Guía para entender la comunicación del cambio empresarial

5 principios clave

He aquí cinco principios clave para una comunicación eficaz para el cambio empresarial:

Principio 1: Elabora el mensaje perfecto para tu público objetivo

La comunicación y la gestión eficaces del cambio empiezan por comprender a tu público objetivo y crear un mensaje que resuene en él. Esto incluye tener en cuenta sus preocupaciones, emociones y motivaciones cuando se trata del cambio en cuestión.

Principio 2: Utilizar canales de comunicación eficaces

El método de comunicación utilizado puede influir significativamente en la forma en que los empleados reciben el mensaje. Es importante elegir canales que sean fácilmente accesibles y relevantes para el público objetivo. Esto podría incluir reuniones en el ayuntamiento, actualizaciones por correo electrónico o incluso un espacio de comunicación digital en el lugar de trabajo.

Principio 3: Sigue la regla 20-60-20

Cuando se trata de cambios, suele haber tres grupos de personas en una organización: los primeros en adoptarlos, la mayoría y los que se resisten. La regla 20-60-20 sugiere que:

• El 20% de los empleados aceptará rápidamente el cambio;
• el 60% tardará algún tiempo en adaptarse; y
• El 20% puede resistirse.

Es importante adaptar las estrategias de comunicación a cada grupo para asegurarse de que todos están de acuerdo.

Principio 4: Mantener la flexibilidad y la apertura

El cambio empresarial suele ser impredecible, y es esencial ser flexible con los planes de comunicación. Esto puede significar ajustar la mensajería o los canales en función de las reacciones y el progreso. Además, mantener una política de puertas abiertas para que los empleados expresen sus preocupaciones puede ayudar a abordar cualquier problema que surja durante el proceso de cambio.

Principio 5: Ejercitar la paciencia y la perseverancia

El cambio puede ser un proceso lento y continuo, por lo que la paciencia y la perseverancia son vitales a la hora de poner en práctica las comunicaciones sobre el cambio. Puede llevar tiempo que los empleados se adapten plenamente y acepten los cambios, pero una comunicación y un apoyo constantes pueden ayudar a facilitar esta transición.

5 pasos para crear un plan de comunicación del cambio

Antes de desplegar cualquier material de comunicación sobre cambios organizativos, es imprescindible tener un plan. Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo crear un plan de comunicación del cambio:

Paso 1: Determinar los detalles básicos

Antes de desarrollar un plan de comunicación, es esencial comprender la situación y el público concretos. Empieza por identificar a los principales interesados, comprender sus preocupaciones y necesidades, y determinar los mejores canales para llegar a ellos.

Paso 2: Desarrollar el Plan de Comunicación del Cambio

Basándote en la evaluación del primer paso, crea un plan detallado que describa las metas, los objetivos, los mensajes y el calendario para comunicar el cambio. También debe incluir los canales identificados y cualquier campaña o estrategia creativa.

Paso 3: Animar a los líderes a participar

El liderazgo y la gestión desempeñan un papel crucial a la hora de impulsar el cambio. Deben estar preparados para actuar como influyentes y defensores de los cambios, proporcionándoles toda la información y los recursos necesarios.

Paso 4: Pon en práctica el plan y comunícate regularmente

Una vez establecido el plan, es hora de ponerlo en marcha. Esto implica comunicarse regularmente con los empleados a través de diversos canales y abordar cualquier preocupación o pregunta que surja.

Paso 5: Revisa tu estrategia de comunicación

A medida que avanza el proceso de cambio, es importante evaluar la eficacia del plan de comunicación y hacer los ajustes necesarios. Esto podría implicar detener o iniciar determinadas comunicaciones o estrategias, así como continuar con las que hayan tenido éxito.

Buenas prácticas de comunicación del cambio

Cada empresa es diferente, y no existe un enfoque único para las comunicaciones del cambio. Sin embargo, he aquí algunas buenas prácticas que pueden ayudar a guiar el proceso:

Desarrollar una estrategia eficaz para comunicar el cambio – Antes de que se produzca cualquier cambio, es crucial contar con una estrategia de comunicación bien pensada. Esto incluye identificar a los principales interesados y diseñar un plan que responda a sus necesidades.

Involucrar al liderazgo y a la dirección – El liderazgo y la dirección desempeñan un papel vital en la implantación del cambio, y su apoyo es fundamental para el éxito de cualquier plan de comunicación. Es esencial implicarles en el proceso y asegurarse de que están alineados con el mensaje.

Los profesionales de la comunicación interna están formados para comunicarse eficazmente con los empleados y pueden ofrecer valiosas ideas y apoyo durante el proceso de cambio.

Define los canales de comunicación más eficaces – Como ya se ha dicho, es crucial elegir los canales adecuados para comunicar el cambio. Esto puede incluir una mezcla de reuniones en persona, comunicaciones escritas y plataformas digitales.

Comunícate con frecuencia para eliminar la fatiga – El cambio puede ser abrumador, y los empleados pueden experimentar fatiga por oír hablar constantemente de él. Es importante equilibrar la comunicación regular con dar a los empleados tiempo para adaptarse y procesar los cambios.

Crear conciencia interna con campañas de comunicación creativas – Utilizar campañas de comunicación creativas y atractivas puede ayudar a generar entusiasmo y aceptación de los cambios empresariales. Esto podría incluir vídeos, presentaciones interactivas o concursos relacionados con el cambio empresarial.

Haz que la comunicación sea personal y relevante – En cualquier proceso de gestión del cambio, es fundamental que hagas que tus comunicaciones sean lo más personales y relevantes posible. La personalización demuestra que la organización valora a sus empleados y tiene en cuenta sus perspectivas únicas.

Despeja el camino hacia la comunicación bidireccional – Una comunicación eficaz del cambio implica escuchar y atender las preocupaciones y opiniones de los empleados. Crear oportunidades de comunicación bidireccional, como encuestas o grupos de discusión, puede ayudar a facilitarlo.

Facilita el acceso a documentos e información importantes – Durante un periodo de cambio, los empleados pueden necesitar consultar nuevas políticas, procedimientos u otra información importante. Hacerlas fácilmente accesibles a través de una plataforma centralizada puede ayudar a aliviar la confusión y garantizar que todo el mundo está en la misma página.

Reconoce públicamente a tus embajadores del cambio – Identificar y reconocer a los empleados que han adoptado y defendido los cambios puede ayudar a inspirar a otros a hacer lo mismo. Esto también puede ayudar a aliviar cualquier preocupación o temor mostrando ejemplos reales de éxito dentro de la organización.

Mide la eficacia de tu estrategia de comunicación del cambio – Es importante seguir y medir el éxito de tus esfuerzos de comunicación. Esto puede ayudar a identificar áreas de mejora y garantizar que los empleados reciben la información y el apoyo necesarios durante el proceso de cambio.