Arbeitsplatzuntersuchung – Alles über Verfahren, Beteiligte und bewährte Praktiken

Was ist eine Untersuchung am Arbeitsplatz?

Eine Arbeitsplatzuntersuchung ist ein objektiver, unabhängiger und systematischer Prozess zur Aufdeckung von Fakten über einen bestimmten Vorfall, der sich am Arbeitsplatz ereignet hat. Sie beinhaltet die sorgfältige Erörterung einer Beschwerde oder Klage wegen eines bestimmten Fehlverhaltens, eines Verstoßes gegen die Richtlinien oder eines unethischen Verhaltens – typischerweise im Rahmen einer Untersuchung von Vorfällen am Arbeitsplatz.

Ziel ist es, eine fundierte Entscheidung zu treffen und die geeignete Vorgehensweise zu bestimmen. Der Erfolg dieses Prozesses liegt in der strikten Vertraulichkeit, der umfassenden Dokumentation und einer unparteiischen Sichtweise während der gesamten Arbeitsuntersuchung.

Wer ist in der Regel an den Ermittlungen am Arbeitsplatz beteiligt?

An einer Arbeitsuntersuchung sind in der Regel die folgenden Parteien beteiligt:

• Beschwerdeführer – die Person, die die Beschwerde oder den Antrag eingereicht hat

• Beklagter – die Person, die der Verletzung oder des Vergehens beschuldigt wird

• Zeuge – die Person, die von den Ereignissen entweder durch Beobachtung oder persönliche Erfahrung Kenntnis hat

• Ermittler – die Person oder Stelle, die für die Ermittlung des Sachverhalts zuständig ist; in der Regel handelt es sich dabei um einen Mitarbeiter der Personalabteilung (HR), ein juristisches Team, einen Referats- oder Abteilungsleiter oder einen unabhängigen externen Ermittler

Zweck

Unternehmen führen aus verschiedenen Gründen Untersuchungen von Vorfällen am Arbeitsplatz durch. Im Kern zielen sie darauf ab, durch eine intensive Faktenermittlung herauszufinden, was bei einem bestimmten Vorfall wirklich passiert ist. Damit dies funktioniert, sammeln die Ermittler – meist aus der HR-Abteilung – Informationen von allen Parteien durch Befragungen, Dokumente und andere Quellen und stellen sie für weitere Untersuchungen und Analysen zusammen.

Durch Untersuchungen am Arbeitsplatz können Unternehmen die folgenden Ziele erreichen:

• Verstöße und Fehlverhalten in der Organisation aufdecken

• Die Wurzeln des Fehlverhaltens ermitteln

• Sicherstellung der Einhaltung bestehender Richtlinien und Vorschriften

• Verbesserungspotenziale durch eine gezielte Arbeitsplatzüberprüfung aufdecken

• Die Organisation und ihren Ruf vor ungerechtfertigten Forderungen schützen

• Arbeitsplatzbewertung und Richtlinien optimieren, um ein gesünderes Arbeitsumfeld zu fördern

Arten von Problemen am Arbeitsplatz

Eine Arbeitsplatzuntersuchung findet in der Regel bei schwerwiegenden Vergehen und Verstößen statt, die sich auf die Arbeitsabläufe, die Einhaltung von Gesetzen und den Ruf eines Unternehmens auswirken können. Häufig sind sie Teil eines formellen HR-Untersuchungsprozesses. Die häufigsten Anlässe:

• Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien – wiederholte und/oder schwere Verstöße

• Sicherheit und Gefahren – Verletzungen oder tödliche Unfälle → häufig Auslöser für eine Arbeitsschutzuntersuchung

• Diskriminierung – z. B. aufgrund von Alter, Geschlecht, Hautfarbe, sexueller Orientierung, Nationalität, Behinderung, Religion, persönlichen Überzeugungen und mehr

• Belästigung – Beschimpfungen, Mobbing, körperliche Angriffe, Einschüchterung, Androhung von Gewalt und mehr

• Gewalt am Arbeitsplatz – kriminelle Absicht, Kunde, Arbeiter gegen Arbeiter, zwischenmenschlich Konflikte

• Straftaten – Diebstahl, Veruntreuung von Geldern, Geldwäsche, Erpressung, betrügerische Praktiken und mehr

7 Schritte bei der Untersuchung des Arbeitsplatzes

7 Steps in the Workplace Investigation Process

Wenn ein Arbeitgeber eine schriftliche oder mündliche Beschwerde eines Arbeitnehmers erhält, sollte er die folgenden Schritte unternehmen – sie bilden das formale HR-Verfahren zur Untersuchung am Arbeitsplatz. Eine solche betriebliche Untersuchung muss sorgfältig, dokumentiert und neutral erfolgen.

1. Besprechen Sie die Einzelheiten des Falls mit dem Beschwerdeführer.

Der erste Schritt im Arbeitsuntersuchungsverfahren ist die Überprüfung des vom Beschwerdeführer eingereichten Berichts. Der Arbeitgeber analysiert den Vorfall und dokumentiert Zweck, Umfang, Maßnahmen, Zeitplan sowie erste Hinweise und vorgelegte Beweise. All diese Informationen werden im Rahmen eines strukturierten Untersuchungsberichts festgehalten. Auf dieser Grundlage kann beurteilt werden, ob die Situation ein formelles Eingreifen erfordert.

2. Prüfen Sie, ob eine Untersuchung erforderlich ist.

Bevor Sie eine formelle Arbeitsplatzuntersuchung einleiten, sollten Sie feststellen, ob diese überhaupt notwendig ist. Der Arbeitgeber kann versuchen, das Problem zunächst auf informellem Wege zu lösen, ohne dass es zu einer umfassenden Intervention eskaliert.

Im Rahmen eines professionellen HR-Untersuchungsprozesses wird in diesem Schritt geprüft, ob die Angelegenheit einen schwerwiegenden Verstoß gegen Richtlinien oder geltendes Recht darstellt. Dazu gehören z. B. Fälle, bei denen eine Arbeitsuntersuchung, eine Arbeitsschutzuntersuchung oder eine gerichtsfeste Untersuchung von Vorfällen am Arbeitsplatz notwendig wird. Typische Anlässe, die eine offizielle Untersuchung rechtfertigen:

• Diskriminierung am Arbeitsplatz

• Sicherheit am Arbeitsplatz

• Faire Arbeitspraktiken

• Leistungen für Arbeitnehmer

• Unternehmens- und Wirtschaftskriminalität

3. Bereiten Sie sich auf die Untersuchung vor.

Nachdem Sie festgestellt haben, dass eine förmliche Arbeitsplatzuntersuchung notwendig ist, sollten Sie so schnell wie möglich mit den Vorbereitungen beginnen. Eine professionelle betriebliche Untersuchung beginnt mit einem gut strukturierten Plan im Rahmen eines standardisierten HR-Verfahrens.

Ein reibungsloser Ermittlungsprozess legt klare Erwartungen an den Fall fest und stellt sicher, dass die Untersuchung fair und transparent abläuft. Der Plan für eine Arbeitsuntersuchung sollte folgende Fragen beantworten:

• Was muss untersucht werden?

• Wer wird den Untersuchungsprozess leiten?

• Wer sind die Zeugen in diesem Fall?

• Welche Beweisquellen sollten geprüft werden?

• Wie lange wird die Untersuchung dauern?

• Welche Unternehmensrichtlinien und -verfahren sollten befolgt werden?

• Wie wird der Prüfer die Ergebnisse präsentieren?

• Wem werden die Ergebnisse mitgeteilt?

• Sollte der Prüfer Empfehlungen zu den Ergebnissen abgeben?
  
  Die Antworten auf diese Fragen bilden die Grundlage für einen schlüssigen Untersuchungsbericht, der später zur Entscheidungsfindung dient.

4. Benachrichtigen Sie den Beklagten über den Fall.

Sobald die Vorbereitungen abgeschlossen sind, beginnt der formelle Teil der Arbeitsplatzuntersuchung. Im Rahmen des offiziellen HR-Verfahrens wird nun der Beklagte über die gegen ihn eingereichte Beschwerde informiert. Dieser Schritt ist entscheidend für die Transparenz und Fairness des gesamten Prozesses.
Der Ermittler sollte die betroffene Person über folgende Punkte informieren:

• Der Grund für die Untersuchung am Arbeitsplatz

• Die Person, die für die Durchführung des Prozesses verantwortlich ist

• Der Ablauf des Ermittlungsverfahrens

• Ihre Rechte, einschließlich der Anwesenheit von Zeugen auf ihrer Seite

• Die Länge und Dauer der Arbeitsuntersuchung

• Die nächsten Schritte in den folgenden Tagen (z. B. ein Treffen)

Besonders bei sensiblen Untersuchungen von Vorfällen ist es wichtig, stets auf Vertraulichkeit hinzuweisen. Nur so kann die Kooperation der Beteiligten gesichert werden.

5. Sammeln Sie Informationen von allen Parteien.

Um eine faire und objektive Schlussfolgerung zu ziehen, ist es entscheidend, Informationen strukturiert und umfassend zu erheben. Im Rahmen des HR-Untersuchungsprozesses zur Arbeitsplatzuntersuchung beginnt dies mit der Überprüfung des Ermittlungsplans und der darin festgelegten Beweismittelquellen.

Ermittler berücksichtigen dabei sowohl greifbare Beweise als auch Zeugenaussagen, um die Arbeitsuntersuchung faktenbasiert durchzuführen.

Greifbare Beweise

Um einen soliden Fall zu ermitteln, muss ein Ermittler in erster Linie greifbare Quellen (sowohl physisch als auch digital) als Beweis für das Auftreten des Problems beschaffen. Einige gängige Beispiele für diese Art von Beweisen sind die folgenden:

• Papierkram

• E-Mail-Korrespondenz

• Digitale Aufzeichnungen

• Quittungen

• Anwesenheitslisten

• Telefonprotokolle

• CCTV-Aufnahmen

Zeugenaussagen

Auch Zeugenbefragungen sind zentral für jede betriebliche Untersuchung, da sie Perspektiven bieten, die sich nicht immer aus schriftlichen Dokumenten ableiten lassen. Alle Informationen sollten nachvollziehbar im Untersuchungsbericht dokumentiert werden – idealerweise digital, mit Zeit- und Quellenangabe.

Nachdem Sie potenzielle Zeugen identifiziert haben, können die Ermittler deren Aussagen in schriftlicher oder mündlicher Form einholen. Egal, ob im Gespräch oder per Protokoll – achten Sie im gesamten HR-Verfahren zur Arbeitsplatzuntersuchung auf streng vertrauliche Behandlung aller Informationen.
Die Befragung ist ein zentraler Bestandteil jeder Untersuchung am Arbeitsplatz und sollte professionell und empathisch durchgeführt werden. Es ist wichtig zu erklären, worum es in dem Fall geht, und welche Informationen benötigt werden. Ziel ist es, einen möglichst objektiven Beitrag zur laufenden Arbeitsuntersuchung zu leisten.

Die folgenden Leitfragen helfen Ermittlern dabei, das Gespräch strukturiert zu führen. Die Antworten werden später im Untersuchungsbericht festgehalten:

• Wann und wo ist das Problem aufgetreten?

• Was haben Sie zu diesem Thema gesehen, gehört oder gewusst?

• Was war der Grund dafür, dass Sie in dieser Situation anwesend waren?

6. Bewerten Sie die vorliegenden Beweise.

Sobald die Informationen ausreichend sind, beginnt der nächste Abschnitt im HR-Untersuchungsprozess: die systematische Bewertung der gesammelten Daten. Der Ermittler analysiert Aussagen von Beschwerdeführer, Beklagtem und Zeugen, sucht nach Mustern, deckt Widersprüche auf und filtert irrelevante Elemente heraus. Diese Phase ist zentral für jede Arbeitsuntersuchung und bildet die Grundlage für einen objektiven, fundierten Untersuchungsbericht.

Bei einer betrieblichen Untersuchung dieser Art ist es entscheidend, Vorurteile auszublenden und sich ausschließlich auf nachvollziehbare Fakten zu konzentrieren. Nur so lässt sich eine glaubwürdige und strukturierte Darstellung der tatsächlichen Ereignisse entwickeln – die das Ergebnis der gesamten Arbeitsplatzuntersuchung darstellt.

7. Kommunizieren Sie die Ergebnisse und die nächsten Schritte.

Sobald der Ermittler die Untersuchung der Beweise abgeschlossen hat, wird er die Ergebnisse an die im Ermittlungsplan genannten Personen oder Parteien weitergeben. In diesem Schritt verfassen sie einen schriftlichen Untersuchungsbericht, ein Dokument, in dem die Einzelheiten des Falles dargelegt werden – als formaler Abschluss der betrieblichen Untersuchung im Rahmen des HR-Verfahrens.

Die Ermittler erstellen häufig auch eine Umfrage zum Arbeitsumfeld, um das allgemeine Klima am Arbeitsplatz besser zu verstehen und die Ergebnisse der Arbeitsplatzuntersuchung in den Kontext einzuordnen.

Darüber hinaus kann der Ermittler bei Bedarf auch Empfehlungen für das geeignete Vorgehen angesichts seiner Erkenntnisse geben. Dabei kann es sich um eine der folgenden Arten von Maßnahmen handeln:

• Keine weiteren Maßnahmen

• Formelle Maßnahmen – Änderungen der Richtlinien, Korrekturmaßnahmen oder weitere Arbeitsuntersuchungen

• Informelle Maßnahmen – Schlichtung, Beratung, Schulung oder Verwarnung für disziplinarische Maßnahmen bei erneutem Verstoß

Bewährte Praktiken für Ermittlungen am Arbeitsplatz

Eine erfolgreiche Untersuchung am Arbeitsplatz ist mit den richtigen Praktiken und Verfahren möglich. Hier sind vier Dinge, die Sie bei der Durchführung einer Arbeitsplatzuntersuchung beachten sollten.

1. Behandeln Sie Angelegenheiten streng vertraulich.

Betriebliche Untersuchungen können persönliche Informationen und sensible Daten beinhalten, die eine Person gefährden können, wenn sie unrechtmäßig offengelegt werden. Außerdem kann diese Verletzung die Integrität des Prozesses gefährden, gegen Datenschutzgesetze verstoßen und den Ruf der betroffenen Personen gefährden.

Deshalb ist es entscheidend, alle Angelegenheiten rund um die Arbeitsuntersuchung vertraulich zu behandeln – mindestens bis zum endgültigen Abschluss des HR-Verfahrens. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden, unabhängig von ihrer Rolle, die Bedeutung der Vertraulichkeit verstehen.

2. Behandeln Sie alle Parteien fair.

Ein Ermittler dient als neutraler Vermittler zwischen den Parteien. Um Glaubwürdigkeit und Integrität zu wahren, sollten alle Beteiligten fair und respektvoll behandelt werden. Dazu gehört:

• Angemessene Benachrichtigung über die Beschwerde oder Anschuldigung

• Gelegenheit zur Stellungnahme und zur Vorlage von Beweisen

• Ausreichend Zeit für jede Seite, ihre Sicht darzulegen und verstanden zu werden

3. Gewährleisten Sie Objektivität bei den Ermittlungen.

Menschen – auch Ermittler – haben zwangsläufig Vorurteile und vorgefasste Meinungen. Diese persönlichen Neigungen können jedoch das Urteilsvermögen beeinträchtigen, die Glaubwürdigkeit schmälern und Misstrauen in der Organisation hervorrufen. Gerade bei einer betrieblichen Untersuchung ist Neutralität deshalb zentral.

Im Rahmen eines strukturierten HR-Verfahrens zur Untersuchung am Arbeitsplatz muss ein Ermittler seine persönliche Meinung beiseitelassen und mit maximaler Objektivität vorgehen. Besonders bei sensiblen Arbeitsuntersuchungen gilt: Vor der Schlussfolgerung sollten ausreichend Daten aus verlässlichen Quellen erhoben und im finalen Untersuchungsbericht sachlich dokumentiert werden.

4. Befolgen Sie die Unternehmensrichtlinien und Gesetze.

Diese Gesetze und Protokolle sind dazu da, die Integrität der Ermittlungen zu schützen und sie fair, objektiv und zeitnah durchzuführen. Insbesondere ist es wichtig, dass im Rahmen einer betrieblichen Untersuchung alle Maßnahmen im Einklang mit den geltenden Gesetzen zum Datenschutz und zur Datensicherheit stehen. Verstöße gegen diese können nicht nur rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeitenden dauerhaft beeinträchtigen.

Schließlich sind diese Gesetze und Protokolle dazu da, die Integrität der Ermittlungen zu schützen und sie fair, objektiv und zeitnah durchzuführen.