¿Qué es el proceso de planificación Hoshin?
El proceso de planificación Hoshin es un método que las empresas pueden utilizar para establecer y alcanzar objetivos estratégicos. El objetivo del proceso es desarrollar una visión compartida y un conjunto de objetivos que puedan guiar la toma de decisiones de la organización. Toda la organización participa en una sesión de brainstorming en la que se comparten ideas. Estas ideas se recopilan y se utilizan para crear una declaración de misión. A partir de ahí, la organización desarrolla una serie de objetivos que le ayuden a cumplir su misión. El Proceso Hoshin garantiza de forma eficaz que todos los miembros de una organización trabajen con los mismos objetivos.
La mejora continua: Un aspecto integral del Hoshin Kanri
La planificación de Hoshin Kanri no se limita a la aplicación descendente. Incorpora procedimientos de mejora continua, esenciales para garantizar el éxito del método. Se trata de Catchball y PDCA, dos de las herramientas de proceso.
Hoshin Kanri Catchball
La planificación Hoshin, como se ha dicho anteriormente, es un enfoque descendente. Se trata de un esfuerzo de colaboración entre un directivo y un subordinado que deben acordar el mejor conjunto de objetivos. Si los directivos presionan a las personas para que cumplan determinados objetivos empresariales sin obtener retroalimentación, se arriesgan a desmotivarlas y a pasar por alto detalles críticos.
La ventaja de comunicar los objetivos a las personas que trabajan en ellos es que éstas estudiarán los detalles más a fondo que la dirección. En la práctica, esto es lo que significa el Catchball. Contar con objetivos bien comunicados, realistas y acordados es fundamental para fomentar el sentido de pertenencia y el entusiasmo, establecer un ciclo de retroalimentación beneficioso y aumentar la calidad de la ejecución.
Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA)
El ciclo Deming es un método de mejora de la calidad que Deming concibió por primera vez como un método de mejora continua. Tiene cuatro etapas:
- Planificar – planificar soluciones y prever sus posibles resultados
- Hacer – llevar a cabo el plan
- Comprobar – validar la eficacia de las soluciones aplicadas
- Actuar – si tiene éxito, estandarizar los resultados en toda la organización y repetir la secuencia
El enfoque PDCA, que es un método científico para la mejora continua, requiere el uso de algunas técnicas especializadas:
- El ciclo PDCA sólo es eficaz si se convierte en un esfuerzo continuo. Es probable que el PDCA mejore si se intenta unas cuantas veces, pero tendrá un valor limitado a menos que se itere con regularidad.
- Es fundamental realizar los experimentos en un entorno controlado. Si los resultados no aportan información útil, no pueden servir de base para un futuro ciclo PDCA.
- El objetivo es siempre alcanzar el óptimo del sistema, no el óptimo local, cuando se realizan experimentos PDCA. Los óptimos locales pueden ser perjudiciales a mayor escala, ya que pueden dar lugar a un exceso de trabajo en curso (WIP).
¿Por qué Hoshin Kanri?
Los mayores problemas a los que se enfrentan las grandes empresas son la desalineación y los recursos humanos, donde cientos de empleados realizan muchas tareas diferentes cada día. Las pequeñas empresas también pueden tener problemas, ya que el trabajo es mucho más rápido, y la visión de conjunto puede perderse.
Si se aplica correctamente, el Proceso Hoshin obliga al equipo directivo a establecer una visión. El establecimiento de objetivos de ruptura fomenta una cascada de objetivos colectivos y proporciona la palanca necesaria para alcanzar el éxito. Dicho de otro modo, el Hoshin Kanri tiende un puente entre la estrategia y la ejecución promoviendo la alineación y la concentración.
Cómo implementar el Hoshin Kanri
El proceso Hoshin Kanri utiliza una plantilla llamada Matriz Hoshin X. La plantilla representa visualmente la relación entre objetivos, estrategias y tácticas. La matriz X es una poderosa herramienta para seguir el progreso de la implementación del Hoshin Kanri en una organización.
A continuación se muestra el aspecto de la matriz X.
Y este es el aspecto que tiene cuando se rellena:
El mapeo de todo en la matriz X le permite ver el panorama general y entender cómo cada táctica contribuye al objetivo general.
Comprender la matriz Hoshin Kanri X
La fijación de sus objetivos estratégicos anuales es generalmente el momento en que entra en juego la matriz Hoshin. La matriz X ayuda a planificar el despliegue de objetivos. Al establecer la alineación y el enfoque, la Matriz Hoshin conectará la estrategia con la implementación eliminando la brecha.
La matriz X puede parecer demasiado compleja, sobre todo para los que nunca han oído hablar del Hoshin Kanri, pero es bastante sencilla. Una matriz Hoshin Kanri X es un documento de una página que resume los objetivos, las tácticas, los proyectos significativos (iniciativas) y los propietarios. Cada cuadrante incluye lo siguiente:
Objetivos a largo plazo (Sur)
Describe sus objetivos a largo plazo que apoyan la política general de la empresa o el cambio de dirección. Los objetivos a largo plazo marcan la pauta de hacia dónde quiere ir una organización.
Objetivos anuales (Oeste)
Establecer objetivos a largo plazo implica preguntarse: «¿Qué esperas conseguir este año? Existe una intersección entre los objetivos a largo plazo y los anuales.
Prioridades de alto nivel (Norte)
Amplía las distintas tareas que quieres realizar cada año para cumplir tus objetivos anuales. El cambio a una iluminación de bajo consumo o el establecimiento de un programa de desplazamiento al trabajo en bicicleta son ejemplos de actividades en la intersección de la matriz.
Objetivos de mejora (Este)
Establece objetivos numéricos para alcanzar los objetivos de alto nivel. Por ello, las organizaciones se esfuerzan por cumplir estos objetivos en el plazo de un año, lo que les permite hacer un seguimiento de qué prioridades influyen en qué objetivos y si algún plan está directamente relacionado con los objetivos a largo plazo.
Responsabilidad
Las personas asignadas para ejecutar las actividades/objetivos especificados están en el extremo derecho del diagrama.
Por último, la plantilla de la matriz X ilustra las relaciones entre las actividades de cada sección.
Los siete pasos de la planificación Hoshin
El proceso de 7 pasos de Hoshin, cuyo objetivo es salvar la distancia entre la estrategia y la ejecución, tiene la siguiente estructura:
Paso 1: Establecer la visión de la organización
El primer paso es establecer una visión compartida para la organización. Se trata de crear una imagen mental de dónde quiere estar la empresa en el futuro. Utiliza las siguientes preguntas como guía:
- ¿Cuáles son los procesos actuales que permiten establecer y llevar a cabo los objetivos?
- ¿Existe alguna estrategia a largo plazo?
- ¿Hay una declaración de misión y visión?
- ¿Cuál es la estructura actual del nivel de organización y el sistema de gestión diaria?
Paso 2: Desarrollar objetivos de avance
A continuación, defina sus objetivos de avance de tres a cinco años. A continuación, divida estos objetivos en componentes en función de la estructura de su empresa. Por ejemplo, si su empresa tiene instalaciones en Norteamérica, Europa y Sudáfrica, las metas de tres a cinco años deben dividirse en objetivos para cada región geográfica.
También es posible dividir la empresa en departamentos funcionales como el de producción y el de calidad. En este caso, desglose sus objetivos de 3 a 5 años para cada equipo y comuníquelos a los jefes de equipo.
Paso 3: Desarrollar objetivos anuales
Planifique sus próximos 12 meses para asegurarse de que cumple sus objetivos de 3 a 5 años. Supongamos que quiere introducir un nuevo producto en los próximos tres años. Este año, su objetivo puede ser terminar un estudio de mercado y definir los requisitos del producto.
Paso 4: Objetivos en cascada para toda la organización
Utiliza la técnica del catchball para comunicarte con varias partes en un intercambio continuo de información sobre lo que se necesita para alcanzar objetivos específicos. Asigne objetivos departamentales, de equipo e individuales una vez que haya determinado lo que debe lograr en el año.
Paso 5: Aplicar los objetivos anuales
Al repasar sus revisiones de objetivos mensuales y anuales, puede descubrir que ha pasado por alto algunos de ellos. Prepárese para resolver problemas para cumplir con los objetivos incumplidos. Cree un enfoque de Planificar-Hacer-Verificar para identificar y eliminar cualquier obstáculo que le impida alcanzar sus objetivos.
Paso 6: Revisión mensual
Las empresas suelen pasar por alto este paso, y el proceso Hoshin Kanri ayuda a evitar este error. Realice revisiones mensuales para asegurarse de que el progreso del proyecto va por buen camino. Establezca un plan para comprobar el progreso cada mes. Comience por crear evaluaciones personales en primer lugar. A continuación, cree un proyecto y procedimientos de revisión para todo el equipo o departamento.
Paso 7: Revisión anual
Tras el ciclo anual, un examen exhaustivo de los objetivos del año muestra lo adelantada o atrasada que está la organización en la consecución de sus objetivos declarados y cómo avanzar.
Retroceda y piense en lo que ha funcionado y lo que no ha funcionado durante el proceso. El objetivo es ayudar a su empresa a avanzar en sus objetivos futuros.
Desventajas del Hoshin Kanri
Después de ver las ventajas del Hoshin Kanri, es hora de dar un paso atrás y ver algunas de las desventajas.
Sin margen de error
La desventaja más importante del Hoshin Kanri es que no hay margen de error. Este método de planificación requiere un alto nivel de compromiso por parte de todos los implicados.
Requiere mucho tiempo y recursos
Otra desventaja del Hoshin Kanri es que requiere mucho tiempo y recursos para aplicarlo correctamente. Las pequeñas empresas con recursos limitados pueden no ser capaces de aplicarlo adecuadamente.
Puede ser inflexible
El Hoshin Kanri también puede ser inflexible, lo que dificulta su adaptación a las circunstancias cambiantes.
Puede que no todo el mundo esté de acuerdo
Puede que no todo el mundo en la organización esté a favor del proceso de planificación Hoshin Kanri. Esto puede hacer que sea un reto conseguir que todos trabajen hacia el mismo objetivo.
Puede ser abrumador
Para algunas personas, el proceso de planificación del Hoshin Kanri puede ser abrumador. Hay mucha información, y puede ser un reto ver el panorama general.
Preguntas que hay que hacer cuando se utiliza un software para la planificación Hoshin
Si piensa utilizar un software para la planificación Hoshin, debe preguntarse si puede manejar la matriz Hoshin X. Como se ha descrito anteriormente, la matriz Hoshin X es una visualización de una página de sus objetivos, medidas y metas, programas de medición y elementos de acción correctiva.
El software debería permitirle introducir esta información y generar una representación visual. Le ayudará a ver el panorama general y a asegurarse de que todo el mundo está en la misma página.
Una solución de software también debe facilitar la actualización de la matriz a medida que las cosas cambian. Después de todo, la planificación Hoshin es un proceso continuo, y tendrá que ser capaz de ajustar su plan a medida que cambien sus objetivos, medidas y metas.
Por último, querrá asegurarse de que el software que elija sea fácil de usar. Lo último que quiere es que su proceso de planificación de Hoshin se vea entorpecido por un software complicado.
