Arbeitsauftrag

Die Bedeutung von Arbeitsaufträgen

Arbeitsaufträge sind das Herzstück eines jeden Instandhaltungsmanagementsystems. Sie sind jedoch nicht nur einfache Werkzeuge für die Planung und Zuweisung von Aufgaben. Genauso helfen sie bei der Überwachung der Ressourcen, die für Wartungsaufgaben vorgesehen sind. Arbeitsaufträge sind deshalb so wichtig, weil sie eine wesentliche Rolle bei der Standardisierung von Wartungsabläufen spielen. Insbesondere bei der Einreichung von zusätzlichen Arbeitsanfragen zum Abschluss von Arbeiten.

Der Unterschied zwischen Arbeitsauftrag, Arbeitsanfrage und Bestellung

Ein Arbeitsauftrag wird manchmal auch als Serviceauftrag bezeichnet – diese beiden Begriffe bedeuten im Wesentlichen dasselbe. Dahingegen können die Begriffe Arbeitsauftrag, Arbeitsanfrage und Bestellungen nicht austauschbar verwendet werden – obwohl sie miteinander verwandt sind – da sie jeweils eine andere Bedeutung besitzen:

• Arbeitsauftrag vs. Arbeitsanfrage
  

  Der Unterschied zwischen einem Arbeitsauftrag und einer Arbeitsanfrage liegt in der Quelle und der Reihenfolge. D. h. woher sie stammen und wann sie ausgelöst werden. In der Regel kommen die Arbeitsanfragen von Personen, die nicht in der Instandhaltung tätig sind, was erst in einem zweiten Schritt zur Erstellung von Instandhaltungsaufträgen (einem Arbeitsauftrag) führt. Beispielsweise reicht ein Maschinenbediener eine Arbeitsanfrage für ein Anlagenproblem ein. Diese wird in weiterer Folge vom Wartungsmanager als Arbeitsauftrag genehmigt, welcher anschließend den Mechanikern zugewiesen wird.

• Arbeitsauftrag vs. Bestellung
  

  Der Unterschied zwischen einem Arbeitsauftrag und einer Bestellung liegt in der Art und Weise, wie sie in Verbindung mit den Arbeitsabläufen von Instandhaltungsmaßnahmen stehen. Bei Arbeitsaufträgen werden die auszuführenden Aufgaben oder Dienstleistungen detailliert beschrieben. Wohingegen bei Bestellungen, die für die Ausführung eines Arbeitsauftrags benötigten Materialien oder Produkte aufgelistet werden. Ein Arbeitsauftrag umfasst in der Regel eine Bestellung mit den Teilen und Materialien, die bei der Reparatur oder Wartung eines Geräts verwendet werden.

Wie formuliere ich einen Arbeitsauftrag?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen schriftlichen Arbeitsauftrag zu erstellen. Die Formvorgaben hängen unter anderem von den Anforderungen des Unternehmens und den Bedürfnissen des Kunden ab. In jedem Fall kann ein optimimiertes Verfahren für die Erstellung von Arbeitsaufträgen sicherstellen, dass Wartungsarbeiten pünktlich und regelmäßig durchgeführt werden. Im Folgenden finden Sie einige allgemeine Richtlinien, die Ihnen dabei helfen Arbeitsaufträge effizienter zu verfassen:

• Verstehen Sie die geforderte Arbeit
  

  Die Verfasser von Arbeitsaufträgen sollten sich nicht nur auf die Angaben in den Arbeitsanfragen verlassen. Sondern sich auch selbst ein genaues Bild davon machen, was im Endeffekt zu tun sein wird. Im Zweifelsfall oder falls bestimmte Informationen vage erscheinen – wie z. B. die Beschreibung der Ausrüstung und deren grundlegenden Sicherheitsaspekte – sollten dies zunächst mit dem Antragsteller abgeklärt werden, um doppelte Arbeit zu vermeiden.

• Behalten Sie die benötigten Ressourcen im Auge
  

  Nachdem Sie sich ein klares Bild von der geforderten Arbeit gemacht haben, überlegen Sie, welche Elemente für deren Durchführung erforderlich sein werden. Wenn Sie vorausschauend planen, welche Werkzeuge Sie verwenden, welche Bestände Sie prüfen und welche Teile Sie kaufen müssen, können Sie kostspielige Verzögerungen vermeiden. Darüber hinaus ist es wichtig zu beurteilen, ob die Aufgabe allein durchgeführt werden kann. Oder, ob dafür ein weiteres Mitglied des Instandhaltungsteams oder gar Kollegen aus anderen Abteilungen wie Technik und Industriedesign hinzugezogen werden müssen.

• Seien Sie präzise, aber gleichzeitig kurz und prägnant
  

  Ein Muster für einen Arbeitsauftrag enthält im Wesentlichen die Arbeitsbeschreibung, den Beauftragten, Angaben zum Auftraggeber, die Kostenaufstellung, den Zeitplan und die Unterschriften zur Autorisierung. Der Schlüssel zum effizienten Verfassen von Arbeitsaufträgen liegt darin, alle notwendigen Informationen auf unkomplizierte Weise darzustellen. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Vollständigkeit und Prägnanz kann dazu beitragen, das Risiko von Unstimmigkeiten bei Ausführung von Arbeitsaufträgen zu minimieren.

• Realistische Prognosen aufstellen und Zeitrahmen festlegen
  

  Wenn Sie die Kosten für Arbeit, Material und Ausrüstung für einen Auftrag aufschlüsseln, geben Sie angemessene Beträge an. Fall Sie zu wenig oder zu viel veranschlagen, kann dies die Bearbeitung in weiterer Folge behindern. Abgesehen von der Budgetzuteilung ist eine der größten Herausforderungen bei der Verwaltung von Arbeitsaufträgen die Terminplanung. Prioritätsstufen und Fälligkeitsdaten sollten in Abhängigkeit von der Verfügbarkeit der Techniker, dem Wartungsplan und anderen laufenden Aufgaben festgelegt werden.

• Papierlose Arbeitsaufträge verwenden
  

  Auf Papier schriftlich festgehaltene Arbeitsaufträge sind für die Verwaltung oft schwierig zu handhaben, da sie leicht beschädigt und / oder verlegt werden können. Ein digitales Arbeitsauftragsformular hingegen kann auf jedem mobilen Gerät ausgefüllt werden. Dies erleichtert es den beteiligten Mitarbeitern diese von jedem Ort aus zu verfassen und zu bearbeiten. Im Gegensatz zu herkömmlichen papierbasierten Serviceaufträgen werden bei digitalisierten Vorlagen nicht nur Fehler bei der Dateneingabe minimiert. Es wird darüber hinaus auch Zeit und Aufwand bei der Genehmigung eingespart.

Was muss ein Arbeitsauftrag enthalten: Muster-Vorlage

Ein Arbeitsauftragssystem sollte Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen, Wartungsaufgaben effizienter zu erledigen – und sie nicht von der eigentlichen Arbeit abhalten. Um die Bearbeitung von Arbeitsaufträgen zu optimieren, sollten Sie also zunächst die Leistung Ihres Unternehmens anhand von Industriekennzahlen bewerten. Vergleichen Sie Ihre Ergebnisse mit dem nachstehenden Muster-Beispiel für Arbeitsaufträge. Und ermitteln Sie danach Verbesserungsmöglichkeiten für den Kontext Ihres Unternehmens:

• Schritt 1: Einreichung und Überprüfung der Arbeitsanfrage – Mitarbeiter, die nicht direkt für die Instandhaltung zuständig sind, reichen einen Arbeitsantrag ein, der von ihrem Vorgesetzten geprüft wird. Dieser vergleicht den Antrag mit Informationen aus früheren Inspektionen, bevor er ihn an die Wartungsabteilung weiterleitet.
• Schritt 2: Genehmigung und Erstellung von Arbeitsaufträgen – Der Instandhaltungsleiter stellt nach Erhalt fest, ob der Umfang der Arbeiten gerechtfertigt ist. Nach der Genehmigung hält die Geschäftsleitung die Arbeitsanfrage als Arbeitsauftrag fest, indem sie ihn mit ihrer Unterschrift bestätigt.
• Schritt 3: Arbeitsauftragszuweisung und Terminplanung – Nach der Genehmigung weist der Manager die Aufgabe einem Mechaniker zu und legt fest, bis wann sie erledigt werden soll. Durch die Anwendung einer Einsatzmatrix kann sichergestellt werden, dass der nur der qualifizierteste Techniker an eine bestimmte Anlage geschickt wird.
• Schritt 4: Ausführung und Überwachung von Arbeitsaufträgen – Am Standort der Anlage überprüft der Wartungsmitarbeiter die baulichen Gegebenheiten, stellt die örtlichen Gegebenheiten fest und bereitet alle Unterlagen vor, die bei der Ausführung der Arbeit hilfreich sein können. Sobald die notwendigen Ressourcen freigegeben sind, kann die Arbeit beginnen – und der Manager beginnt mit der Verfolgung des aktuellen Auftragsstatus.
• Schritt 5: Abschluss des Arbeitsauftrags und Aufzeichnung – Nach Abschluss der Arbeit berichtet der Wartungstechniker über die tatsächlich durchgeführte Arbeit. Sein Vorgesetzter wiederum überprüft diese, bevor er den Auftrag schließt. Abschließend archiviert der Instandhaltungsleiter den ausgefüllten Arbeitsauftrag zur späteren Verwendung.

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