Publicación 19 Jul 2023
¿Qué es la contratación pública?
La adquisición es el proceso de contratación estratégica de bienes y servicios para una organización. El objetivo de la contratación no es sólo completar una compra, sino también garantizar que los bienes o servicios se entreguen a tiempo, con la calidad esperada y se obtengan al mejor precio posible.
En este artículo
- ¿Qué es una lista de verificación de plan de adquisiciones?
- 5 pasos principales de la contratación pública
- 3 Consideraciones en el proceso de contratación
- Tecnología para un proceso de compra eficiente
- Las mejores listas de comprobación para las adquisiciones
¿Qué es una lista de verificación de plan de adquisiciones?
Una lista de comprobación de plan de adquisiciones es una herramienta utilizada por los responsables de adquisiciones para ayudar a garantizar que se cumplen todos los requisitos y pasos de la adquisición para evitar retrasos o el rechazo de la compra de suministros o servicios.
5 pasos principales de la contratación pública
Los procesos de adquisición pueden variar en función de las preferencias y necesidades de la organización, pero por lo general incluyen estos 5 pasos.
- Identificación de necesidades – Una organización tiene necesidades específicas antes de poder funcionar. Una vez identificadas estas necesidades, el órgano de autorización revisa y aprueba el método de aprovisionamiento y el presupuesto propuesto.
- Preparación de documentos – La contratación implica la obtención de suministros, incluyendo los documentos que hay que preparar, como la solicitud de propuesta, el presupuesto, el anuncio de licitación, etc.
- Aprovisionamiento – Dependiendo de la organización, el aprovisionamiento suele implicar una licitación como método para obtener suministros o servicios a precios competitivos. La organización también puede optar por abastecerse de su lista de proveedores o, en el caso de la contratación pública, preguntar a otras unidades gubernamentales por sus proveedores de confianza.
- Adjudicación del contrato – Una vez establecido el proveedor, se adjudica un contrato con las condiciones acordadas.
- Conservación de registros – Es vital mantener todos los documentos que intervienen en la contratación para preparar una posible auditoría interna del proceso de contratación, así como de los bienes y servicios adquiridos. Un registro adecuado también puede ayudar a facilitar la consulta en el futuro.
3 Consideraciones en el proceso de contratación
Independientemente del procedimiento de compra que siga una organización, hay tres consideraciones principales en todo el sector:
– Organismo autorizante
Es necesario identificar al personal o los departamentos de autorización responsables de las compras, los contratos, la auditoría interna, la garantía de calidad, etc., para promover un proceso de adquisición más fluido. El uso de una lista de comprobación de adquisiciones puede ayudar a reforzar la familiaridad con los organismos de autorización y evitar el rechazo o cualquier retraso en la adquisición.
– Proveedor
Una vez identificados los posibles proveedores, se les envía una solicitud de propuesta y se les invita a participar en una licitación. Se fomenta la licitación competitiva para conseguir las mejores ofertas. Los proveedores también pueden ser auditados para fomentar la coherencia de la calidad y el cumplimiento de la normativa.
– Cumplimiento y coherencia
Las mercancías recibidas del proveedor deben ser auditadas para garantizar que la cantidad y la calidad se ajustan a las especificaciones acordadas. También hay que tener en cuenta la entrega puntual de bienes y servicios.
Tecnología para un proceso de compra eficiente
Los procesos de adquisición requieren documentación y el uso de registros en papel puede ser un reto a largo plazo. SafetyCulture (antes iAuditor), la aplicación de auditoría más potente del mundo, puede ayudar a los responsables de compras a promover un proceso más eficiente y a reducir la posibilidad de retrasos en las compras. Con la aplicación SafetyCulture (iAuditor), puedes:
- Detectar de forma pro activa los posibles problemas en las adquisiciones y asignar inmediatamente medidas correctoras
- Tomar las notas pertinentes en los puntos de la lista de comprobación de compras correspondientes
- Agilizar los procesos de auditoría interna de la calidad de las compras
- Generar informes automáticamente.
- Integrar SafetyCulture (iAuditor) con otras plataformas utilizadas por la organización
- Utilícelo gratuitamente con equipos pequeños. Informes y almacenamiento ilimitados para las cuentas premium.
Las mejores listas de comprobación para las adquisiciones
Lista de comprobación exhaustiva de las adquisiciones (compras del gobierno local)
Esta versión completa de una lista de comprobación de compras puede ser adaptada por las organizaciones para comprobar los procesos internos y garantizar el cumplimiento de todos los requisitos de compra. Los posibles proveedores también pueden utilizar esta lista de comprobación para estudiar el cumplimiento de los posibles requisitos gubernamentales para la contratación.
Plantilla de formulario de solicitud de adquisición
Utilice este modelo de solicitud de adquisición para introducir el tipo de suministro necesario, el número de unidades, el proveedor o proveedores previstos y el coste. Colocar la firma para la autorización. Los informes deSafetyCulture (iAuditor) pueden generarse en otros formatos de archivo (premium y enterprise).
¡Bonificación! Lista de comprobación para la auditoría de proveedores
Utilice esta lista de comprobación detallada de la auditoría de proveedores para asegurarse de que éstos cumplen con las prácticas empresariales y la calidad de fabricación que exige la organización.
