Votre guide infaillible pour créer une matrice de décision

Une matrice de décision est utile pour :

• garantir l’objectivité dans la prise de décision;
• en fournissant un aperçu clair des options disponibles ;
• éliminer rapidement les choix non viables ;
• la hiérarchisation des facteurs et des tâches essentiels ;
• peser le pour et le contre de chaque option ; et
• résoudre les problèmes de manière logique.

Quand l’utiliser ?

Comme toute méthode, une matrice de décision fonctionne mieux lorsqu’elle est utilisée de la bonne manière. Les équipes peuvent maximiser les capacités d’une matrice de décision lorsque :

• comparer des options avec un ensemble de critères similaires ;
• en réduisant plusieurs options à une seule ;
• la quantification du poids des facteurs importants
• de prendre des décisions en toute logique.

Cette matrice fonctionne mieux dans les situations qui ne nécessitent qu’une seule option de travail, comme le choix d’un nouveau produit à lancer. Elle permet également de trouver la meilleure solution à un problème urgent sur le lieu de travail.

Comment réaliser une matrice de prise de décision ?

Cette section présente un guide étape par étape pour la création d’une matrice de décision. Elle suit le format standard d’une matrice de décision pondérée.

1. Liste des options

Commencez à construire une matrice de décision en rédigeant une liste des choix entre lesquels vous allez décider. Par exemple, notez les fournisseurs avec lesquels vous souhaitez travailler pour un projet d’infrastructure.

Facilitez cette étape en demandant l’avis de l’équipe au préalable ou en faisant un brainstorming sur les options lors des réunions d’équipe.

2. Établir les critères

L’étape suivante consiste à noter les facteurs cruciaux pour la décision. Il est préférable d’inclure les facteurs cruciaux pour décider du meilleur itinéraire. Disposer d’un ensemble de critères vous aide à sélectionner la meilleure option et à éviter la subjectivité dans la prise de décision.

Si la liste des critères est trop longue, il faut la réduire à un nombre plus restreint de priorités en utilisant des outils de vote multiple et de réduction de liste.

3. Créer la matrice

Après avoir consolidé les choix et les facteurs à prendre en compte, vous pouvez commencer à construire la matrice de décision. Sa structure tabulaire vous permet de voir plusieurs possibilités lors de l’évaluation des options.

Tout d’abord, remplissez la ligne supérieure avec les options. Ensuite, écrivez les critères de décision dans les colonnes. Il devrait ressembler au tableau 1.

Tableau 1. Squelette initial de la matrice de décision

4. Attribuer un poids à chaque critère

L’étape suivante, après avoir construit le squelette de la matrice de décision, consiste à ajouter un poids à chaque facteur. Cette partie quantifie l’importance d’un critère dans la décision finale.

Vous pouvez classer chaque facteur en fonction du nombre de considérations qu’il comporte. Un exemple classique est l’utilisation de l’échelle 1-5, 5 étant le facteur le plus important et 1 le moins important.

Le tableau 2 montre à quoi ressemblera la matrice de décision après ce nouvel ajout.

Tableau 2. Matrice de décision avec poids assigné

5. Évaluer chaque option en fonction des critères établis

Après avoir classé chaque facteur, vous devez peser chaque option par rapport aux critères. Posez-vous la question suivante : comment votre vivier de sélection se mesure-t-il aux aspects essentiels de votre décision finale ?

Vous trouverez ci-dessous des exemples de fourchettes de notation de chaque alternative par rapport à une série de critères :

• Échelle de 1 à 3 (1 = faible, 2 = moyen, 3 = élevé)
• Échelle de 1 à 5 (1 = le moins important, 5 = le plus important)
• Échelle 1-4-9 (1 = faible priorité, 4 = priorité moyenne, 9 = haute priorité)

6. Multiplier le score par le poids

Après avoir noté toutes les options, vous devez multiplier le score par le poids attribué à l’étape 4. Les chiffres obtenus indiquent le score pondéré, c’est-à-dire la note de chaque option par rapport aux critères établis.

7. Calculer la note globale

Enfin, une fois que les scores pondérés sont complets, il est temps de les combiner. Trouvez le score total en additionnant les points pondérés de chaque option. L’alternative ayant obtenu le plus grand nombre de points devient votre meilleur itinéraire en fonction de vos critères.

Notez que la décision finale reste entre vos mains. Cette matrice de décision est simplement un outil qui vous aidera à sélectionner le meilleur choix si vous souhaitez évaluer vos options de manière objective.

Matrice de décision exemple

Voici un exemple pour mieux illustrer le fonctionnement d’une matrice de décision.

Dans cette situation, vous êtes un chef de projet qui doit engager une agence de construction pour un projet de bâtiment commercial. Pour mener à bien ce projet, vous recherchez les éléments suivants dans une agence, du plus important au moins important :

1. Expérience: Depuis combien de temps travaillent-ils dans le secteur ? Quelle est leur réputation dans les milieux professionnels ?
2. Avis des clients: Que disent leurs clients de leur service ?
3. Expertise: Dans quels bâtiments se spécialisent-ils ?
4. Le rapport coût-efficacité: Combien devez-vous débourser pour ce projet ?

Vous avez réduit vos options à l’Agence 1, l’Agence 2 et l’Agence 3. Si vous tracez ces options sur une matrice de décision, voici à quoi elles ressembleraient :

Tableau 3. Exemple de matrice de décision initiale

Après des semaines de recherche, voici ce que vous avez trouvé sur les trois agences de construction :

• L’agence 1 est assez chère, mais elle a des avis très positifs de ses clients et une bonne expérience du secteur. Elle est toutefois spécialisée dans les bâtiments résidentiels.
• L’Agence 2 est spécialisée dans les bâtiments commerciaux et est rentable. Cependant, il manque d’expérience. En outre, il obtient des notes moyennes dans les commentaires des clients.
• L’Agence 3 n’est pas la plus chère, mais elle n’est pas la plus rentable des trois options. Elle bénéficie de bonnes critiques de la part de ses clients et possède une expérience et des compétences considérables dans le domaine des bâtiments commerciaux.

Pour cette matrice de décision, vous utiliserez les échelles suivantes :

• Pondération: 1 = le moins important, 4 = le plus important
• Classement: 1 = faible, 2 = passable/moyen, 3 = élevé

En utilisant les informations énumérées dans cette section, observez les scores initiaux du tableau 4.

Tableau 4. Exemple de matrice de décision avec les scores initiaux

Cependant, le calcul ne s’arrête pas là. Vous devez multiplier le poids par les points, comme indiqué à l’étape 6. Les scores pondérés qui en résultent sont présentés dans le tableau 5.

Tableau 5. Exemple de matrice de décision avec des scores pondérés

Après avoir calculé les scores pondérés, il est temps de les additionner. Le tableau 6 montre comment procéder.

Tableau 6. Exemple de matrice de décision avec des scores totaux

En additionnant le score total, l’agence 3 apparaît comme la meilleure option pour l’entreprise avec un total de 26 points.

Autres types de matrices de décision

Outre la matrice de décision pondérée, les équipes peuvent également explorer deux autres types de matrices de décision : la matrice de décision Pugh et la matrice de décision Eisenhower.

Matrice de décision Pugh

La matrice de décision Pugh est un outil conçu par le scientifique écossais Stuart Pugh pour formaliser le processus de prise de décision. Il permet aux équipes de choisir une opportunité d’amélioration à poursuivre en les évaluant les unes par rapport aux autres.

Cette matrice suit les mêmes étapes que la matrice de décision ci-dessus, mais avec une différence à l’étape 5. Au lieu d’une échelle de 1 à 5, elle définit une ligne de base et évalue chaque option par rapport à cette ligne de base comme étant meilleure (+), identique (0 ou s) ou pire (-). Le tableau 7 présente un exemple de ce système d’évaluation.

Tableau 7. Matrice de décision Pugh

Matrice de décision Eisenhower

La matrice de décision Eisenhower a été conçue par l’ancien président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower. Cette matrice de décision, également connue sous le nom de matrice urgence-importance, l’a aidé à organiser ses tâches et à prendre des décisions difficiles pendant son mandat.

Fidèle à son nom, la matrice de décision Eisenhower permet de trier les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. En travaillant dans cet ordre, les gens peuvent maximiser leur productivité.

Cette matrice, comme indiqué ci-dessous, est composée de quatre quadrants :

1. Traitez en priorité : faites d’abord les tâches importantes le jour même.
2. Planifiez: inscrivez les tâches importantes mais non urgentes sur votre calendrier.
3. Déléguez: Confiez à quelqu’un des tâches moins importantes mais urgentes.
4. Supprimez: Éliminez les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes.

Conseils pour l’élaboration d’une matrice de prise de décision

Une matrice de décision multicritères est un excellent outil pour visualiser la façon dont les options se comparent les unes aux autres en fonction d’une série de critères. Pour maximiser son efficacité, voici quelques conseils que vous pouvez suivre :

• Raccourcissez votre liste d’options grâce à des outils tels que le vote multiple et la réduction de liste.
• Tenez compte des aspects suivants lorsque vous formulez vos propres critères de décision :
  • la faisabilité ;
  • efficacité ;
  • capacité ;
  • le coût (argent, ressources, etc.) ;
  • le temps nécessaire
  • le soutien (de la direction, de l’équipe, etc.).
• Soyez clair et précis dans les mots que vous utilisez lorsque vous définissez des critères. Par exemple, certaines personnes pourraient confondre le critère « coût » avec « faible coût », ce qui est souhaitable. Évitez cela en le reformulant avec « rentabilité » à la place.
• Placez l’extrémité que vous choisiriez le plus probablement à l’extrémité supérieure de l’échelle (3 ou 5).
• Fournissez toujours une description sur l’échelle de notation pour éviter toute confusion. Par exemple, vous pouvez spécifier 1 comme la priorité la plus basse et 5 comme la priorité la plus élevée.