Wareneingang buchen

In diesem Beitrag erfahren Sie das Folgende:

• Wareneingang buchen: Die Bedeutung eines Empfangsberichts.
• Das richtige Format eines Wareneingangsberichts.
• Beispiel für einen Bericht über den Wareneingang.
• Digitalisierung (und Optimierung) der Wareneingangsbuchung.
• Software für Kontrolle und Qualitätskontrolle im Wareneingang.
• Kostenlose Vorlagen und Checklisten für das Buchen des Wareneingangs.

Wareneingang buchen: Die Bedeutung eines Empfangsberichts

Ein Bericht über die Wareneingangsbuchung ist deshalb so wichtig, weil er eine entscheidende Rolle für den reibungslosen Ablauf der Prozesse eines Unternehmens spielt. Ein optimiertes Verfahrens für die Erstellung und Weitergabe von Berichten trägt dazu bei, Verwirrung und Missverständnisse zwischen den verschiedenen Abteilungen zu vermeiden. Außerdem werden Verzögerungen beim Abgleich von fehlenden Artikeln, zurückgegebenen Waren oder Verbindlichkeiten gegenüber Geschäftspartnern vermieden.

Das richtige Format eines Wareneingangsberichts

Das Format von Empfangsberichten variiert stark in Abhängigkeit von unternehmensspezifischen Anforderungen wie FOB-Bedingungen und Inspektionskriterien. Über alle Branchen hinweg kann jedoch eine grundlegende Struktur verfolgt werden, welche in der Regel die folgenden Informationen erhält:

• Details der Lieferung

  Hier werden normalerweise das Datum und die Uhrzeit der eingegangenen Lieferung, die Bestellnummer sowie der Namen des Lieferanten erfasst. In einigen Fällen enthalten die Empfangsberichte auch den Namen und die Unterschrift der Person, welche die Lieferung in Empfang genommen hat, um den Nachweis über diesen zu erbringen.

• Informationen zum Artikel
  

  Diese umfassen die Artikelnummer, Beschreibung und Menge sowie den Preis und Zustand aller eingegangenen Artikel. Die Dokumentation des Zustands bei Anlieferung ist im Falle einer Rücksendung von entscheidender Bedeutung. Dies kann dann notwendig sein, falls ein Artikel beschädigt oder von der falschen Sorte ist.

Beispiel für einen Bericht über den Wareneingang

Neben den üblichen Auftragsdetails und den Artikelinformationen in einer Tabelle kann ein Wareneingangsbericht auch einfach in Form von ein paar kurzen Zeilen – inklusive Unterschriften zur Bestätigung – erstellt werden. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Wareneingangsbuchung einer renommierten öffentlichen Hochschule in New York City:

• Titel: Wareneingangsbericht.
• Hauptaussage: Die Waren oder Dienstleistungen zu der Bestellanforderungsnummer 1-234-56789 wurden von der beauftragten Firma an folgendem Datum vollständig erhalten oder erbracht.
• Ergänzende Angaben: Außerdem wurden die Waren in gutem und/oder funktionsfähigem Zustand geliefert bzw. die Dienstleistungen zufriedenstellend erbracht, sodass die Zahlung an den Lieferanten freigegeben werden.
• Ergänzende Dokumente: Wenn es sich um eine Lieferung aufgrund einer Bestellanforderung für Waren handelt, fügen Sie diesem Bericht bitte den Packzettel bzw. den Liefernachweis bei.
• Name und Unterschrift des Empfängers:
• Datum Unterzeichnet

Digitalisierung (und Optimierung) der Wareneingangsbuchung

Früher wurden traditionell Wareneingangsberichte aus Papier verwendet, doch heutzutage ermöglicht es die moderne Technologie diese digital und auf der Grundlage von mobilfähigen Vorlagen zu erstellen. Schnell, einfach, optimiert und standardisiert – und das alles mit einigen wenigen Klicks. Mit anderen Worten: Das Erstellen und Weiterleiten von Berichten ist um eine Vielfaches leichter geworden. Darüber hinaus bieten digitale Empfangsberichte die folgenden Vorteile:

• Gesteigerte Effizienz

  Die entsprechenden Formulare müssen bei der Entgegennahme von Lieferungen sofort zur Verfügung stehen und sollten nach dem Ausfüllen ebenso umgehend weitergeleitet werden. Digitale Empfangsberichte ermöglichen einen einfachen Zugriff auf jeglichem mobilen Geräte, können schnell und einfach ausgefüllt sowie in weiterer Folge ebenso schnell und einfach übermittelt werden. Es ist nicht mehr nötig, den Wareneingang händisch und umständlich auf Papier zu buchen, um die Zettel danach ebenso umständlich und zeitaufwendig in den betreffenden Abteilungen zu verteilen. 

• Fehlerfreie Erfassung

  Digitale Berichte ermöglichen eine automatische Dokumentennummerierung zur übersichtlichen Aufbewahrung und einfachen Nachvollziehbarkeit. Keine fehlenden Informationen oder verlorengegangenen Kopien mehr. Ebenso tragen diese dazu bei Verwechslungen, Missverständnisse und fehlerhafte Dokumentationen aufgrund von unleserlicher Handschrift zu vermeiden.

• Bequeme Aufbewahrung

  Die im Laufe der Zeit gesammelten Berichte können einfach und sicher in einem Cloud-Speicher organisiert werden, auf welchen Sie bequem und von jedem Ort der Welt aus zugreifen können, solange eine Internetverbindung besteht.

Software für Kontrolle und Qualitätskontrolle im Wareneingang

Wareneingangsberichte müssen alle wichtigen Informationen über die im Unternehmen eingegangenen Lieferungen enthalten. SafetyCulture (vormals iAuditor) stellt Ihnen umfangreiche Vorlagen für das Buchen des Wareneingangs vollkommen frei und kostenlos zur Verfügung.

Diese sind über die SafetyCulture (iAuditor)-App jederzeit auf jedem mobilfähigen Gerät verfügbar und verwendbar. Einfach, sobald eine Lieferung erfolgt, Mobilgerät zücken, Daten erfassen, Bericht erstellen und nach Fertigstellung direkt an die vorgesehenen Empfänger weiterleiten – SafetyCulture (iAuditor): Willkommen im Heute. Nutzen Sie außerdem das automatische Nummerierungssystem und Zeitstempel für eine optimale Nachvollziehbarkeit. Zusätzlich können Sie optional Fotos als Beweis für den Zustand der Lieferungen machen und Empfangsberichte mit einer digitalen Signatur abzeichnen – sowie vom Lieferant abzeichnen lassen.

Im Folgenden haben wir für Sie bereits einige Vorlagen und Muster-Formulare für das Buchen des Wareneingangs zusammengestellt. Diese können Sie völlig kostenlos und frei herunterladen. Genauso wie danach frei verwenden und an die speziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.