Plan de continuité d'activités

Qu’est-ce qu’un plan de continuité d’activités ?

Un plan de continuité d’activités est un guide pratique élaboré par les entreprises pour permettre la continuité des opérations en cas de perturbations majeures de l’activité, comme les catastrophes naturelles et les blocages mondiaux. La planification de la continuité des activités consiste généralement à analyser l’impact des processus commerciaux perturbés et à déterminer des stratégies de reprise avec la direction. Les plans de continuité d’activités doivent également être correctement documentés et testés par des exercices pour une efficacité optimale.

Pourquoi est-ce important ?

Avec des économies mises à mal par la pandémie de COVID-19, la continuité des activités est devenue une priorité absolue pour les entreprises du monde entier. Un plan de continuité des activités (PCA) est important car il aide les entreprises à maintenir les fonctions essentielles pendant ou après des situations d’urgence, protégeant ainsi leur réputation et minimisant les pertes financières. De plus, il aide les employeurs à rester à l’affût des incidents perturbateurs et permet aux travailleurs d’accomplir leurs tâches en toute confiance.

Plan de continuité des activités et plan de reprise après sinistre

La principale différence entre un plan de continuité des activités et un plan de reprise après sinistre est que le premier englobe le second, c’est-à-dire que le plan de continuité des activités inclut le plan de reprise après sinistre. La norme ISO 22301:2012 est la norme internationale pour les systèmes de gestion de la continuité des activités (BCM). Elle explique comment des plans spécifiques de reprise après sinistre, de préparation aux incidents et d’intervention d’urgence peuvent être nécessaires plutôt qu’un seul grand plan de continuité des activités.

Comment élaborer un plan de continuité des activités

La création d’un plan de continuité des activités semble être une tâche intimidante au départ, surtout pour les responsables des opérations, des technologies de l’information et des ressources humaines, car ils sont souvent désignés pour cette tâche. Comme recommandé par l’Organisation internationale du travail (OIT), vous trouverez ci-dessous les étapes générales de l’élaboration d’un plan de continuité des activités pour les petites et moyennes entreprises (PME) :

• Étape 1 : Déterminer le profil de risque par le biais d’une auto-évaluation utilisant le cadre des 4P (People, Processes, Profits et Partenariats).

• Étape 2 : Identifier les produits, services ou fonctions clés

• Étape 3 : Établir les objectifs du plan de continuité des activités

• Étape 4 : Évaluer l’impact potentiel des perturbations sur l’entreprise et ses salariés.

• Étape 5 : Lister les actions pour protéger l’entreprise

• Étape 6 : Organiser les listes de contacts

• Étape 7 : Maintenir, réviser et mettre continuellement à jour le plan de continuité des activités.

Exemple

Lors de la planification de la continuité des activités, il est utile de décomposer ses éléments en segments rapidement compréhensibles. Le fait que le plan soit axé sur l’utilisateur peut également contribuer à garantir sa facilité d’utilisation et à garantir sa transférabilité. Voici un bref aperçu OIT exemple de la manière dont le propriétaire d’une petite entreprise a élaboré un plan de continuité d’activités pour atténuer l’impact du COVID-19:

évaluation des risques du COVID-19 : profil de risque élevé

Produits clés : différents types de sardines en conserve

Objectifs :

• Maximiser la sécurité physique et morale du propriétaire et des travailleurs.

• Reprendre les opérations aussi rapidement que possible après des perturbations

• S’assurer que les produits clés sont résilients aux perturbations associées à COVID-19

• Sauvegarder la chaîne d’approvisionnement

• Veiller à ce que l’entreprise respecte ses engagements contractuels avec les clients.

Impact potentiel des perturbations :

• Travailleurs tombant malades (propriétaire/fournisseurs/services d’appui)

• Les restrictions gouvernementales à la liberté de circulation pourraient affecter la capacité du propriétaire (et des fournisseurs) à se rendre au travail.

• Les restrictions gouvernementales sur l’accès au port pourraient affecter la capacité des clients à mettre les produits sur le marché.

• L’incapacité des services publics à fournir des services (l’eau et l’électricité étaient les principales préoccupations).

• Baisse de la demande de produits

Points d’action du cadre des 4P :

• Personnes (vie des travailleurs et des membres de leur famille) Limitez les points de contact à un seul dans l’entreprise et installez un point d’assainissement pour réduire l’exposition à cet endroit. Revoir les méthodes de travail standard et s’adapter aux critères de distanciation physique. Cela nécessiterait de discuter avec les travailleurs de nouvelles dispositions en matière d’horaires. En outre, préparez-vous à une augmentation de l’absentéisme.

• Processus (opérations commerciales) Demandez aux travailleurs de se porter volontaires pour veiller à ce que les points d’hygiène soient bien approvisionnés tous les jours, établir une station de vérification de la température à l’entrée pour tous les travailleurs/fournisseurs/clients/visiteurs, consulter quotidiennement les fournisseurs et les clients pour évaluer leur situation et tout changement survenu, et s’assurer que tout le monde connaît les moyens de rester en sécurité à la maison .

• Profits (génération de revenus) Calculez les coûts opérationnels quotidiens (salaires, loyers, fournitures, etc.) et faites des simulations en fonction des besoins financiers en cas de perturbations majeures. Remarquez également les possibilités d’augmenter les ventes. Discutez avec les principaux fournisseurs de la disponibilité de sources alternatives et mettez en place des accords à cet effet.

• Partenariats (environnement favorable à la réalisation d’activités commerciales) Concluez un accord avec d’autres propriétaires de PME pour partager les mesures et les pratiques de sécurité pour chacune de leurs entreprises. Convenez d’un ensemble commun de procédures pour assurer la sécurité des travailleurs et partagez le coût de l’obtention d’informations sur la manière de traiter les questions liées au lieu de travail, telles que les modifications du temps de travail, les licenciements éventuels et d’autres questions liées aux ressources humaines.

Listes de contacts :

• Numéros de contact des autorités et des tiers (police, services d’urgence, pompiers, hôpitaux les plus proches, compagnie d’assurance)

• Liste des travailleurs, leur poste et leurs coordonnées (téléphone portable et adresse électronique) ainsi que les coordonnées d’urgence des travailleurs.

• Liste des clients, fournisseurs, entrepreneurs et organismes gouvernementaux avec lesquels le propriétaire a travaillé, y compris la personne à contacter et ses coordonnées (téléphone portable, adresse électronique et adresse postale).

• Méthodes de communication pour se connecter avec les travailleurs pendant la crise du COVID-19 (Facebook, WhatsApp, etc.)

• Organigramme d’appel d’urgence du personnel

Mises à jour :

• Revoir le plan de continuité d’activités chaque semaine pour en améliorer l’efficacité.

• mettre à jour les évaluations des risques, les stratégies de continuité des activités et les autres procédures

• Assurer l’amélioration continue de tous les processus inclus dans le plan de continuité des activités.

Outil

Même si des perturbations peuvent obliger des entreprises à fermer leurs portes, la vôtre n’a pas à le faire. Visez la stabilité opérationnelle en élaborant et en mettant en œuvre un plan de continuité d’activités à l’aide d’un outil simple comme SafetyCulture (anciennement iAuditor). SafetyCulture (iAuditor) est une plateforme numérique qui permet aux gens de travailler de manière sûre et efficace grâce à des listes de contrôle, des actions et des rapports depuis leurs téléphones mobiles.

En utilisant SafetyCulture (iAuditor), voici comment différentes entreprises à travers le monde ont atteint la continuité des affaires dans le cadre du COVID-19:

Se montrer fort face à la pandémie

Footasylumest un détaillant de mode sportive au Royaume-Uni, avec 70 magasins et plus de 2 700 employés dans tout le pays. En raison de l’épidémie de nouveau coronavirus, ils savaient qu’il était inévitable que les magasins de détail ferment sans savoir quand ils pourraient rouvrir en toute sécurité.

Ils ont utilisé SafetyCulture (iAuditor) pour rouvrir les magasins en toute sécurité en effectuant une vérification préliminaire COVID-19 de l’ouverture des magasins, ce qui a fourni un aperçu incroyablement rapide de l’état actuel des magasins et a permis de définir les actions à entreprendre pour contrôler les risques en matière de santé et de sécurité.

Maintenant que les magasins sont ouverts, l’équipe utilise SafetyCulture (iAuditor) pour surveiller l’activité quotidienne par le biais d’un contrôle quotidien des exigences COVID-19, donnant à la direction l’assurance qu’elle fait tout ce qui est raisonnablement possible pour garantir la sécurité de son personnel et de ses clients.

« Nous en sommes sortis en tant qu’équipe très forte, et la fierté est très grande », a déclaré Jane Buck, responsable des ressources humaines, de la santé et de la sécurité.

Agir à la vitesse de l’éclair pour protéger des centaines d’employés et des milliers de clients

Statewide Independent Wholesalers(SIW) est un grossiste en épicerie qui détient et livre des marchandises pour la plupart des grands supermarchés de Tasmanie, en Australie..Lorsque le COVID-19 a frappé, ils ont dû prendre des décisions rapidement en raison du risque qui était considérablement élevé.

Le géant de l’épicerie est resté entièrement concentré sur le respect des exigences d’hygiène et de distanciation de COVID-19, puisqu’il effectue environ 75 contrôles par semaine. Courtney Newman, responsable de la santé, de la sécurité et de l’environnement, a déclaré : « SafetyCulture (iAuditor) est un outil très utile pour cela. Il a fait une énorme différence dans notre collecte de données, ainsi que dans notre espace d’observation du comportement. »

Ils ont réussi à minimiser 6,5 heures de temps administratif, ce qui était utile lorsqu’ils avaient besoin de ce temps pour se tenir informés des dernières nouvelles et orientations. Courtney poursuit : « J’ai pris le programme SafetyCulture (iAuditor) et je l’ai utilisé comme je le voulais. Cela signifie que si l’une de nos équipes fait quelque chose de risqué, nous travaillons avec elle pour nous assurer qu’elle respecte les directives. »

Traverser la pandémie et au-delà avec sécurité, cohérence et qualité

Snooze Eateryest une chaîne de restaurants populaire qui compte 43 établissements aux États-Unis. Pendant l’une des périodes les plus incertaines pour les entreprises du secteur de l’hôtellerie, ils ont utilisé SafetyCulture (iAuditor) pour mettre en place une culture de la sécurité, de la cohérence et de la qualité.

Lors de la réouverture, l’équipe a créé un tout nouveau rôle, celui de « danseurs de la sécurité », chargés de nettoyer, d’assainir et de gérer la capacité du restaurant. Les clients pouvaient donc faire confiance aux normes de sécurité et de propreté du restaurant, et savourer un café en toute sérénité.

SafetyCulture (iAuditor) leur a permis de rassurer leurs employés et leurs invités à une époque où la confiance dans les espaces publics est faible en raison des risques potentiels pour la santé et la sécurité. Ils ne se contentent pas de mettre en œuvre les protocoles COVID-19 avec SafetyCulture (iAuditor)- C‘est une garantie pour la qualité de la nourriture et du service dans tous leurs sites.

« C’est un outil unique. Les inspections et les modèles vous font passer par une liste de contrôle, mais il vous oblige aussi à donner des preuves sous forme de photos et de notes, et à régler les choses sur place. Il vous oblige à respecter la norme la plus parfaite à tous égards. »

-Katie Birner, directrice générale adjointe du Snooze Eatery.

Importance

Operational risks are more than minor glitches, as they pose significant threats that can halt production and trigger regulatory breaches. Effective mitigation of operational risks builds a resilient foundation, ensuring continuity during disruptions. To ensure reliable, long-term growth, every internal process must be fortified with the right safeguards targeted towards comprehensively managing operational risks.

It’s crucial to address operational risks because they also have a lasting impact on shareholder value and total revenue. Implementing effective strategies and focusing on a data-driven approach improves decision-making and targets present or potential risks instead of second-guessing. Having a proactive approach allows teams to navigate unexpected challenges, maintaining a steady course for reliable and sustainable growth.

Key Components of an Operational Risk Mitigation Framework

A strong framework does more than prevent errors. It should be able to safeguard assets and reduce the likelihood and impact of operational disruptions to keep business processes running smoothly. With these fundamental elements, organizations can manage all types of operational threats while keeping the business stable, agile, and most importantly, ready to innovate.

Governance and oversight

This serves as the rulebook that establishes leadership, accountability, and policies guiding risk management. Strong governance defines roles and responsibilities, paving the way for better decision-making. It primarily prevents inconsistencies, which may lead to noncompliance and lack of accountability within the team.

Risk identification

It’s difficult to fix an unidentified problem. Workers at different organizational levels should constantly assess the workplace and internal processes to find what could go wrong before risks can escalate. Companies that remain blind to hazards are vulnerable to preventable disruption and lack of mitigation strategies for unforeseen safety incidents.

Risk assessment and measurement

Time and money tend to be wasted because they are diverted toward minor issues instead of critical, high-impact risks. By ranking threats based on probability and severity and applying risk-benefit analysis, companies can focus on addressing critical vulnerabilities that pose the greatest risk to continuity.

Risk mitigation and control

Prevention is the cornerstone of organizational stability. By implementing preemptive operational risk mitigation techniques based on the hierarchy of controls, companies create a proactive safety net. Instead of being reactive, they can successfully intercept threats and diminish their impact.

Incident investigation and management

Preventing every threat is not possible, but repeating a mistake is avoidable. When disruptions occur, the focus should shift from simple troubleshooting to comprehensive incident management. By addressing the source of the failure rather than the symptom, teams can implement solutions that prevent recurrence.

Monitoring and reporting

Unmonitored risks often escalate unnoticed until they result in a critical failure. Establishing monitoring mechanisms using performance metrics or health checks with regular inspections is vital to verify that preventive controls and mitigation strategies are effective and producing the intended results.

Risk culture and training

Every employee, from the top CEO to those in the frontlines, should understand that safety and accuracy are part of their jobs. Comprehensive risk management training should be treated as a fundamental requirement of operational integrity, discouraging workers from taking shortcuts for short-term productivity gains.

Best Practices for Mitigating Operational Risk

Building robust formal frameworks is only the start. Successful operational risk mitigation strategies rely on consistent and proactive everyday habits. Here are some practices which are often missed in the rush of daily work but are essential for closing the gaps that lead to avoidable errors.

• Conduct a “pre-mortem” brainstorm - Imagine what could go wrong before starting a task, or gather observations from previous incidents that affected operations. By discussing possible failures and their causes, teams can anticipate risks and prepare accordingly.

• Encourage accountability and transparency - Creating a safe way to report errors improves transparency and learning. If companies want to prevent repeat incidents, workers should be able to raise issues without fear of punishment.

• Rotate staff on critical tasks - Switching employees handling high-risk tasks reduces fatigue and dependency. It also builds flexibility, enabling team members to build critical skills to manage complex operations.

• Use checklists to confirm tasks - Require workers to follow and confirm steps by utilizing digital checklists with integrated risk management protocols . This streamlines workflows and enhances speed while significantly reducing human error.

• Standardize handover protocols - Consistent information sharing between shifts prevents miscommunication. Using standard operating procedures ensure that incoming teams are aware of task status, ongoing hazards, and potential risks.

• Conduct routine audits - On-the-spot walkthroughs are a good way to discuss processes while identifying real-time risks. By engaging frontline staff in their environment, safety protocols remain relevant and aligned with daily realities.

• Simplify visual management - Replace lengthy manuals with high-visibility signs, color-coded zones, and simplified workcharts. If workers have to leave their station to look up rules, they would most likely forgo it.

Link Contracting, a UK-based maintenance and construction firm, leverages a digital platform to strengthen their safety standards during expansion. This allowed them to digitize inspection and incident reporting, improving their risk mitigation techniques that halved safety incidents and reduced insurance premiums. This also fosters a company-wide safety culture that empowers frontline workers to be more proactive in identifying and handling hazards.