Plantilla recursos humanos

Importancia de la plantilla recursos humanos

El procedimiento de recursos humanos contiene documentos esenciales que necesita una empresa, independientemente de la industria. Contiene informacin importante, como expedientes acadmicos de empleados, informes de incidentes, presupuesto y eventos organizados. Mantener y asegurar estos registros ayuda a la organizacin a:

• analizar los problemas existentes en el lugar de trabajo;
• evaluar si las polticas estn reguladas, estandarizadas y actualizadas;
• capturar informacin sobre cmo se gestionan los recursos;
• preparar las necesidades de formacin de los empleados; y
• reforzar las salvaguardias contra la divulgacin de registros confidenciales por parte de los empleados.

Este artculo tratar brevemente lo siguiente:

• Tipos de informe de recursos humanos
• Cmo funciona la retencin de registros de recursos humanos
• Tecnologa utilizada para optimizar la gestin del procedimiento de recursos humanos
• Listas de control de recursos humanos gratuitas, personalizables y listas para usar

Tipos de registros de recursos humanos

Los registros de recursos humanos incluyen datos de actas de reuniones, pedidos, implementacin de programas y presentaciones de los empleados. Los siguientes son tipos esenciales de informe recursos humanos que una organizacin debe recopilar:

Documentos de empleados

Los documentos de los empleados son una compilacin de informacin personal, rendimiento y estado de cada empleado. Se clasifican en cuatro subcategoras:

• Documentos previos al empleo
  Los empleados deben presentar documentos de datos personales como historial mdico y laboral, nmeros de contacto de emergencia y contratos de trabajo, incluidos beneficios y ofertas salariales.
• Registros de incorporacin
  Al unirse a la organizacin, todos los empleados deben asistir a los cursos de incorporacin e iniciacin de empleados para evitar tendencias de negligencia a las normas de salud y seguridad. La confirmacin de asistencia debe reflejarse en los registros de los empleados.
• Registros de rendimiento pasadosy actuales
  Todos los empleados son medidos y evaluados segn su rendimiento. Es una evaluacin documentada de contribuciones, logros y posibles acciones disciplinarias. Mantener un registro ayudara a la gerencia a tomar la decisin de evaluar o despedir a los empleados.
• Registros de baja
  Los empleados que dejan de trabajar deben completar un formulario de autorizacin de la organizacin. Debe mantenerse como parte de los registros de los empleados para garantizar una separacin perfecta. Esto garantizara una comunicacin clara para evitar exponer a las organizaciones a riesgos legales, de seguridad y de reputacin.

Documentos recreativos

Todas las actividades de la empresa deben estar documentadas, incluido el tipo de evento, objetivo, plan y presupuesto. Esto establecera la transparencia con los propietarios de negocios y servira como evidencia sobre dnde se asign y se utiliz el presupuesto anual.

Informes de incidentes

Todos los incidentes, incluidos los accidentes o casi accidentes, deben registrarse para cumplir con los requisitos reglamentarios (como los formularios OSHA 300 en los Estados Unidos). Estos registros pueden ayudar a la organizacin a analizar las necesidades de mejora de la seguridad y pueden respaldar reclamaciones de seguros personales o comerciales.

Comentarios sobre la formacin

Es una recopilacin de los comentarios de los participantes sobre los programas de capacitacin, los facilitadores y las instalaciones de capacitacin. Este registro ayudara a identificar la brecha en habilidades de los empleados y las necesidades de capacitacin. Adems, ayuda a evaluar y mejorar la experiencia general de los programas de formacin.

Registros de inventario

Todas las compras deben estar debidamente documentadas, incluido el equipo, la operacin diaria, la mejora de las instalaciones y ms. La organizacin utilizar estos registros como evidencia del cumplimiento comercial de los requisitos reglamentarios. Adems, ayuda a identificar si los activos son suficientes para las metas de la empresa.

Retencin adecuada de registros de recursos humanos

El departamento de recursos humanos retiene y destruye los registros de los empleados de acuerdo con las leyes federales y estatales que rigen la retencin de registros, como las regulaciones de la EEOC, la ADEA y los requisitos de mantenimiento de registros de la FLSA.

• Los reglamentos de la EEOC establecen que los empleadores deben conservar todos los registros de empleo durante un ao a partir de la fecha de terminacin o separacin.
• Los requisitos de registro de la ADEA establecen que los empleadores deben conservar todos los registros de nmina, incluidos los planes de beneficios, durante tres aos. Adems, cualquier mrito escrito y registro de rendimiento debe mantenerse al menos un ao despus del despido del empleado.
• Los requisitos de registro de la FLSA aplicables a la EPA establecen que los empleadores deben mantener registros de nmina durante al menos tres aos, mientras que otros registros, como tasas salariales, evaluaciones de puestos, antigedad, y sistemas de mritos, deben conservarse durante al menos dos aos.