Justo a tiempo (JIT): Una nueva forma de hacer inventario

Tradicionalmente, las empresas han gestionado el inventario manteniendo niveles de existencias de productos para hacer frente a emergencias y a una demanda inesperada. Lo mismo ocurre con la mayoría de los fabricantes a la hora de crear bienes y productos. Este tipo de negocios de gestión de inventarios -mantener grandes cantidades de inventario- causa desperdicio.

Las desventajas del sistema de inventario tradicional son las siguientes:

• Desperdicio de espacio: se refiere a las grandes cantidades de existencias que se guardan en los almacenes y que pueden suponer un desperdicio de espacio.
• Desperdicio de capital circulante: se refiere a la compra innecesaria de suministros y a la acumulación de inventarios que a veces terminan como fondos ociosos y no pueden obtener una tasa adecuada de retorno de su inversión. A menudo se traduce en una mala gestión de las existencias, en despilfarros, en robos y en pérdidas.
• Desperdicio de inventario: se refiere al inventario que se deja sin tocar, esperando a ser utilizado, y que se convierte en un desperdicio con el tiempo.

Para evitar estos despilfarros, las empresas están empezando a recurrir a la gestión de inventarios con el método justo a tiempo (JIT).

¿Qué es el método «justo a tiempo» (JIT)?

El sistema de gestión de inventarios «justo a tiempo» se centra en fabricar y entregar sólo lo que se necesita, cuando se necesita y en la cantidad necesaria, justo en el momento en que se demanda. La fabricación JIT se conoció inicialmente como Sistema de Producción Toyota (TPS).

El objetivo del método justo a tiempo es eliminar los 7 residuos o los «7 Mudas» de la fabricación ajustada:

• Sobreproducción: se refiere a la producción excesiva de bienes que puede causar todos los demás tipos de residuos y el exceso de inventario cuando no se utiliza.
• Inventario: se refiere a los residuos producidos por el inventario no procesado.
• Movimiento: se refiere a los movimientos que se desperdician y que podrían haberse utilizado para otros fines.
• Defectos: se refiere a los productos que no cumplen las expectativas del cliente y pueden acabar siendo desechados.
• Procesamiento excesivo: se refiere a la adición de algo que es innecesario en un producto
• Esperas: se refiere al tiempo que se pierde cuando el personal o los equipos esperan a que se complete una tarea.
• Transporte: se refiere al traslado innecesario de materiales de un lugar a otro.

El objetivo de TPS es ofrecer la máxima calidad, el menor coste y el menor plazo de entrega para satisfacer al cliente. El TPS se estableció sobre la base de dos conceptos:

• Jidoka -traducido como «automatización con toque humano», lo que significa que cuando se produce una irregularidad, una máquina debe detenerse inmediatamente para evitar la fabricación de productos defectuosos
• Fabricar justo a tiempo sólo «lo que se necesita, cuando se necesita y en la cantidad necesaria»

Elementos del JIT

El sistema de fabricación JIT se basa en el sistema japonés de nivelación de la producción denominado «Heijunka«. Se compone de tres elementos fundamentales que pueden verse en la ilustración de la «Casa de Toyota»: El tiempo takt, la producción de flujo continuo y el sistema Pull.

1. Tiempo de espera-se refiere a la rapidez con la que hay que fabricar un producto para satisfacer la demanda de un cliente. Por ejemplo, si un nuevo pedido de producto llega cada 22 minutos, su equipo debe terminarlo en 22 minutos o menos.
2. Flujo continuo-se refiere al proceso de mover un producto a través de cada paso de su proceso en lugar de agrupar los productos en lotes. Este concepto de JIT también se denominó flujo de una sola pieza.
3. Sistema pull-se refiere a iniciar un nuevo trabajo sólo cuando hay demanda. Tirar significa dar al cliente sólo lo que necesita. Un tipo de este sistema de programación es el Kanban, que suele tener forma de tarjetas.

Kanban

El kanban, o sistema de control de inventario físico, es un sistema de programación japonés que suele utilizarse en combinación con la fabricación ajustada y el JIT. Es un sistema en el que sólo se repone el inventario necesario en ese momento. Para hacer un seguimiento de la producción y pedir nuevos envíos de piezas de repuesto a medida que están disponibles, se utilizan tarjetas Kanban.

Ventajas del uso de JIT

Las industrias que practican el sistema de gestión JIT se benefician de lo siguiente

Reducir el desperdicio de inventario

Una estrategia «justo a tiempo» minimiza la sobreproducción, que puede dar lugar a una acumulación de existencias invendibles. Estos artículos invendibles se clasifican como stock muerto de inventario, lo que supone un desperdicio y ocupa un valioso espacio en el almacén.

Con el sistema JIT, las empresas piden sólo lo que necesitan, lo que elimina la posibilidad de acumular bienes inutilizables.

Gastar menos en materias primas

Las empresas también gastarán menos dinero en materias primas con el sistema JIT, porque sólo compran lo que necesitan para fabricar los productos solicitados.

Reducir la sala de almacenamiento y los pisos de producción

El JIT reduce al máximo el tiempo de retención de los artículos en el almacén. Dado que el inventario se renueva con mayor rapidez, puede reducir la cantidad de espacio de almacén o depósito necesario para almacenar las mercancías.

Reducir los gastos de mantenimiento de los inventarios

El exceso de inventario puede duplicar los costes de almacenamiento. Un método «justo a tiempo» mantiene bajos los gastos de mantenimiento del almacén. Como usted sólo hace el pedido cuando un consumidor lo hace, su artículo se vende antes de que le llegue, lo que elimina la necesidad de almacenarlo. Las empresas que adoptan un sistema de inventario justo a tiempo pueden reducir en gran medida o eliminar su inventario de almacén.

Utilizar el abastecimiento local

Dado que el sistema JIT exige iniciar la producción sólo cuando llega un pedido, debe abastecerse de materias primas a nivel local. El abastecimiento local también ahorra tiempo y costes de transporte.

Implantar el Just-in-Time con SafetyCulture (antes iAuditor)

Adopte el método justo a tiempo para reducir los residuos, recortar los costes y permitir que su equipo sea más eficiente. Para apoyar estos objetivos, invierta en tecnologías digitales. Utilice SafetyCulture (iAuditor), una de las mejores aplicaciones para la gestión de inventarios, para gestionar sus existencias de forma más eficiente que con la forma tradicional de inventarios en papel.

Las siguientes son formas en las que SafetyCulture (iAuditor) puede ayudarle a implementar el sistema JIT en su gestión de inventario:

• Reúna datos e información como el pedido, la cantidad, el envío, el almacenamiento, las compras, los reórdenes, las mercancías en el almacén, la recepción, la rotación de existencias y cualquier otra cosa que sea necesaria en sus tarjetas Kanban utilizando la lista de comprobación del inventario general de forma eficaz.
• Comunique los problemas de los pedidos, los cambios inesperados y las interrupciones en la cadena de suministro con la función de captura de problemas.
• Registre y enumere las materias primas en stock y compruebe los materiales no utilizados o defectuosos utilizando la lista de comprobación del modelo de inventario de materias primas.
• Aproveche la función de sistema seguro en la nube que permite compartir virtualmente los datos entre los miembros del equipo desde cualquier lugar de forma rápida y eficaz en tiempo real.