Qu’est-ce qu’un guide de reprise des activités ?
Un guide de reprise des activités d’entreprise est un outil qui permet de documenter un ensemble de procédures qui aident les entreprises à rétablir éventuellement un fonctionnement normal après une urgence ou une perturbation importante (par exemple, les catastrophes et les pandémies). Il aide l’équipe de gestion à identifier les mesures nécessaires pour permettre la réouverture de toutes les fonctions organisationnelles clés et assurer une utilisation sûre des installations pour les employés et les clients.
En tant qu’outil essentiel de outil de gestion des risques qui aide à la planification de la continuité des activités, le guide de reprise des activités donne aux chefs d’entreprise l’occasion d’évaluer comment ils peuvent se remettre sur les rails aussi sûrement et rapidement que possible dans un environnement post-crise. Pour y parvenir, un plan de réouverture de l’entreprise doit inclure :
- des stratégies pour reprendre les activités commerciales dans les meilleurs délais ;
- une description des principales ressources, des équipements et des responsabilités individuelles nécessaires à la reprise des opérations ;
- les objectifs du plan ;
- les directives d’action nécessaires à la réalisation des mesures prévues
- un calendrier de révision périodique pour évaluer l’efficacité du plan de réouverture des entreprises.
Importance de la planification de la rouverture d’une entreprise
L’laboration de plans de rouverture des entreprises peut y contribuer :
- fournir une meilleure comprhension de l’ampleur des effets d’un vnement/incident sur l’entreprise ;
- valuer l’impact de la perturbation sur les travailleurs et leurs familles et dterminer comment les soutenir lors de la rouverture de l’entreprise ;
- mettre en vidence les mesures correctives immdiates ncessaires pour rpondre aux proccupations urgentes ;
- identifier les adaptations du lieu de travail qui peuvent tre ncessaires pour aider les employs s’adapter lors de leur rinsertion dans le monde du travail ;
- fournir des donnes commerciales prcieuses sur la faon de faire face des situations similaires l’avenir ; et
- crer une culture de la rsilience et du rtablissement au sein de l’organisation.
5 lments cls pour une rouverture des entreprises efficaces
Les lments suivants sont essentiels pour garantir une planification efficace de la rouverture ou de la reprise des activits :
1. Analyse de l’impact sur l’entreprise des processus et systmes critiques
Un lment fondamental de la planification de la rouverture des entreprises est l’identification et l’impact l’analyse des processus et des systmes les plus critiques. Le fait de les connatre et de connatre leur criticit permettra de planifier et d’tablir des priorits de manire efficace. Si l’on ne parvient pas identifier les processus et systmes critiques, on risque de gaspiller des efforts et des ressources, ce qui entranera des retards supplmentaires dans le retour la normale.
2. Employs, clients et partenaires commerciaux
Toute planification de la rouverture d’une entreprise doit tenir compte de l’apport, de la participation et de l’impact sur les employs, les clients et les partenaires commerciaux. Une perturbation de leur vie affecte directement les processus critiques de l’entreprise, c’est pourquoi il est important de travailler avec eux la reprise des activits et la planification d’urgence.
3. valuation des installations
Les entreprises qui ont d fermer des installations devraient effectuer des valuations de l‘tat des installations.valuation de l’tat des installations pour s’assurer que les systmes du btiment fonctionnent correctement et que des mesures de scurit sont en place pour attnuer les risques pour les employs et les processus oprationnels.
4. Communications inclusives
La communication pendant la phase de rouverture doit tre aussi inclusive que possible pour contribuer crer un environnement de travail favorable qui cherche comprendre et tre compris. Des employs aux fournisseurs, toutes les personnes impliques dans l’entreprise doivent tre tenues au courant des dveloppements qui les concernent. Des canaux de communication ouverts doivent tre disponibles pour les aider, ainsi que les membres de l’quipe de planification de la reprise des activits, travailler ensemble dans une situation difficile.
5. Les leons apprises
De nombreux enseignements peuvent tre tirs de chaque phase de la gestion et du rtablissement d’une situation d’urgence. La documentation du processus de planification de la rouverture de l’entreprise aidera identifier les leons apprises, bonnes et mauvaises, et contribuera grandement la gestion d’autres crises lorsqu’elles se produiront.
Utilisation de guide de reprise des activits dans un monde post-confinement.
Au fur et mesure que les entreprises se rtablissent et que les employs se prparent reprendre le travail aprs la leve des restrictions, les chefs d’entreprise sont confronts la difficult de relancer les activits et d’aider la main-d’uvre qui rintgre le march s’adapter la nouvelle normalit, tout en tirant le meilleur parti de ressources en diminution.
Pour maximiser la reprise tout en assurant le redmarrage rgulier des processus internes et la protection de la sant des employs, les dirigeants devront jeter les bases de la reprise des activits post-pandmie afin de s’assurer que les mesures ncessaires sont en place pour les aider rester viables, mme au lendemain d’une pandmie.
Grce des plans de rouverture d’entreprise soigneusement conus, les employeurs peuvent laborer des stratgies et des procdures pour aider rcuprer les systmes perturbs, maintenir les oprations essentielles et garantir la protection de la sant et du bien-tre des employs.
Quels contrles les employeurs doivent-ils envisager pour la rouverture d’une entreprise aprs un confinement ?
Formation d’un comit
La formation d’un comit peut contribuer l’excution des plans de reprise des activits existants (le cas chant) et l’valuation de l’impact physique, conomique et social de la pandmie sur l’organisation. Les actions de rouverture des entreprises doivent tre ajustes en fonction de l’impact et des circonstances relles.
Mise en uvre de mesures appropries de retour au travail
Si des membres de l’entreprise ont t exposs au COVID-19 mais en sont sortis indemnes, il convient de dfinir des directives de retour au travail appropries afin de les aider s’adapter lors de leur rinsertion dans le monde du travail.
Mise en uvre d’une distanciation sociale intermittente au-del des confinements
Des restrictions continues, telles que des mesures de distanciation sociale, pourraient devoir tre mises en place par intermittence jusqu’en 2022, ont averti des scientifiques dans une analyse qui suggre qu’il pourrait y avoir des rsurgences du COVID-19 pour les annes venir. Dans ce contexte, les entreprises devront examiner les lignes directrices du CDC sur la distanciation sociale et valuer comment elles peuvent la mettre en uvre sur leur lieu de travail.
Fournir l’accs des installations toujours propres et dsinfectes
Les programmes de nettoyage rgulier des lieux de travail devront peut-tre tre plus minutieux afin de renforcer la protection des employs contre les infections virales. Les zones frquentes par les travailleurs ou d’autres personnes (par exemple, les visiteurs de vos locaux) doivent tre nettoyes et dsinfectes plus souvent afin de donner aux employs un sentiment de scurit lorsqu’ils travaillent. Les fournitures d’hygine telles que le savon, l’eau et le papier toilette doivent galement tre correctement stockes tout moment.
Envisager la restructuration de la faon dont les gens travaillent
Les rglementations en matire de distanciation sociale visant lutter contre la pandmie de coronavirus ont contraint des millions d’employs travailler distance. Il reste voir si cela entranera un changement permanent des modalits de travail, mais pour faire face de manire proactive ces changements, les entreprises pourraient tre amenes restructurer le mode de travail des employs comme stratgie pour attnuer le risque de futures pidmies.
Se tenir au courant des orientations locales et des CDC sur le coronavirus
Il est important que les entreprises se tiennent au courant des derniers dveloppements concernant la pandmie. Les orientations et les directives des autorits locales et du CDC s’adapteront l’volution des circonstances. Les entreprises doivent donc veiller les revoir afin de renforcer les plans de rouverture des entreprises.
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