Publication 1 Sep 2023
Qu'est-ce qu'un rapport de fin de poste ?
Un rapport de fin de poste est un document qui présente des informations essentielles sur le poste d'un travailleur. Les employés et les superviseurs utilisent souvent un formulaire de fin de poste pour communiquer toutes les tâches accomplies et en cours et pour signaler les problèmes rencontrés pendant le poste. À l'aide de ce document, ils peuvent informer la personne qui prendra la relève sur la sécurité, la qualité et les autres points à surveiller pendant son quart de travail, ce qui garantit un transfert de tâches sans heurts. Un rapport de fin d'équipe est idéal pour les secteurs qui doivent accomplir des tâches spécifiques au quotidien, comme les travailleurs de première ligne dans le commerce de détail, les soins de santé, la industrie et l'hôtellerie.
Dans cet article
- Objectif
- Éléments
- FAQ sur les rapports de travail
- Optimiser les méthodes de rapport de fin de poste avec SafetyCulture
- Modèle de rapport gratuits
Objectif
Un rapport de travail joue un rôle important pour assurer l’efficacité des opérations et des transitions d’un employé à l’autre. Il sert deux objectifs : l’établissement de rapports et la résolution de problèmes.
Parfois appelé rapport de fin de journée, ce document est avant tout un outil de communication qui informe les responsables des événements quotidiens qui se déroulent sur les postes de leurs employés. Ce rapport permet de combler les lacunes en matière d’information entre les équipes, en particulier les employés qui passent le relais à l’équipe suivante, et de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde concernant les objectifs communs.
En outre, un rapport EOS aide également les équipes à résoudre les problèmes dans leurs opérations quotidiennes. En donnant aux travailleurs une plateforme pour documenter les problèmes, ils se sentent habilités à les soulever et à les traiter efficacement avec l’aide du personnel adéquat. Ce dossier fournit également des indications pour aider la direction à éviter qu’ils ne se reproduisent sans cesse.
Éléments
Avant de rédiger un rapport de fin de poste, il est essentiel d’en connaître les principaux éléments. Chaque rapport EOS doit contenir les éléments suivants :
Informations sur les employés
La première section d’un rapport de fin de poste donne des détails de base sur l’employé qui a rempli le formulaire. Ces informations sont essentielles pour suivre les performances individuelles et responsabiliser les membres de l’équipe.
Vous trouverez ci-dessous la liste des détails essentiels à inclure dans votre rapport EOS :
- Nom de l’employé – Qui était la personne affectée au poste de travail ?
- Horaire de travail – Quand le travail de l’employé commence et se termine-t-il ?
- Date de remplissage – Quand et à quelle heure ont-ils rempli le formulaire ?
- Lieu – Où ont-ils travaillé pendant leur quart de travail (par exemple, sur place, à distance) ?
Tâches et responsabilités
Après avoir rempli les informations nécessaires sur les employés, l’étape suivante consiste à dresser la liste des tâches qui vous sont assignées pour la journée. Cette section résume ce qui s’est passé pendant la journée et fournit un aperçu des tâches et de l’état d’avancement à la fin de la journée. Ce faisant, les responsables peuvent suivre l’avancement des tâches confiées à leurs employés et rester sur la bonne voie pour atteindre leurs objectifs commerciaux.
Le statut des tâches varie souvent d’un lieu de travail à l’autre. Ceux qui sont énumérés ci-dessous sont les éléments de base pour vous aider à démarrer :
- Pas encore commencé
- En cours/en cours
- En attente/en attente
- Pour approbation/Attente d’approbation
- Terminé/Accompli
Problèmes et questions rencontrés
Inévitablement, les employés seront confrontés à des obstacles au cours de leur travail, qu’il s’agisse d’équipements défectueux ou de violations des protocoles de sécurité. Mais qu’ils soient petits ou grands, il est indispensable de signaler ces incidents dans le rapport de travail. Dans cette section, les employés peuvent décrire les problèmes qu’ils ont rencontrés et joindre des photos ou des vidéos pour illustrer leurs propos.
Cette documentation détaillée permet au personnel désigné de comprendre le problème et de le résoudre en conséquence. Il sert également de référence au cas où le problème se reproduirait.
Mesures à prendre
Prenez une longueur d’avance en énumérant des solutions pour répondre aux problèmes soulevés. Dans cette partie, les employés et les managers peuvent noter des actions spécifiques pour résoudre les problèmes de la section précédente. Ils peuvent attribuer ces tâches au personnel approprié pour un délai d’exécution plus rapide.
Notes de transfert
Les entreprises qui gèrent des employés avec plusieurs équipes auront intérêt à avoir une section de transfert dans leur modèle de rapport quotidien de fin d’équipe. Cette partie permet aux travailleurs d’ajouter des affectations et des rappels pour la personne de l’équipe suivante. La création de ce document aidera les équipes à transmettre correctement les tâches d’un employé à l’autre.
FAQ sur les rapports de travail
Comme nous l’avons mentionné précédemment, un rapport de travail est un document décrivant les activités d’un employé pendant son poste. Il complète les feuilles de présence quotidiennes en approfondissant les événements qui se sont produits ce jour-là. Ce document donne aux responsables un aperçu des opérations sur le terrain, ce qui leur permet de suivre efficacement les performances des employés, de communiquer des informations entre les équipes et de résoudre les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent.
- Notez toutes les informations pertinentes sur les employés, telles que leur nom, leur rôle, leur équipe ou leur service, leur horaire de travail et leur lieu de travail.
- Dressez la liste des responsabilités attribuées pour la journée.
- Décrivez les tâches assignées et indiquez leur statut en conséquence (pas encore commencé, en cours, terminé, etc.).
- Notez les autres mises à jour importantes en dehors des descriptions de tâches.
- Signez le rapport avec le superviseur.
- Rédigez efficacement votre rapport de fin de poste à l’aide des conseils suivants :
- Écrivez de manière claire et concise.
- Allez directement aux faits lorsque vous enregistrez des mises à jour et signalez des problèmes.
- Documentez toutes les informations pertinentes sur vos tâches en cours, en attente et terminées.
- Ajoutez des pièces jointes (photos et vidéos) pour donner plus de détails à votre rapport.
- Envisagez d’utiliser des modèles pour normaliser les rapports de fin de poste dans toute l’équipe.
Optimiser les méthodes de rapport de fin de poste avec SafetyCulture
Rédiger des rapports de fin de poste est important pour informer les responsables de l’état d’avancement de vos tâches, mais cela peut aussi devenir répétitif et fastidieux avec le temps, surtout si vous les écrivez sur une feuille de papier. Ces documents papier peuvent également se perdre s’ils ne sont pas traités correctement. Heureusement, les plateformes numériques peuvent vous fournir les outils nécessaires pour simplifier ce processus.
SafetyCulture est une plateforme d’opérations axée sur le mobile qui permet de rationaliser les opérations quotidiennes sur le terrain, notamment la production de rapports. Son puissant générateur de modèles vous aide à créer et à modifier des rapports d’équipe adaptés aux processus de votre entreprise. Avec SafetyCulture, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Téléchargez des modèles gratuits de rapport de fin d’équipe à partir de la bibliothèque publique.
- Créez vos propres modèles ou personnalisez les modèles existants en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer de l’application.
- Remplissez les formulaires de rapport de fin de poste depuis n’importe quel appareil, où que vous soyez.
- Générez et partagez des rapports de travail personnalisés aux formats Web, PDF et Word.
- Stockez les rapports EOS accomplis dans un stockage en nuage sécurisé pour y accéder facilement.
- Signalez les problèmes rencontrés pendant le quart de travail et assigner des actions à entreprendre pour une résolution rapide.
- Analysez les problèmes récurrents et les modèles de croissance pour un succès à long terme.
Modèle de rapport gratuits
Rapport quotidien complet de fin de poste
Ce modèle de rapport de fin de poste permet aux employés et aux superviseurs de documenter en détail leurs activités quotidiennes. Dressez la liste des tâches en attente, en cours et terminées et joignez des photos comme preuve d'achèvement. Signaler les problèmes existants pendant le quart de travail et attribuer les mesures à prendre au personnel approprié. Terminez le formulaire en notant les changements, les observations et les recommandations pour une amélioration continue du processus.
Modèle de rapport quotidien de fin de poste de travail
Les travailleurs de première ligne peuvent utiliser ce modèle pour communiquer des informations importantes sur le poste de travail et faciliter un transfert en douceur des tâches à la personne qui s'occupe du poste suivant. Commencez par une brève description des tâches et des responsabilités de l'équipe et notez le nom et le rôle de la personne désignée dans l'équipe. Ensuite, fournissez une liste de mesures à prendre et de rappels pour le prochain quart de travail. Complétez le rapport en notant les suggestions ou les modifications apportées au processus et en apposant la signature électronique de l'employé.
Modèle de liste de contrôle journal quotidien
Ce modèle de liste de contrôle du journal quotidien permet aux employés d'enregistrer les activités qui se déroulent sur leur lieu de travail. Commencez par saisir des informations générales telles que le nom de l'entreprise, l'adresse du siège social, le nom de l'employé, le service et le rôle. Ensuite, décrivez l'activité et indiquez si l'événement est nouveau, continu, connexe ou autre. Ajoutez des photos et des commentaires pertinents pour l'entrée du journal et complétez le journal avec une signature numérique.
