Publicación 21 Jul 2023
¿Qué es un formulario de solicitud de cambio?
Un formulario de solicitud de cambio, también conocido como formulario de orden de cambio, es una propuesta formal que suelen utilizar los contratistas y las partes interesadas para realizar modificaciones en el alcance del proyecto. Si no se emiten formularios de solicitud de cambio en cuanto se detectan problemas en el proyecto en curso, pueden producirse posibles reventones legales y de costes.
En este artículo
- Mejores prácticas en la emisión de formularios de solicitud de cambio
- Preguntas frecuentes sobre las solicitud de cambio.
- ¿Qué es SafetyCulture (antes iAuditor) y cómo puedo utilizarlo para los formularios de solicitud de cambio?
- Plantillas de formularios de solicitud de cambio
Mejores prácticas en la emisión de formularios de solicitud de cambio
Puede ser necesario modificar el alcance del trabajo original en caso de condiciones inesperadas del sitio, alcance del proyecto mal definido o errores de dibujo/plano. En estos casos, los formularios de órdenes de cambio pueden ayudar a cuantificar los costes potenciales y garantizar que las partes implicadas estén de acuerdo. Esta es la secuencia ideal a seguir en la emisión, aprobación y documentación de un formulario de orden de cambio:
Paso 1: Comunicarse con el propietario
Notificar al propietario y determinar si está considerando hacer ajustes más allá del alcance original del trabajo previsto en el contrato.
Paso 2: Crear un formulario de orden de cambio
Al redactar el formulario de solicitud de cambio, describa detalladamente el trabajo previsto. Esto implica proporcionar nuevos documentos de diseño, dibujos y/o especificaciones para ilustrar claramente los cambios. Los costes estimados de la mano de obra, los materiales y el equipo deben indicarse junto con el nuevo calendario del proyecto.
Paso 3: Presentar el formulario de orden de cambio y el presupuesto al propietario
Presente el formulario de orden de cambio y los documentos justificativos necesarios (es decir, el contrato original, los planos revisados, los informes diarios de construcción, etc.) junto con el presupuesto preparado por el contratista. Durante este paso, lo más probable es que se negocie el presupuesto. Una vez que todas las partes implicadas en el proyecto estén de acuerdo con el posible trabajo a realizar, todos firmarán y procederán a realizarlo. En caso contrario, se reescribirá la orden de cambio.
Paso 4: Inicio de las obras
Una vez aprobada la orden de cambio emitida, los trabajos planificados deben llevarse a cabo de acuerdo con el calendario revisado del proyecto.
Paso 5: Hacer un control de calidad
Después de realizar las modificaciones en el proyecto, los contratistas deben llevar a cabo una inspección para asegurarse de que las condiciones establecidas en el formulario de orden de cambio emitido se han cumplido satisfactoriamente. Documente la inspección tomando fotos para reducir las posibilidades de responsabilidad ante los problemas encontrados tras la finalización del trabajo.
Preguntas frecuentes sobre las solicitud de cambio.
En general, los tipos de solicitudes de cambio se pueden clasificar en dos categorías:
Órdenes de cambio dentro del alcance: se refieren a cambios que generalmente implican revisiones menores o correcciones al alcance y requisitos originales o existentes del proyecto. Por lo tanto, se considera que tienen poco impacto en el costo total, el cronograma y la coordinación necesaria para su implementación.
Órdenes de cambio fuera del alcance: por el contrario, este tipo de solicitud de cambio se refiere a cambios que requieren más tiempo para llevarse a cabo y tienen un gran impacto en el proyecto en general.
Dado que los cambios pueden provenir de diversos aspectos del proyecto, cualquier persona involucrada en el proyecto puede redactar y presentar una orden de cambio según sea necesario. En la mayoría de los casos, sin embargo, los formularios de orden de cambio son creados por los gerentes de proyecto, los clientes, los patrocinadores o los contratistas autorizados.
En la gestión de proyectos, hay varios interesados encargados de aprobar las solicitudes de cambio según varias variables en un proyecto. Estas consideraciones incluyen el tamaño del proyecto, los requisitos del contrato y las partes externas involucradas. Comúnmente, los que aprueban las solicitudes de cambio son los patrocinadores del proyecto, los gerentes de proyecto y la Junta de Control de Cambios (CCB, por sus siglas en inglés).
¿Qué es SafetyCulture (antes iAuditor) y cómo puedo utilizarlo para los formularios de solicitud de cambio?
Automatice y agilice su formulario de solicitud de cambio con SafetyCulture, la aplicación de formularios digitales más potente del mundo. Emita formularios de órdenes de cambio sin papel y visualícelos mediante su dispositivo móvil o aplicación web.
- Tomar fotos de los dibujos, las especificaciones y los formularios que apoyan el trabajo potencial
- Autorizar los formularios de solicitud de cambios reuniendo las firmas electrónicas de todas las partes implicadas en el proyecto
- Guardar el formulario en línea de forma segura en la nube
Para ayudarte a empezar, hemos creado las 3 mejores plantillas de solicitud de cambio que puedes descargar y personalizar gratis.
Plantillas de formularios de solicitud de cambio
Plantilla de formulario de orden de cambio
Utilice esta plantilla de formulario de orden de cambio para solicitar, aprobar y documentar las modificaciones del proyecto. Esta plantilla se divide en tres secciones destinadas a: la persona que presenta la solicitud de cambio, el gestor del proyecto que comunica su análisis inicial del impacto del cambio solicitado y la Junta de Control de Cambios (CCB ) para documentar la decisión final.
Formulario de orden de cambio de construcción
Los contratistas o ingenieros utilizan un modelo de orden de cambio de construcción como autorización formal para realizar modificaciones en el proyecto. Utilice esta plantilla para especificar los trabajos previstos de forma detallada e indicar el motivo del cambio con pruebas fotográficas del elemento o área en cuestión. Facilite una estimación de los costes y el nuevo calendario del proyecto (si lo hay). Recoge las firmas digitales de las partes implicadas y toma fotos del trabajo realizado como prueba de la finalización del mismo.
