Guide de reprise des activités

Outil d'aide à la reprise des activités dans une économie post-confinement

Guide de reprise des activités après une pandémie

Published 22 Juin 2022

Qu'est-ce qu'un guide de reprise des activités ?

Un guide de reprise des activités d'entreprise est un outil qui permet de documenter un ensemble de procédures qui aident les entreprises à rétablir éventuellement un fonctionnement normal après une urgence ou une perturbation importante (par exemple, les catastrophes et les pandémies). Il aide l'équipe de gestion à identifier les mesures nécessaires pour permettre la réouverture de toutes les fonctions organisationnelles clés et assurer une utilisation sûre des installations pour les employés et les clients.

En tant qu’outil essentiel de outil de gestion des risques qui aide à la planification de la continuité des activités, le guide de reprise des activités donne aux chefs d’entreprise l’occasion d’évaluer comment ils peuvent se remettre sur les rails aussi sûrement et rapidement que possible dans un environnement post-crise. Pour y parvenir, un plan de réouverture de l’entreprise doit inclure :

  • des stratégies pour reprendre les activités commerciales dans les meilleurs délais ;
  • une description des principales ressources, des équipements et des responsabilités individuelles nécessaires à la reprise des opérations ;
  • les objectifs du plan ;
  • les directives d’action nécessaires à la réalisation des mesures prévues
  • un calendrier de révision périodique pour évaluer l’efficacité du plan de réouverture des entreprises.

Importance de la planification de la réouverture d’une entreprise

L’élaboration de plans de réouverture des entreprises peut y contribuer :

  • fournir une meilleure compréhension de l’ampleur des effets d’un événement/incident sur l’entreprise ;
  • évaluer l’impact de la perturbation sur les travailleurs et leurs familles et déterminer comment les soutenir lors de la réouverture de l’entreprise ;
  • mettre en évidence les mesures correctives immédiates nécessaires pour répondre aux préoccupations urgentes ;
  • identifier les adaptations du lieu de travail qui peuvent être nécessaires pour aider les employés à s’adapter lors de leur réinsertion dans le monde du travail ;
  • fournir des données commerciales précieuses sur la façon de faire face à des situations similaires à l’avenir ; et
  • créer une culture de la résilience et du rétablissement au sein de l’organisation.

5 éléments clés pour une réouverture des entreprises efficaces

Les éléments suivants sont essentiels pour garantir une planification efficace de la réouverture ou de la reprise des activités :

  1. Analyse de l’impact sur l’entreprise des processus et systèmes critiques

    Un élément fondamental de la planification de la réouverture des entreprises est l’identification et l’impact l’analyse des processus et des systèmes les plus critiques. Le fait de les connaître et de connaître leur criticité permettra de planifier et d’établir des priorités de manière efficace. Si l’on ne parvient pas à identifier les processus et systèmes critiques, on risque de gaspiller des efforts et des ressources, ce qui entraînera des retards supplémentaires dans le retour à la normale.

  2. Employés, clients et partenaires commerciaux

    Toute planification de la réouverture d’une entreprise doit tenir compte de l’apport, de la participation et de l’impact sur les employés, les clients et les partenaires commerciaux. Une perturbation de leur vie affecte directement les processus critiques de l’entreprise, c’est pourquoi il est important de travailler avec eux à la reprise des activités et à la planification d’urgence.

  3. Évaluation des installations

    Les entreprises qui ont dû fermer des installations devraient effectuer des évaluations de l‘état des installations.évaluation de l’état des installations pour s’assurer que les systèmes du bâtiment fonctionnent correctement et que des mesures de sécurité sont en place pour atténuer les risques pour les employés et les processus opérationnels.

  4. Communications inclusives

    La communication pendant la phase de réouverture doit être aussi inclusive que possible pour contribuer à créer un environnement de travail favorable qui cherche à comprendre et à être compris. Des employés aux fournisseurs, toutes les personnes impliquées dans l’entreprise doivent être tenues au courant des développements qui les concernent. Des canaux de communication ouverts doivent être disponibles pour les aider, ainsi que les membres de l’équipe de planification de la reprise des activités, à travailler ensemble dans une situation difficile.

  5. Les leçons apprises

    De nombreux enseignements peuvent être tirés de chaque phase de la gestion et du rétablissement d’une situation d’urgence. La documentation du processus de planification de la réouverture de l’entreprise aidera à identifier les leçons apprises, bonnes et mauvaises, et contribuera grandement à la gestion d’autres crises lorsqu’elles se produiront.

     

Utilisation de guide de reprise des activités dans un monde post-confinement.

Au fur et à mesure que les entreprises se rétablissent et que les employés se préparent à reprendre le travail après la levée des restrictions, les chefs d’entreprise sont confrontés à la difficulté de relancer les activités et d’aider la main-d’œuvre qui réintègre le marché à s’adapter à la « nouvelle normalité », tout en tirant le meilleur parti de ressources en diminution.

Pour maximiser la reprise tout en assurant le redémarrage régulier des processus internes et la protection de la santé des employés, les dirigeants devront jeter les bases de la reprise des activités post-pandémie afin de s’assurer que les mesures nécessaires sont en place pour les aider à rester viables, même au lendemain d’une pandémie.

Grâce à des plans de réouverture d’entreprise soigneusement conçus, les employeurs peuvent élaborer des stratégies et des procédures pour aider à récupérer les systèmes perturbés, maintenir les opérations essentielles et garantir la protection de la santé et du bien-être des employés.

Quels contrôles les employeurs doivent-ils envisager pour la réouverture d’une entreprise après un confinement ?

Formation d’un comité

La formation d’un comité peut contribuer à l’exécution des plans de reprise des activités existants (le cas échéant) et à l’évaluation de l’impact physique, économique et social de la pandémie sur l’organisation. Les actions de réouverture des entreprises doivent être ajustées en fonction de l’impact et des circonstances réelles.

Mise en œuvre de mesures appropriées de retour au travail

Si des membres de l’entreprise ont été exposés au COVID-19 mais en sont sortis indemnes, il convient de définir des directives de retour au travail appropriées afin de les aider à s’adapter lors de leur réinsertion dans le monde du travail.

Mise en œuvre d’une distanciation sociale intermittente au-delà des confinements

Des restrictions continues, telles que des mesures de distanciation sociale, pourraient devoir être mises en place par intermittence jusqu’en 2022, ont averti des scientifiques dans une analyse qui suggère qu’il pourrait y avoir des résurgences du COVID-19 pour les années à venir. Dans ce contexte, les entreprises devront examiner les lignes directrices du CDC sur la distanciation sociale  et évaluer comment elles peuvent la mettre en œuvre sur leur lieu de travail.

Fournir l’accès à des installations toujours propres et désinfectées

Les programmes de nettoyage régulier des lieux de travail devront peut-être être plus minutieux afin de renforcer la protection des employés contre les infections virales. Les zones fréquentées par les travailleurs ou d’autres personnes (par exemple, les visiteurs de vos locaux) doivent être nettoyées et désinfectées plus souvent afin de donner aux employés un sentiment de sécurité lorsqu’ils travaillent. Les fournitures d’hygiène telles que le savon, l’eau et le papier toilette doivent également être correctement stockées à tout moment.

Envisager la restructuration de la façon dont les gens travaillent

Les réglementations en matière de distanciation sociale visant à lutter contre la pandémie de coronavirus ont contraint des millions d’employés à travailler à distance. Il reste à voir si cela entraînera un changement permanent des modalités de travail, mais pour faire face de manière proactive à ces changements, les entreprises pourraient être amenées à restructurer le mode de travail des employés comme stratégie pour atténuer le risque de futures épidémies.

Se tenir au courant des orientations locales et des CDC sur le coronavirus

Il est important que les entreprises se tiennent au courant des derniers développements concernant la pandémie. Les orientations et les directives des autorités locales et du CDC s’adapteront à l’évolution des circonstances. Les entreprises doivent donc veiller à les revoir afin de renforcer les plans de réouverture des entreprises.

 

Un outil numérique pour aider les travailleurs à s’adapter à la « nouvelle normalité ».

Très bientôt, les entreprises se relèveront et la main-d’œuvre pourra revenir, mais il y aura une « nouvelle normalité ». Pour aider les organisations et les employés à planifier la manière dont ils peuvent s’adapter progressivement, iAuditor de SafetyCulture fournit des modèles numériques gratuits de plan de réouverture d’entreprise qui peuvent être complétés sur des appareils mobiles ou sur un ordinateur de bureau.

Avec iAuditor de SafetyCulture, vous pouvez :

  • téléchargez et personnalisez gratuitement des modèles de guide de reprise des activités, convertissez vos modèles papier existants à notre format numérique via smart scan, ou créez votre propre modèle à partir de zéro avec notre créateur de modèles par glisser-déposer ;
  • permettre la collaboration entre les principales parties prenantes pour travailler simultanément sur les plans de réouverture des entreprises et discuter des solutions nécessaires ;
  • assigner des actions (avec des notifications automatisées) avec des niveaux de priorité au personnel assigné pour s’assurer qu’elles sont complétées à temps ;
  • permettre des signatures numériques pour l’approbation du plan de réouverture de l’entreprise ;
  • générer et partager automatiquement des plans de réouverture d’entreprise accomplis aux équipes de direction ;
  • recueillir des données cruciales qui peuvent contribuer à informer/améliorer les plans de préparation à la pandémie ; et
  • utiliser iAuditor gratuitement avec de petites équipes. Rapports et stockage illimités pour les comptes premium.

Pour vous aider à démarrer, nous avons compilé des modèles de listes de contrôle pour faciliter la planification de la reprise des activités.