Published 12 Juil 2021
Qu'est-ce qu'un ordre de travail ?
Un ordre de travail est utilisé pour autoriser l'entretien, la réparation ou d'autres types de travaux confiés à une personne ou à un groupe de personnes ayant les connaissances et les compétences appropriées. Il permet d'enregistrer les détails du client, les principales tâches et les délais, ainsi que les coûts des services et du matériel. Les formulaires de ordres de travail sont couramment utilisés dans le secteur des services sur le terrain pour attribuer et communiquer les détails du travail aux techniciens de terrain. Une documentation appropriée des demandes des clients permet de suivre l'avancement des travaux, de programmer et d'allouer les ressources nécessaires à la maintenance et d'éviter les litiges.
Ordre de travail
Un ordre de travail est utilisé pour documenter et communiquer les demandes de travail, et autoriser les techniciens de terrain à effectuer le travail. Ce modèle peut être utilisé pour suivre le type de travail requis, les ressources nécessaires et le coût de réalisation d'un projet/demande. Utilisez ce ordre de travail en suivant les étapes suivantes :
- Décrivez le ordre de travail ou la demande ;
- Documentez toutes les informations nécessaires telles que le nom, l'adresse et les coordonnées ;
- Dressez la liste de toutes les tâches nécessaires pour mener à bien la demande (main-d'œuvre, matériaux et coûts)
- Assignez des tâches aux techniciens sur le terrain avant l'envoi
- Validez le ordre de travail en obtenant la signature électronique du client avant de commencer les travaux.
Cet article couvrira: 1) le format idéal d’un ordre de travail; 2) 5 avantages de l’utilisation d’un logiciel pour vos modèles de ordres de travail; et 3) 3 modèles gratuits pour vos ordres de travail.
Ordre de travail : 6 composantes essentielles
Les modèles de ordres de travail ont des composantes variables en fonction de leur objectif. Toutefois, pour éviter les divergences et les retards dans les projets, il convient de ne pas négliger certains éléments.
- Description du travail demandé
Les modèles de ordres de travail doivent comporter une description claire de la manière de réaliser la tâche requise. Pour éviter les divergences et les reprises, il doit inclure le service exact requis, les pièces ou matériaux spécifiques nécessaires et/ou le résultat final souhaité. - Nom de la personne/service chargé d’accomplir le travail demandé
Les personnes ou services autorisés par le client à effectuer les travaux requis sont énumérés ici. Selon la gravité et l’ampleur de la tâche, il peut s’agir d’une seule personne, d’un groupe de personnes ou d’un service entier. Toutes les personnes ou tous les services énumérés ici doivent faire l’objet d’un accord avant que le travail ne soit effectué. - Informations sur les clients et disponibilité
Le nom complet du client, ses coordonnées et son calendrier de disponibilité sont indiqués dans le formulaire de commande de travail afin que le technicien/la personne chargée du travail puisse communiquer ses préoccupations au client ou lui demander des informations supplémentaires si nécessaire. - Coût des travaux et des matériaux requis
Les prix des matériaux et des services doivent être inclus dans le formulaire de commande de travail afin de fixer correctement les attentes des deux parties. La plupart des formulaires de commande de travaux comprennent également une ventilation des coûts tels que les taxes, le montant total et le montant partiel. - Calendrier et échéancier
Les délais doivent être convenus dès le départ par le client et la personne/service effectuant le travail afin de gérer leurs attentes et de permettre l’allocation du budget. Un travail qui prend trop de temps ou qui ne respecte pas les délais peut entraîner un dépassement du budget. Un calendrier aide les deux parties à suivre les heures de travail passées et à gérer les coûts. - Signature autorisée
Les signatures des signataires autorisés font office de cachet d’approbation et habilitent les personnes ou services désignés à effectuer les travaux requis. Un ordre de travail signé indique un accord entre le client et la personne ou le service assigné concernant les détails indiqués dans le formulaire.
SafetyCulture (iAuditor) logiciel de ordres de travail: 5 avantages
Il peut être difficile de tenir le personnel clé au courant des demandes de produits et services par le biais de rapports sur papier. Rationalisez les ordres de travail en utilisant SafetyCulture (iAuditor), la première application d’inspection numérique au monde, et profitez de ces avantages:
- Créez facilement vos propres modèles de ordres de travail
Créez et personnalisez des modèles de ordres de travail réutilisables et numérisés dans l’application SafetyCulture (iAuditor). Incluez le logo de votre entreprise et personnalisez vos ordres de travail en fonction des besoins de votre entreprise. - Confirmez et autorisez les ordres de travail
Permettez aux clients de confirmer leurs ordres de travail au moyen de signatures électroniques. Nul besoin d’imprimer les ordres de travail! - Nul besoin de ressaisir les données
Toutes vos données sont automatiquement sauvegardées en ligne. Les modèles complétés peuvent être générés dans des rapports de différents formats à des fins d’archivage. Vous pouvez également les envoyer aux clients sous forme de copies de réception. - Aucune perte de données
Les modèles et les rapports sont automatiquement sauvegardés dans le nuage pour consultation ultérieure. Pas besoin de s’inquiéter de la perte de données! - Vérifiez facilement le statut des ordres de travail
Vérifiez l’état des ordres de travail compilés sur votre téléphone ou tablette. Pour des délais d’exécution plus courts, vous pouvez attribuer instantanément des tâches au personnel concerné afin de compléter les ordres de travail.
Modèles de ordres de travail
Ordre de travail de maintenance
Un modèle d'ordre de travail d'entretien est un outil utilisé pour décrire l'ordre ou les demandes d'entretien. Ce modèle peut être utilisé par les mécaniciens et les entreprises de réparation de services pour traiter les commandes des clients et enregistrer les informations essentielles pour effectuer les travaux. Un modèle d'ordre de travail de maintenance peut servir de guide pour déterminer les matériaux, les ressources et les coûts nécessaires à l'exécution de la tâche.