¿Qué es un indicador clave de rendimiento (KPI)?
Un indicador clave de rendimiento es un valor cuantificable que las organizaciones utilizan para seguir su progreso hacia la consecución de sus objetivos empresariales. Es una métrica utilizada para evaluar el éxito de una organización o de un proyecto concreto. Independientemente del sector, la empresa o el proyecto, los KPI siempre deben estar relacionados con objetivos específicos y proporcionar información sobre el rendimiento de la organización.
Los indicadores clave de rendimiento deben revisarse periódicamente para hacer un seguimiento de los avances e identificar las áreas susceptibles de mejora. Las organizaciones también deben considerar la posibilidad de establecer objetivos para cada KPI a fin de garantizar que avanzan en la dirección correcta. Mediante el seguimiento de estas métricas, las empresas pueden tomar decisiones basadas en datos que conduzcan a un aumento de la rentabilidad, una mejora de la satisfacción del cliente, la retención de clientes y el éxito en general.
Métricas frente a KPI: ¿Cuál es la diferencia?
Es común que la gente utilice los términos «KPI» y «métrica» indistintamente, pero son conceptos diferentes. Una métrica mide algún aspecto de su negocio, como los ingresos o el tráfico del sitio web. Un KPI, por su parte, es una métrica específica utilizada para medir el progreso hacia una meta u objetivo concreto.
Por ejemplo, si está intentando aumentar los ingresos, una métrica que podría seguir son las ventas totales. Sin embargo, un KPI relacionado con ese objetivo podría ser el aumento porcentual de las ventas durante un periodo determinado.
¿Cuál es la diferencia entre un KPI, un objetivo y una meta?
Aunque los términos KPI, objetivo y meta suelen utilizarse indistintamente, tienen significados distintos en la gestión del rendimiento empresarial. En lugar de tratarlos como una sola cosa, es mejor tratarlos como tres cosas distintas.
- KPI (Indicador Clave de Rendimiento ): valor medible que demuestra la eficacia con la que una empresa alcanza sus objetivos empresariales clave. Sirve para seguir los progresos a lo largo del tiempo e identificar áreas de mejora.
- Meta: objetivo específico y mensurable que una empresa quiere alcanzar en un plazo determinado. A menudo se utiliza con los KPI para establecer puntos de referencia claros para el éxito. Los objetivos deben ser ambiciosos pero alcanzables y estar en consonancia con los objetivos de la empresa.
- Metas : objetivos más amplios y a más largo plazo que una empresa quiere alcanzar. A menudo definen la dirección y la visión generales de la empresa y pueden incluir múltiples objetivos e indicadores clave de rendimiento.
¿Por qué son importantes?
Los indicadores clave de rendimiento son esenciales para garantizar la alineación de su equipo con los objetivos de la organización. A continuación se exponen algunas de las principales razones por las que los KPI son esenciales:
- Garantice la alineación entre sus equipos: manténgalos en el buen camino, independientemente de si supervisan el éxito del proyecto o el rendimiento de los empleados.
- Compruebe la salud de la empresa: mida todo, desde los factores de riesgo hasta los resultados financieros.
- Haz ajustes – Haz un balance preciso de tus éxitos y fracasos para saber qué funciona y qué no.
- Haga que sus equipos rindan cuentas – Proporcione a los empleados comentarios y a los directivos una forma de seguir los progresos.
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Tipos de indicadores clave de rendimiento
Los KPI son muy variados. Pueden medir los progresos mensualmente o centrarse en el largo plazo. Todos los KPI están vinculados a objetivos estratégicos. Estos son algunos de los tipos de KPI más comunes.
Estratégico
Estos indicadores clave de rendimiento hacen un seguimiento de los objetivos generales de la organización. Los directivos suelen basarse en uno o dos KPI estratégicos para evaluar el rendimiento de la organización en cualquier momento. Algunos ejemplos son el rendimiento de la inversión (ROI), los ingresos y la cuota de mercado.
Operativo
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) suelen evaluar el rendimiento durante un periodo limitado y se centran en los procedimientos y la eficacia de la organización. Algunos ejemplos son las ventas regionales, los gastos mensuales de transporte y el coste por adquisición (CPA).
Unidad funcional
Los indicadores clave de rendimiento suelen referirse a funciones específicas como las finanzas o la informática. Los KPI financieros controlan el rendimiento de los activos y el margen de beneficio bruto, mientras que los informáticos pueden controlar el tiempo de resolución. También es posible clasificar estos KPI funcionales como operativos o estratégicos.
Líder vs. Rezagado
A la hora de definir los indicadores clave de rendimiento, es importante distinguir entre indicadores adelantados y atrasados. Los KPI principales son predictivos, mientras que los KPI rezagados son retrospectivos. Las organizaciones utilizan una combinación de ambos métodos para controlar eficazmente la información crucial.
Diferentes marcos de KPI
Varios marcos ayudan a las organizaciones a medir y seguir eficazmente sus resultados. A continuación se presentan algunos de los marcos de KPI más populares:
Gestión por objetivos (DPO)
La OBM es un proceso de fijación de objetivos que consiste en traducir los objetivos de la organización en objetivos individuales a través de un sistema de gestión. La estrategia pretende orientar a individuos y grupos hacia acciones que mejoren los logros globales.
Objetivos y resultados clave (OKR)
Objetivos y resultados clave Establece un objetivo específico y estimulante, acompañado de 3-5 resultados clave que lo respalden. Los resultados clave proporcionan una hoja de ruta para alcanzar el objetivo e incluyen KPI. Se recomienda utilizar una escala del 1 al 10 para puntuar los resultados clave, en la que 10 indica una gran ambición.
Una métrica que importa (OMTM)
OMTM es un marco para mejorar un único KPI durante un periodo determinado. Por ejemplo, un equipo de marketing podría centrarse en mejorar su Coste de Adquisición de Clientes (CAC). Un equipo de ventas puede centrarse en mejorar su valor medio de pedido. Todo el equipo trabaja conjuntamente durante semanas o meses para mejorar ese KPI. Y en el proceso, descubren la próxima OMTM en la que centrarse.
Cuadro de mando integral
El marco del Cuadro de Mando Integral permite evaluar el rendimiento desde cuatro perspectivas distintas y, a continuación, establecer objetivos e indicadores clave de rendimiento para cada área. Normalmente, las empresas lo utilizan con fines estratégicos.
¿Cómo establecer estos criterios de referencia?
Establecer objetivos claros y mensurables es esencial para el éxito a largo plazo, ya que permite a su organización identificar áreas de progreso y mejora. Estos son los pasos que le ayudarán a establecer unos KPI eficaces:
Identificar el propósito de los KPI
Consultar con las personas que utilizan el informe de KPI para determinar sus objetivos y aplicaciones previstas. Este proceso puede ayudar a identificar los KPI que tienen importancia y utilidad para las partes interesadas de la empresa.
Conéctelos a los objetivos estratégicos
Para ser eficaces, los indicadores clave de rendimiento deben estar en consonancia con los objetivos de la empresa. Es esencial alinear los indicadores clave de rendimiento con los objetivos generales de la organización, aunque sean específicos de determinadas funciones como Recursos Humanos (RRHH) o marketing.
Establecer KPI SMART
Los KPI que se adhieren a la fórmula SMART se consideran eficaces. A la hora de fijar objetivos, es esencial asegurarse de que sean Específicos, Mensurables, Alcanzables, Realistas y Limitados en el tiempo. Algunos ejemplos de objetivos son «Lograr un crecimiento trimestral de las ventas del 5%» o «Aumentar la puntuación neta de los promotores en un 25% en los próximos tres años».
Asegúrese de que están claros
Para que todos los miembros de una organización puedan tomar las medidas adecuadas, es fundamental comprender claramente los indicadores clave de rendimiento. La alfabetización informática es importante en este proceso, ya que permite a las personas trabajar con datos y tomar decisiones informadas para lograr los resultados deseados.
Iterar según sea necesario
Puede ser necesario revisar y ajustar sus indicadores clave de rendimiento a medida que evolucionan su negocio y su base de clientes. Algunos pueden ser irrelevantes o tener que cambiar en función del rendimiento. Asegúrese de que dispone de un plan para evaluar y ajustar las medidas de rendimiento.
Evite la sobrecarga de KPI
La inteligencia empresarial proporciona a las organizaciones una gran cantidad de datos y herramientas de visualización interactivas que facilitan la medición de diversas métricas. Concéntrese en los indicadores clave de rendimiento (KPI) que tendrán un mayor impacto para evitar la sobrecarga.
Preguntas frecuentes sobre los indicadores clave de rendimiento
Los indicadores clave de rendimiento pueden medirse semanal, mensual, trimestral o anualmente. Lo ideal sería que las empresas hicieran un seguimiento de un KPI cada semana al establecer objetivos mensuales, como los objetivos de ventas. La medición frecuente de los KPI puede llevar a una mala asignación de recursos.
El desarrollo de KPI no financieros para departamentos como RRHH, Soporte o Marketing puede parecer un reto para algunos. Sin embargo, estos KPI no se centran únicamente en aspectos no financieros, sino que evalúan factores que afectan indirectamente al rendimiento financiero o a largo plazo. Por ejemplo, La satisfacción del cliente (CSAT) es uno de los principales indicadores de repetición de compra.
Los KPI contribuyen al compromiso de los empleados proporcionando datos precisos y valiosos para evaluar los niveles de compromiso de los empleados, identificar la eficacia de las iniciativas de inclusión y diversidad, y señalar las razones de las altas tasas de rotación y absentismo.
En lugar de limitarse a informar sobre cifras y métricas, los KPI le ofrecen una imagen completa de la salud y el rendimiento de su empresa, lo que le permite realizar ajustes críticos en su ejecución para alcanzar sus objetivos estratégicos. Puede obtener resultados más rápidamente si utiliza los KPI adecuados.
