Guía breve para entender el inicio de un proyecto

Inicio de un proyecto frente a planificación del proyecto

Dado que el inicio de un proyecto es la primera fase, muchos confunden su diferencia con la planificación del proyecto. Es importante recordar que la iniciación del proyecto es lo primero, porque incluso antes de que un proyecto pase por la fase de planificación, una organización debe establecer su valor empresarial antes de reunir los recursos, el personal y otros requisitos para una ejecución satisfactoria del proyecto.

¿Por qué es importante iniciar un proyecto?

Aparte del hecho de que el inicio de un proyecto es el primer paso en el sistema de gestión de proyectos según el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI)Esta fase es clave para garantizar que una idea o proyecto pueda realmente aportar valor añadido a los objetivos de la organización, así como a sus metas para satisfacer las necesidades de los clientes, antes incluso de proceder a su planificación. Dado que el objetivo de la iniciación del proyecto es crear un enfoque estructurado para establecer el argumento comercial del proyecto, es esencial llevar a cabo esta etapa para que las partes interesadas participen en el proceso desde el principio y mejoren la ejecución general del proyecto paso a paso.

¿Cuáles son los pasos para iniciar un proyecto?

El proceso de inicio de un proyecto puede variar ligeramente de una organización a otra en función de su sector o tipo de empresa. No obstante, puede considerar la posibilidad de seguir estos 6 pasos habituales para iniciar un proyecto:

1. Elaborar un estudio de viabilidad

En este paso usted y su equipo determinan por qué es necesario iniciar o completar el proyecto y cómo puede beneficiar a la organización. Un caso empresarial justifica por qué debe emprenderse o lanzarse un proyecto y proporciona una evaluación concreta del coste, los riesgos y los beneficios asociados al proyecto.

Como parte de la lista de comprobación para la iniciación de un proyecto, un caso empresarial debe contar con elementos importantes, entre los que se incluyen los siguientes, tal y como indica la Universidad James Cook de Australia:

• Resumen ejecutivo
• Información general
• Definición del proyecto
• Requisitos de la empresa
• Presentación y evaluación de las opciones
• Alineación estratégica
• Ventajas y riesgos
• Plan de ejecución del proyecto
• Análisis financiero
• Recursos necesarios
• Autorizaciones
• Apéndices

Eche un vistazo a estas listas de comprobación y plantillas listas para usar que le ayudarán a desarrollar y analizar su caso de negocio:

• Plantilla de caso de negocio
• Plantilla de caso de negocio sencillo
• Plantilla de Caso de Negocio de Proyecto
• Plantilla de propuesta de caso de negocio
• Plantilla de análisis de casos empresariales

2. Realizar un estudio de viabilidad

Uno de los principales productos de la fase inicial de un proyecto es un estudio o documento de viabilidad. Una vez que la alta dirección o gerencia de su organización ha aprobado el argumento comercial del proyecto, el siguiente paso es estudiar si el proyecto puede tener éxito.

En este paso es crucial que tengas en cuenta factores como la disponibilidad de recursos (o la falta de ellos), la capacidad de tu organización para llevar a cabo el proyecto y los costes asociados al mismo.

3. Redactar una carta de proyecto

Considerada el resultado más importante de la iniciación de un proyecto, una carta de proyecto pretende ayudarle a profundizar en el proyecto respondiendo a las siguientes preguntas:

• ¿Cómo? – Tiene por objeto describir el alcance y los objetivos del proyecto
• ¿A quién? – Describe a los miembros del equipo, las partes interesadas y los clientes que participarán en el proyecto o se verán afectados por él.
• ¿Cuándo? – Establece el calendario ideal del proyecto

Utilizar una plantilla de carta de proyecto puede ayudarle a agilizar eficazmente el proceso de redacción de la carta de proyecto. La plantilla debe incluir las siguientes secciones y detalles:

• Portada
• Objetivos del proyecto
• Entregables
• Definición del ámbito de aplicación
• Hitos del proyecto
• Supuestos, limitaciones y dependencias
• Documentos relacionados
• Autorización y aprobación de proyectos

4. Identificar a las principales partes interesadas.

Asegurarse de que todos los implicados directa o indirectamente participan en la fase de inicio del proyecto ayuda a mantenerlos informados sobre el valor y los resultados del proyecto. Aparte de eso, esto también puede contribuir a que el equipo esté mejor alineado con los objetivos del proyecto y pueda avanzar en una dirección cohesionada.

5. Crear un equipo y organizar los recursos.

Uno (un individuo o un equipo) debe encargarse de supervisar el proyecto. Esta persona o grupo de personas debe identificarse durante el inicio del proyecto.

Un buen ejemplo de documentación de inicio de proyecto que puede necesitar para este paso es la carta del proyecto, en la que se describen varios elementos y detalles del proyecto. De este modo, le resultará más fácil identificar y designar a las personas adecuadas para llevar a cabo eficazmente cada aspecto del proyecto en función de sus competencias y conocimientos.

6. Realice las mejoras o cambios necesarios.

Antes de finalizar el documento de inicio del proyecto, pueden introducirse cambios o mejoras para reforzar aún más la necesidad de ejecutar el proyecto y los recursos necesarios para llevarlo a cabo con éxito.