Was ist eine Arbeitsauftrag Vorlage?
Eine Arbeitsauftrag Vorlage wird verwendet, um Wartungs-, Reparatur- oder andere Arten von Arbeiten zu genehmigen, die einer Person oder einer Gruppe von Personen mit entsprechenden Kenntnissen und Fähigkeiten zugewiesen werden. Sie hilft bei der Aufzeichnung von Kund*innendetails, wichtigen Aufgaben und Zeitplänen sowie Dienstleistungs- und Materialkosten. Arbeitsauftrag Vorlagen werden in der Außendienstbranche häufig verwendet, um Auftragsdetails an Außendiensttechniker*innen zuzuweisen und zu kommunizieren. Eine ordnungsgemäße Dokumentation der Kund*innenanforderungen hilft, den Arbeitsfortschritt zu verfolgen, die für die Wartung erforderlichen Ressourcen zu planen und zuzuweisen und Streitigkeiten zu vermeiden.
Arbeitsauftrag Vorlage: 6 Wesentliche Bestandteile
Arbeitsauftrag Vorlagen haben je nach ihrem Zweck unterschiedliche Komponenten. Um Diskrepanzen und Projektverzgerungen zu vermeiden, gibt es jedoch bestimmte Komponenten, die nicht bersehen werden sollten.
- Beschreibung der angeforderten Arbeit
Arbeitsauftragsvorlagen sollten eine klare Beschreibung haben, wie die erforderliche Aufgabe zu erfllen ist. Um Diskrepanzen und Nacharbeit zu vermeiden, sollte sie den genauen erforderlichen Service, bestimmte bentigte Teile oder Materialien und/oder das gewnschte Endergebnis enthalten. - Name der Person/Abteilung, die die angeforderte Arbeit ausfhren soll
Personen oder Abteilungen, die vom Kunden autorisiert sind, die erforderlichen Arbeiten durchzufhren, sind hier aufgefhrt. Je nach Dringlichkeit und Umfang der Aufgabe kann dies eine Person, eine Gruppe von Personen oder eine ganze Abteilung sein. Alle hier aufgefhrten Personen/Abteilungen mssen vereinbart werden, bevor eine Arbeit ausgefhrt wird. - Kundendetails und Verfgbarkeit
Der vollstndige Name des Kunden, die Kontaktdaten und der Terminplan der Verfgbarkeit werden im Arbeitsauftragsformular angegeben, so dass der beauftragte Techniker/die Person, die die Arbeit ausfhrt, Bedenken mit dem Kunden kommunizieren oder bei Bedarf zustzliche Informationen vom Kunden anfordern kann. - Arbeits- und Materialkosten Material- und Dienstleistungspreise mssen im Arbeitsauftrag Formular enthalten sein, um die Erwartungen fr beide Parteien korrekt festzulegen. Die meisten Arbeitsauftragsformulare enthalten auch eine Aufschlsselung der Kosten wie z.B. Steuern, Zwischensumme und Gesamtbetrag.
- Zeitleiste und Zeitplan
Zeitplne mssen zu Beginn zwischen dem Kunden und der Person/Abteilung, die die Arbeit ausfhrt, vereinbart werden, um sowohl ihre Erwartungen zu erfllen als auch die Budgetzuweisung zu ermglichen. Arbeiten, die zu viel Zeit in Anspruch nehmen oder den Termin berschreiten, knnen eine berschreitung des Budgets bedeuten. Ein Zeitplan hilft beiden Parteien, den berblick ber die aufgewendeten Arbeitsstunden zu behalten und die Kosten zu verwalten. - Autorisierte Unterschrift
Unterschriften von Bevollmchtigten fungieren als Genehmigungsstempel und ermchtigen beauftragte Personen oder Abteilungen zur Durchfhrung der erforderlichen Arbeiten. Ein unterschriebenes Arbeitsauftragsformular zeigt eine Vereinbarung zwischen dem Auftraggeber und der beauftragten Person/Abteilung bezglich der im Formular angegebenen Details an.
SafetyCulture (vormals iAuditor) als Software fr Arbeitsauftrge: 5 Vorteile
Es kann eine Herausforderung sein, wichtige Mitarbeiter in Bezug auf Produkt- und Serviceanfragen ber Papierberichte auf dem Laufenden zu halten. Optimieren Sie Ihre Arbeitsauftrge mit SafetyCulture (iAuditor), der weltweit fhrenden digitalen Inspektions-App, und profitieren Sie von diesen Vorteilen:
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Erstellen und Anpassen wiederverwendbarer, digitalisierter Arbeitsauftragsvorlagen in der SafetyCulture (iAuditor)-App. - Fgen Sie Ihr Firmenlogo ein und personalisieren
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Lassen Sie Kunden ihre Arbeitsauftrge durch elektronische Unterschriften besttigen. Sie brauchen keine Arbeitsauftragsformulare auszudrucken! - Keine erneute Dateneingabe mehr
Alle Ihre Daten werden automatisch online gespeichert. Fertige Vorlagen knnen zu Dokumentationszwecken Berichte in verschiedenen Formaten generiern. Sie knnen sie auch als Empfangskopien an Kunden versenden. - Kein Datenverlust
Vorlagen und Berichte werden automatisch in der Cloud zur spteren Verwendung gespeichert. Sie mssen sich keine Sorgen ber Datenverlust machen! - Einfaches Prfen des Status von Arbeitsauftrgen
berprfen Sie den Status von erstellten Arbeitsauftrgen auf Ihrem Handy oder Tablet. Fr schnellere Bearbeitungszeiten knnen Sie den entsprechenden Mitarbeitern sofort Aufgaben zuweisen, um die Arbeitsauftrge schnell zu erledigen.
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