Comment mener une évaluation des performances efficace ?

Un processus efficace d’évaluation des performances des employés peut stimuler les performances, réduire le mécontentement, identifier les possibilités de formation et renforcer la culture d’entreprise. Alors qu’un processus d’évaluation des performances mal exécuté peut entraîner des résultats négatifs tels qu’un manque d’engagement des employés ou une mauvaise culture d’entreprise.

Comment procéder à une évaluation des performances ?

Voici 5 conseils qu’un manager, un superviseur ou un professionnel des RH peut utiliser pour mener une évaluation de performance efficace :

1. Préparez-vous – assurez-vous que vous êtes bien préparé :
   • examiner les notes des évaluations précédentes de l’employé – Vous pouvez commencer par obtenir un « instantané » de l’état général et des progrès de l’employé en examinant sa dernière évaluation avant de la comparer à ses travaux plus récents
   • l’examen de leurs travaux les plus récents – La plupart des évaluations des employés sont programmées sur une base annuelle ou semestrielle, ce qui signifie que leurs travaux et activités récents n’ont pas été examinés. Examiner les travaux récents d’un employé et les comparer à
   • fournir un retour d’information en direct – fournir un retour d’information positif et négatif sur place au lieu d’attendre l’évaluation prévue. Cela montre à l’employé que vous êtes réellement attentif à son travail, ce qui l’encouragera à être plus ouvert et honnête lors de votre évaluation.
2. Tenir une conversation – Il est important de tenir une conversation au lieu de « sermonner » un employé lors de l’évaluation de ses performances, car les employés sont plus enclins à être ouverts et honnêtes lorsqu’ils ont le sentiment d’être écoutés. L’implication de l’employé dans le processus favorise son engagement et une meilleure compréhension de l’objectif de l’évaluation des performances.
3. Personnaliser les plans d’action – Pour être efficaces, les plans d’action doivent être personnalisés en fonction des forces, des faiblesses, des paramètres cibles et des objectifs personnels de chaque employé en tant que membre de l’organisation. Un bon plan d’action doit être logique, réalisable et directement lié aux objectifs.
4. Fixer des objectifs efficaces et réalistes – Un objectif efficace et réaliste doit être aligné sur l’objectif de l’entreprise, être assorti d’un calendrier d’exécution et d’un résultat escompté. Les employés sont plus enthousiastes et travaillent davantage pour atteindre leurs objectifs individuels lorsqu’ils comprennent l’impact de ces derniers sur la réussite globale de l’entreprise. Des facteurs tels que la nature de la tâche, les capacités de l’employé, les outils et le soutien fournis, comme la formation et l’aide du superviseur, doivent tous être pris en compte lors de la définition d’objectifs efficaces et réalistes.
5. Documentation appropriée – Il est essentiel de documenter correctement ce qui a été discuté lors de l’évaluation des performances, à des fins pratiques et procédurales. Une documentation appropriée vous permet d’accéder facilement aux évaluations des employés si vous en avez besoin. Il est également courant de demander aux employés de signer leur formulaire d’évaluation des performances en guise de reconnaissance. L’utilisation d’un formulaire d’évaluation des performances peut contribuer à rationaliser votre processus d’évaluation des performances.

Objectif de l’évaluation des performances

Pour réduire l’incertitude de l’organisation, une pratique commerciale connue consiste à administrer systématiquement des évaluations tous les trimestres ou dans le cadre d’un examen annuel. L’un des objectifs les plus importants des évaluations est de gérer les performances de vos employés. Il y a tellement de questions qu’un superviseur peut poser, par exemple pourquoi l’entreprise atteint ou n’atteint pas ses cibles ou ses objectifs. Les cadres sont responsables de ces questions, car ils doivent rendre compte de leurs subordonnés et des objectifs fixés. Le fait de connaître l’objectif des évaluations permettra de mettre en place un processus d’examen plus efficace qui aura, par conséquent, des effets bénéfiques pour l’entreprise.

L’objectif principal d’une évaluation des performances est de savoir comment vos employés s’acquittent de leurs tâches et si ces tâches contribuent aux objectifs généraux de l’entreprise. En plus de leurs tâches sur le lieu de travail, des informations sur des facteurs personnels tels que les aptitudes, les compétences et la productivité sont recueillies. Cette activité est enregistrée à l’aide d’un formulaire d’évaluation ce qui facilite la comparaison entre les évaluations précédentes pour les superviseurs et les managers. Après avoir rassemblé les formulaires d’évaluation, les responsables et les superviseurs fournissent un retour d’information aux employés sur ce qu’ils ont fait de bien et sur les points à améliorer. Cela permet aux employés d’améliorer leurs performances et d’apprendre de leurs erreurs. Une autre raison pour laquelle les équipes de direction devraient fournir un retour d’information est qu’il permet de développer de meilleures relations entre supérieurs et subordonnés grâce à une communication ouverte et une évaluation rationnelle.

Il existe d’autres objectifs d’évaluation des performances que les équipes de direction doivent prendre en compte, notamment les suivants :

Fixer des objectifs réalisables pour les employés – Un leader doit connaître les capacités et les limites d’un employé. Passez en revue les tâches précédentes et vérifiez si les produits livrables actuels sont éloignés les uns des autres. Une façon de fixer des objectifs est d’augmenter les pourcentages par paliers, qui peuvent être tirés des évaluations antérieures de l’employé. Pour les nouvelles recrues, consultez les dossiers d’évaluation des autres employés lorsqu’ils venaient de commencer et utilisez-les comme point de référence ou ligne directrice. C’est un bon moyen de passer en revue les objectifs et les résultats passés.

Déterminer les zones problématiques dans leurs indicateurs clés de performance (ICP). – Les employés peuvent avoir des tâches qu’ils trouvent difficiles ou des exigences qu’ils ont du mal à respecter. Avant de les réprimander et de leur donner une mauvaise note, demandez-vous d’abord si l’horaire établi est adéquat pour la charge de travail assignée. Notez que les employés ont souvent d’autres fonctions et tâches qui ne font pas partie des indicateurs de performance et pour lesquelles ils ne sont pas récompensés. Un autre élément à prendre en considération est de savoir s’ils ont reçu des instructions claires pour la tâche à accomplir. Discutez des performances avec les employés pour obtenir leur avis et voir ce que vous pouvez faire pour les aider.

Aidez les employés à atteindre leurs objectifs – La mentalité du « moi contre toi » ne profite à personne puisque les évaluations individuelles sont évaluées séparément et n’affectent pas les évaluations des autres. En revanche, lorsqu’on dirige une équipe, ses performances influent proportionnellement sur les vôtres. Les membres du groupe ne doivent pas avoir l’impression qu’il y a une compétition entre eux, car cela peut tirer tout le monde vers le bas et conduire à une mauvaise performance de l’équipe. Regardez la situation dans son ensemble ; l’entreprise bénéficiera grandement des managers qui aident les employés à atteindre leurs objectifs.

Motiver les employés – Après avoir évalué leurs performances, ils devraient se sentir plus motivés pour faire leur travail. Les employés doivent ressortir de l’évaluation avec la volonté de mieux remplir leurs fonctions et leurs tâches.

Améliorer l’efficacité et la productivité du travail – Cet objectif est l’un des résultats finaux des évaluations des employés. En tant que chef d’équipe, cela devrait être votre première priorité car cela se reflète sur vos propres performances.

Résultats

L’analyse des évaluations des employés peut aider les équipes de direction à identifier le niveau de compétence et de productivité d’un employé. Cela permet également de sélectionner les employés à fort potentiel qui peuvent être formés pour des rôles futurs. Les résultats des évaluations des performances sont utilisés pour les grandes décisions telles que les ajustements de rémunération et les promotions. Ces résultats affectent les employés tant sur le plan personnel que professionnel.

Aspect personnel – Après avoir fait l’expérience du processus d’évaluation, l’employé sera plus conscient de ses forces et de ses faiblesses. Il y aura un moment de réflexion personnelle sur lequel ils pourront méditer. L’employé peut également identifier les facteurs de sa vie personnelle qui pourraient affecter ses performances professionnelles et sa productivité. Ils peuvent utiliser ces informations pour s’améliorer et devenir de meilleures personnes en général. Un autre aspect personnel est de savoir si l’employé a le moral ou s’il est actuellement stressé, débordé ou déprimé. La santé mentale d’un individu a un impact considérable sur le lieu de travail. L’entreprise devrait envisager de proposer des programmes susceptibles d’aider dans ce type de situation afin de promouvoir la croissance personnelle et professionnelle et d’améliorer les performances sur le lieu de travail.

Aspect professionnel – Les nombreux avantages des évaluations de performance pour les employés contribuent également à la croissance de l’entreprise. Après l’évaluation, les employés doivent s’efforcer d’améliorer leurs performances. Les superieurs sont chargés de guider les employés dans cette démarche. L’un des principaux résultats de l’évaluation des performances est la possibilité d’une augmentation de la rémunération et de rôles plus élevés, comme mentionné précédemment. Un autre résultat de la réalisation d’évaluations est que les supérieurs et les managers peuvent fournir un feedback objectif à leurs subordonnés. Il est important que les supérieurs soient constructifs et précis dans leurs commentaires, puis qu’ils les fassent suivre de conseils sur la manière dont les employés peuvent s’améliorer. Les employés doivent exprimer leurs préoccupations concernant le travail au cours de ce processus. Cela permettra de soulever tout problème qui pourra être résolu par leurs responsables respectifs.

5 étapes du cycle de gestion des performances

Le processus d’évaluation des employés est basé sur le cycle de gestion des performances. La gestion des performances ne se limite pas à l’évaluation des performances des employés. Elle suit cinq étapes qui dirigent le déroulement de l’examen des employés du début à la fin.

Planification

La planification est la première étape de la gestion des performances. À ce stade, les superviseurs sont chargés de définir des indicateurs et des objectifs de performance à inclure dans la réunion et les formulaires d’évaluation. Cela permet de mieux comprendre pourquoi, quoi et comment l’évaluation sera effectuée. Les employés devraient être impliqués car ils connaissent leurs propres capacités. Les employés peuvent également parler des tâches et des compétences qu’ils souhaitent voir incluses dans le processus d’évaluation. Le superviseur peut discuter des performances actuelles de l’entreprise, de sa situation et de ses objectifs.

Surveillance

C’est à ce stade que les superviseurs contrôlent les progrès et gèrent les performances des employés. Après avoir défini ses indicateurs clés de performance et ses objectifs, le superviseur doit s’assurer que ses subordonnés sont sur la bonne voie et leur donner un feed-back continu tout au long du processus. C’est l’occasion de travailler régulièrement à l’amélioration des performances des employés. L’étape de suivi permet également aux superviseurs d’identifier et de résoudre tout problème à un stade précoce.

Développer

Cette étape est utilisée pour la formation et le développement supplémentaires de l’employé et vise à l’encourager et à l’aider à améliorer ses performances. Le superviseur peut conseiller à l’employé de prendre d’autres tâches et responsabilités qui lui permettront d’acquérir de nouvelles compétences. Les efforts de développement aideront le salarié à suivre l’évolution de l’entreprise et du secteur.

Classement

Il s’agit d’une étape critique. Certains employés peuvent ressentir de l’appréhension et de l’anxiété au cours de ce processus, de peur de recevoir une mauvaise note. Les étapes précédentes du processus d’évaluation auraient pourtant dû préparer le salarié si elles avaient été mises en œuvre correctement. Le superviseur décide de la notation de manière objective sur la base des KPI et des objectifs de l’employé. Les supérieurs sont tenus de respecter la procédure de l’entreprise en matière de notation des performances.

Récompenser

La dernière étape du cycle d’évaluation consiste à fournir aux employés leurs justes récompenses ou incitations. Les employés méritants doivent être reconnus et recevoir des mérites, des certificats, des cadeaux ou des récompenses monétaires. Cette étape du processus d’évaluation est celle où les managers décident d’accorder à l’employé un salaire plus élevé ou une promotion en raison de ses performances. Il s’agit d’un « merci » tangible et sincère pour les contributions de l’employé à l’entreprise. La reconnaissance et les incitations stimulent le moral des employés et les motivent à mieux travailler.

Signes évidents qu’un employé est prêt pour une promotion

Le processus d’évaluation vous permet de discerner si un employé mérite une promotion. L’un des principaux signes à surveiller est la capacité de leadership dont fait preuve l’employé. Prenez note des employés qui sont connus dans l’organisation parce qu’ils font preuve d’initiative et sont prêts à assumer davantage de responsabilités. Un autre signe est que l’employé prend le temps d’aider ses collègues de travail, même s’il n’est pas obligé de le faire. Si un superviseur peut laisser l’employé seul et lui faire confiance pour accomplir son travail, c’est un autre signe que l’employé pourrait être mûr pour une promotion. Les employés doivent être promus ou recevoir des incitations lorsqu’ils s’alignent sur les valeurs et les objectifs de l’entreprise et se préoccupent de l’avenir de celle-ci. Ce ne sont là que quelques-uns des signes qu’un superviseur peut utiliser et observer chez ses subordonnés. Il existe d’autres facteurs à prendre en compte, mais ils dépendront de la structure de votre organisation et des programmes de développement des employés.

Principales raisons pour lesquelles les employés détestent les évaluations de performance

« Un employé sur quatre redoute ses évaluations de performance plus que toute autre chose dans sa vie professionnelle », selon Douglas Stone et Sheila Heen, auteurs de « Thanks for the Feedback ». C’est un sentiment partagé par les managers.

La plupart des managers, superviseurs et praticiens des RH ont encore du mal à réaliser des évaluations de performance efficaces. Dans une enquête ciblant les employés, seulement 55 %. des personnes interrogées pensent que les évaluations de performance ont un impact positif sur leur organisation. Malgré les commentaires négatifs, dans une enquête séparée seulement 30 % des personnes interrogées ont déclaré que leur organisation avait apporté des changements à leur système de gestion des performances au cours des trois dernières années.

Voici quelques raisons courantes pour lesquelles les employés peuvent considérer les évaluations de performance comme inefficaces :

1. Aucune contribution de l’employé – Les employés n’ont pas l’impression que leurs opinions et leurs suggestions sont prises en compte, car leur supérieur se charge de la plupart, voire de la totalité, des discussions.
2. N’évalue pas les performances réelles – Les évaluations finissent souvent par se concentrer sur les traits de caractère personnels d’un employé, même s’ils n’ont pas nécessairement un impact négatif sur son travail, au lieu d’évaluer ses contributions et sa productivité réelles.
3. Peut être très subjectif – Les résultats reposent trop sur les préjugés personnels de leur responsable. Des facteurs tels que l’humeur du manager et ses préférences personnelles affectent les résultats de ce qui est censé être une évaluation objective.
4. Les managers ne sont pas préparés – Dans certaines entreprises, les employés travaillent dans une équipe différente de celle de leurs supérieurs. En conséquence, les employés ont le sentiment que leurs managers ne les ont pas suffisamment observés pour fournir une évaluation précise de leurs performances.
5. Trop peu fréquent – Étant donné que la plupart des entreprises ne procèdent à l’évaluation des performances qu’une ou deux fois par an, sans session de rattrapage entre les deux, les employés ne sont informés de l’état de leurs performances que lors de l’évaluation proprement dite. Cela peut entraîner de l’anxiété et une attitude défensive de la part de l’employé.
   Pour répondre à ces préoccupations des employés, il est essentiel de préparer un processus d’évaluation des performances bien exécuté.

Méthodes

Il existe de nombreuses façons de procéder à l’évaluation des performances, que ce soit par le biais d’une évaluation verbale, de formulaires, de listes de contrôle ou d’échelles. Certaines de ces méthodes d’évaluation peuvent être effectuées manuellement ou à l’aide d’un format numérique. Les superviseurs ont la possibilité d’utiliser plus d’une méthode et la combinaison la plus courante est l’évaluation orale et les formulaires d’évaluation. À ce titre, les superviseurs doivent entretenir de bonnes relations avec leurs subordonnés, car les évaluations orales peuvent rendre les employés anxieux. L’avantage de cette méthode est qu’elle est plus personnelle et que les deux parties peuvent discuter d’autres choses qui ont un effet sur leurs performances. La communication verbale peut entraîner une action corrective plus rapide. Au cours d’une évaluation orale, l’employé peut s’ouvrir aux difficultés qu’il a rencontrées dans l’accomplissement de ses tâches et aux problèmes qu’il a rencontrés avec ses collègues.

Cette méthode demande plus d’attention et peut prendre beaucoup de temps. Dans ce cas, l’utilisation de formulaires d’évaluation peut accélérer le processus. L’utilisation de formulaires d’évaluation est la méthode préférée car elle peut être automatisée, réalisée numériquement et est spécifique. Les formulaires imprimés et les documents papier, quant à eux, peuvent s’empiler, être égarés et être facilement détruits. Un autre avantage des formulaires d’évaluation numériques est qu’ils permettent de préserver l’environnement en éliminant l’utilisation du papier au bureau. Ils peuvent être remplis en quelques clics et facilitent la génération de rapports, ce qui rend l’ensemble du processus plus simple et plus rapide.

Les formulaires d’évaluation sont personnalisés pour répondre aux besoins de l’entreprise et de l’employé. Il existe une grande variété de modèles disponibles en ligne, gratuits ou payants. N’oubliez pas que toutes les informations recueillies doivent rester privées et confidentielles. Il est donc important que l’entreprise dispose d’un lieu ou d’un serveur sécurisé pour stocker les fichiers. Idéalement, les formulaires d’évaluation devraient être remplis avant une évaluation orale afin que le superviseur et l’employé puissent avoir une discussion plus fructueuse.

Inclure ces indicateurs de performance dans le formulaire d’évaluation

Les indicateurs de performance sont utilisés pour mesurer les performances des employés. Ces indicateurs varient selon le secteur, le rôle et l’individu. Il existe de nombreux types de métriques du travail qui permettent de mesurer la qualité, la quantité, l’efficacité et la productivité du travail. Les superviseurs s’efforcent d’obtenir une évaluation considérée comme objective et transparente. Il est préférable de discuter au préalable avec vos subordonnés des paramètres utilisés pour mesurer leurs performances. Voici quelques indicateurs de performance courants à inclure dans vos formulaires d’évaluation des employés :

• Présence
• Utilisation des ressources de l’entreprise
• Profit par employé
• Commentaires des clients
• Nombre total de tâches accomplies (dans un délai donné)
• Clients potentiels
• Temps moyen pour accomplir les tâches

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