour créer un rapport d’incident ;
• un employé pour signaler un incident dont il a été témoin ;
• tout membre de l’organisation pour sensibiliser à un incident qui s’est produit sur le lieu de travail.

Le signalement des incidents est le processus de documentation de toutes les blessures, quasi-accidents et accidents survenus sur le lieu de travail. Un rapport d’incident doit être rempli au moment où l’incident se produit, même si la blessure est mineure. Cet article explique en détail la procédure de signalement des incidents et les types d’événements que vous devez signaler.

Les 3 principaux avantages

Le signalement des incidents est déjà une idée établie qui vise initialement à promouvoir et à améliorer la sécurité sur le lieu de travail. Cependant, la plupart des employés ne respectent toujours pas ce protocole. La direction et les équipes doivent avoir conscience que reporter des incidents peut non seulement améliorer la sécurité d’une organisation, mais aussi aider l’entreprise à se démarquer des autres et, surtout, contribuer à créer un environnement de travail sécuritaire pour tous.

#1 Renforcement immédiat des actions

Si un incident se produit sur le lieu de travail, le fait de documenter et de signaler les détails à la direction peut inciter à prendre immédiatement les mesures nécessaires. En procédant ainsi, on peut éviter des situations et des événements plus graves. Cela renforce également le caractère sérieux et la gravité de tout incident, rappelant à tous les travailleurs que ces événements doivent être signalés, qu’ils soient petits ou grands. En outre, le fait d’agir immédiatement permet aux dirigeants et aux managers d’accroître leurs responsabilités en garantissant un lieu plus sécuritaire pour leurs équipes.

#2 Dangers et menaces : communication et sensibilisation

Communiquer les menaces, les risques et les dangers à toutes les équipes concernées dans l’organisation permet de les sensibiliser aux dangers possibles. Cela aidera les dirigeants et les superviseurs à s’assurer que des mesures préventives sont en place au cas où les choses tourneraient mal. Il pourrait s’agir d’un outil essentiel pour les secteurs dans lesquels les tâches sont associées aux risques les plus élevés, comme la construction, l’industrie manufacturière, l’industrie minière, et même les bureaux qui sont sujets à des accidents en raison des dangers potentiels qui peuvent être négligés. En outre, le fait de comprendre ces risques peut inciter chacun à être plus proactif dans la détection de ces menaces et à les résoudre immédiatement.

Les menaces possibles pourraient être :

• Emplois à haut risque
• Détérioration des équipements
• Mauvais comportement des employés (alcoolisme, violence, agressions sexuelles, intimidation, etc.)
• Maladies infectieuses
• Absence d’EPI et de contrôles appropriés
• Non-conformité

#3 Amélioration continue des processus

Un rapport d’incident donne une image claire de ce qu’une organisation doit s’efforcer de résoudre. Elle donne également des indications précieuses sur les processus qui doivent être modifiés, améliorés ou éliminés. Cela aide également la direction à mettre en œuvre de nouvelles politiques et réglementations afin de pouvoir déterminer l’efficacité de ces changements en matière de sécurité et de qualité. Il peut également s’agir d’évaluer de manière critique si les travailleurs ont besoin d’une formation plus poussée ou d’un meilleur équipement.

Formation au rapport d’incident

La formation au rapport d’incident est une série de leçons pratiques visant à aider les employés à acquérir les compétences nécessaires pour remplir correctement un rapport d’incident. Une formation adéquate peut permettre aux employés de signaler tous les incidents et d’y répondre immédiatement, ce qui contribue à résoudre rapidement l’incident en question. Une formation typique sur le signalement des incidents comprend ce qui est considéré comme un événement à déclarer , comment créer un bon rapport d’incident et quels sont les détails qui doivent être documentés .

Différence entre un rapport d’incident et un rapport de police

Ces deux termes peuvent être perçus comme étant de même nature. Toutefois, la principale différence réside dans la personne qui le complète. Un rapport de police est une documentation détaillée d’une infraction, rédigée par un officier ou tout représentant d’un service de police qui était présent sur le lieu de l’infraction. D’autre part, un rapport d’incident peut être rédigé par toute personne, comme mentionné ci-dessus, qui souhaite signaler tout événement qui pourrait ou non avoir causé un préjudice à quelqu’un ou quelque chose. Les rapports de police doivent être suivis d’une enquête, tandis que le rapport d’incident peut servir de document d’appui à une enquête ou à une analyse des événements.

Qu’est-ce qui est considéré comme un incident ?

En général, un incident est défini comme tout événement, condition ou situation qui :

• Provoque des perturbations ou des interférences dans une organisation ;
• Provoque des risques importants qui pourraient affecter les membres d’une organisation ;
• Agit sur les systèmes et le fonctionnement des lieux de travail ; et/ou
• Attire une attention médiatique négative ou un réputation négative pour le lieu de travail

Quand écrire un rapport d’incident ?

La règle générale est que dès qu’un incident se produit, un rapport d’incident doit être rempli. Les blessures mineures doivent être signalées et considérées comme aussi importantes que les blessures majeures. Ces blessures peuvent s’aggraver et entraîner des blessures plus graves ou des problèmes de santé. Les employeurs, les cadres et les responsables de la sécurité doivent être conscients des différentes situations et des différents événements qui doivent être signalés.

Voici 4 types d’incidents que vous devez signaler :

1. Incident critique (événement sentinelle) – il s’agit d’événements inattendus qui ont entraîné des blessures physiques ou psychologiques graves ou la mort (par exemple, glissades, trébuchements et chutes, catastrophes naturelles, accidents de véhicules, épidémies, etc.)

• Incident lié à un accident du travail
• Incident environnemental
• Incident de dommages matériels
• Incident de véhicule
• Incendie
  
  2. Accidents évités de justesse – il s’agit de situations où les personnes impliquées n’ont pas été blessées mais auraient pu être potentiellement blessées par les risques détectés.
  
  3. Événements indésirables – liés aux médicaments, aux vaccins et aux dispositifs médicaux. Ces événements se produisent lorsqu’un acte de commission ou d’omission a porté préjudice à un patient plutôt qu’à une maladie ou un état existant.
  
  4. Événements sans préjudice – il s’agit d’incidents qui doivent être communiqués à l’ensemble de l’organisation afin de sensibiliser les gens à tout préjudice éventuel.

Comment rédiger un rapport d’incident ?

Un rapport d’incident doit contenir toutes les informations essentielles sur l’accident ou le quasi-accident. Il doit contenir les éléments clés suivants afin de garantir que tous les faits et les détails nécessaires sont complets et correctement documentés. Consultez ici des modèles de rapports d’incidents.

Un rapport d’incident doit être :

1. Précis
   Toutes les données doivent être claires et précises. La plupart des inexactitudes sont dues à des fautes de frappe et à de simples erreurs de grammaire et d’orthographe (par exemple, des détails incorrects sur les noms des personnes impliquées, la date et l’heure de l’incident, les numéros de contact, etc.) Donnez des détails plus précis sur ce à quoi vous faites référence et évitez toute déclaration vague qui pourrait prêter à confusion. Enfin, relisez toujours votre rapport avant de le soumettre afin de repérer les erreurs que vous auriez pu négliger.
   
   
2. Factuel
   Un rapport d’incident doit être objectif et étayé par des faits. Évitez d’inclure dans le rapport d’incident des déclarations émotionnelles, subjectives et partiales. Il doit présenter les deux côtés de l’histoire et ne doit pas favoriser l’une ou l’autre partie. S’il est nécessaire d’inclure des déclarations de témoins ou de patients, veillez à les citer.
   
   
3. Documenté
   Assurez-vous que toutes les questions essentielles (quoi, où, quand, pourquoi et comment) sont traitées dans le rapport d’incident. Détaillez non seulement les blessures et les causes de l’accident, mais aussi des détails tels que les personnes qui ont été témoins de l’incident et l’ont signalé ou celles qui mèneront une enquête. Anticipez les autres détails importants qui seront nécessaires pour toute étude et enquête future.
   
   
4. Graphique
   Les photos, les diagrammes et les illustrations doivent être inclus comme preuves à l’appui. Prenez de nombreuses photos des blessures, des dommages et de l’environnement proche. Cela complète les faits énoncés et apporte plus de clarté pour être facilement compris par le destinataire.
   
   
5. Valable
   Une fois le rapport terminé, les personnes impliquées dans l’incident (par exemple, la victime, les témoins, le responsable, le rapporteur, etc.) doivent signer pour témoigner et valider toutes les informations mentionnées dans le rapport d’incident. Cela confirme que le rapport d’incident est véridique et incontestable.

Ce qu’il faut inclure

Pour que votre rapport d’incident soit factuel, vous devez connaître les différents types d’informations que vous pouvez recueillir au cours du processus de rapport d’incident. Voici une liste de faits qui vous guideront lors de la documentation d’un incident :

• Informations générales – les informations les plus fondamentales nécessaires dans un rapport d’incident, telles que le lieu, l’heure et la date spécifiques de l’incident. Ce sera également un élément d’information précieux si une enquête plus approfondie est nécessaire.
• Cadre ou environnement – concerne les conditions physiques et environnementales qui peuvent avoir contribué à l’incident. Il peut également s’agir des dangers potentiels présents dans la zone de l’incident.
• Personnes concernées – le nom des personnes concernées, leur titre ou leur poste, et leur département.
• Blessures et gravité – indiquez le type de blessure, leur gravité et les parties du corps qui ont été blessées.
• Témoins – les déclarations des personnes présentes lors de l’incident.
• Traitement administré – comprend le traitement initial, l’aide ou tout médicament administré aux personnes touchées. Ces informations sont essentielles pour comprendre les arrêts maladies des employés et autres.
• Dommages aux biens et aux équipements – se rapportent à certains biens, matériaux, installations et équipements qui ont été endommagés pendant l’incident.
• Événements – le déroulement de l’incident et les détails.
• Actions des personnes impliquées pendant l’incident – les actions des personnes impliquées au moment précis où l’incident s’est produit.

Format

La présentation des informations dans un formulaire de rapport d’incident peut varier en fonction d’un certain nombre de facteurs. En règle générale, vous devez rédiger les rapports d’incident à la troisième personne, car leur objectif est d’être objectif, d’énoncer des faits et d’éviter d’inclure des opinions et des préjugés. Vous trouverez ci-dessous un exemple de rapport d’incident que vous pouvez utiliser pour vos opérations. Il contient toutes les informations essentielles que vous devez inclure afin de remplir un rapport d’incident efficace :

1. Introduction
   La première partie du formulaire de rapport d’incident couvre le qui, le quoi, le quand et le où de l’incident :
   – Incluez les noms de toutes les personnes impliquées dans l’incident. Si les noms ne sont pas disponibles, vous pouvez citer le rôle de la personne par rapport à l’incident (par exemple le client, l’invité, etc.).
   – Résumez l’incident lui-même en trois phrases maximum, par exemple : une imprimante a pris feu, causant des dommages minimes à une pièce.
   – Indiquez l’heure et la date de l’événement. Une estimation fonctionne si l’heure exacte n’a pu être notée.
   – Notez le lieu de l’incident et soyez exact si possible, par exemple, la salle de conférence Mercato, 3ème étage, bâtiment A.
2. Corps du texte
   C’est ici que vous exposez tous les détails de l’incident de manière exhaustive. Parlez de l’incident du début à la fin, en vous assurant que les détails sont présentés dans l’ordre chronologique pour éviter toute confusion. Veillez à inclure le qui, le quoi, le quand et le où mentionnés dans l’introduction lorsqu’ils sont mentionnés.
3. Conclusion
   L’incident a-t-il été résolu ? Comment ? Si l’incident n’a pas été résolu, expliquez pourquoi et indiquez les mesures qui doivent être prises pour le résoudre.
4. Signer
   Inclure le nom complet et la signature de l’auteur du rapport d’incident pour la responsabilité et la tenue des dossiers.

Modèle de rapport d’incident : Un guide étape par étape

Maintenant que nous avons une idée des informations à inclure dans un rapport d’incident, voici un exemple de rapport d’incident afin de vous donner une idée plus claire de la façon dont vous pouvez créer un rapport d’incident efficace.

Scénario : Dans l’un des entrepôts d’une entreprise de fabrication de Blaxland, vers 10h30, un chariot élévateur à fourche a heurté des caisses.

Étape 1 : Fournir des informations fondamentales

En suivant les grandes lignes d’un formulaire de rapport d’incident, collectez les informations fondamentales dans un premier temps. Vous pouvez le faire en répondant aux questions suivantes :

• Quel type de blessure a été causé, le cas échéant ? Était-il fatal ou non fatal ?
• Y a-t-il eu des dommages matériels ?
• Quand et où cela s’est-il passé ?
• Quelle tâche était en cours au moment où l’incident s’est produit ?
• Dans quel environnement ?

En utilisant le scénario ci-dessus, la première section de votre rapport ressemblerait à quelque chose comme ceci :

Dans notre exemple de rapport d’incident, nous avons ajouté des photos pour mieux illustrer l’environnement dans lequel l’incident s’est produit. Remarquez que la photo jointe avait une annotation. L’annotation donne au(x) lecteur(s) de votre rapport une idée plus claire de ce qu’il(s) doit(vent) regarder. Elle est utile dans les cas où la zone de l’incident est vaste et contient beaucoup d’éléments.

Étape 2 : Prenez note de tous les dommages et blessures.

La seconde chose à faire est de déterminer les résultats de l’incident en question. A-t-il causé des dommages ou blessé quelqu’un ? Si c’est le cas, vous devez le décrire en détail et, le cas échéant, fournir des preuves des dommages.

En poursuivant le scénario, il a été déterminé que l’incident a causé des blessures à l’un des employés. Selon le médecin de l’entreprise, la blessure pourrait n’être qu’une contusion musculaire. Cependant, sous les ordres du médecin, l’employé blessé a subi d’autres tests médicaux pour déterminer s’il y a d’autres blessures. En utilisant ces informations, vous pouvez ensuite les inclure dans le rapport comme ceci :

Étape 3 : Identifier la ou les personnes affectées

Indiquez le nom des personnes concernées ainsi que les détails de leur poste, tels que leur titre, leur régime de travail et d’autres informations pertinentes. En reprenant le même exemple, la personne qui a subi la blessure, Samuel, est notée avec les détails de son travail dans le rapport d’incident.

Étape 4 : Identifier les témoins et recueillir leurs déclarations

Notez les noms des personnes présentes lors de l’incident et recueillez leurs déclarations. Elles seront précieuses pour comprendre le déroulé des événements qui ont conduit à l’incident et peuvent même vous permettre de mieux comprendre le comportement des employés concernés et s’il a été ou non un facteur contribuant à la blessure ou au dommage. Les déclarations des témoins peuvent être notées mot à mot ou paraphrasées. N’oubliez pas de faire signer les témoins sur leurs déclarations pour vérifier l’exactitude de ce qui a été enregistré.

En poursuivant le scénario donné, il a été déterminé qu’un autre employé était avec Samuel lorsque l’incident s’est produit. Son nom et sa déclaration sont inclus dans le rapport et il lui est demandé de signer pour attester que tout ce qu’il a dit n’est pas un ouï-dire.

Étape 5 : Agir

Il s’agit des actions qui doivent être entreprises après l’incident. Elle comprend des actions correctives qui élimineront la répétition de l’incident. La section des actions correctives de votre rapport d’incident peut également inclure les actions que vous devez entreprendre afin de compléter le rapport.

Par exemple, dans le scénario, dans la déclaration de Bradley (le témoin), il a été découvert que l’incident a pu se produire parce que Samuel (l’employé blessé) n’a pas effectué une inspection préalable du chariot élévateur à fourche avant son utilisation. Pour le vérifier, vous pouvez charger des membres de votre organisation de contrôler les images de sécurité et les dossiers d’entretien du chariot élévateur utilisé. Avec cela, le rapport ressemblerait à quelque chose comme ceci :

Étape 6 : Finalisez votre rapport

Après avoir complété les sections précédentes, vous pouvez recueillir les commentaires de la direction sur l’incident. Pour les mesures de responsabilisation, vous, en tant que rapporteur, et une personne de la direction doivent signer. Cela permettra de valider que les informations mentionnées dans le rapport d’incident sont véridiques et incontestables.

En suivant le même exemple de scénario, le rapport d’incident ressemblera alors à ceci :

Exigences en matière de rapport d’incident : que faire après ?

Le rapport d’incident doit être soumis à une équipe d’enquête pour une étude plus approfondie et la recherche de causes plus profondes. Une enquête doit être menée par des personnes compétentes dans la collecte et l’analyse des informations et des preuves recueillies dans le rapport d’incident. Les personnes chargées de l’enquête doivent connaître les principes fondamentaux de la santé et de la sécurité au travail.

 

Logiciel de déclaration d’incidents

Les rapports d’incidents doivent être correctement conservés car ils constituent des preuves importantes pour les organisations. La création de rapports d’incident peut prendre beaucoup de temps et nécessite une documentation rigoureuse de l’incident. Cependant, comprendre l’objectif du signalement des incidents aidera l’organisation à déterminer la cause première d’un incident et à définir des mesures correctives pour éliminer les risques potentiels. SafetyCulture (anciennement iAuditor) est la première application d’inspection au monde et peut être utilisée pour faciliter la rédaction et l’enregistrement des rapports d’incident. Grâce à l’application mobile et à la plateforme Web de SafetyCulture (iAuditor), vous pourrez :

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