Qu’est-ce qu’un modèle de plan d’action corrective ?
Un modèle de plan d’action corrective est un document préétabli qui décrit un problème identifié affectant négativement les activités de l’entreprise et intègre les étapes nécessaires pour atteindre le résultat souhaité. Le modèle sert principalement de cadre à la gestion de la qualité et permet de s’assurer que les informations cruciales sont partagées de manière transparente afin d’éviter qu’elles ne se reproduisent à l’avenir.
Importance de l’utilisation d’un modèle de plan d’actions correctives
Disposer d’un plan d’action correctif est essentiel à la gestion de la qualité, car il s’agit d’un cadre conçu pour résoudre tous les problèmes susceptibles d’entraver la réussite de l’entreprise. En utilisant un modèle, le processus global de documentation et de rapport est plus facile à superviser et à suivre en temps réel.
En outre, l’utilisation d’un modèle pour la planification des actions correctives est utile dans les domaines suivants :
Fournit une approche structurée
L’utilisation d’un modèle pour structurer un plan d’action corrective permet de rendre plus efficace la rédaction des rapports et de tenir l’ensemble de l’entreprise informée de tout problème. Un modèle permet également de dissiper toute confusion concernant l’évaluation de la qualité effectuée pour combler les lacunes opérationnelles, puisqu’il s’agit d’un cadre préétabli qui peut être facilement modifié.
Permet d’identifier les problèmes
Il est important de bien comprendre les causes profondes des problèmes qui affectent de manière significative le processus d’entreprise et d’autres facteurs liés à la performance. L’utilisation d’un modèle de planification des actions correctives permet de présenter les informations de manière plus efficace, ce qui facilite l’identification et la mise en évidence des problèmes qui entravent la réussite de l’entreprise.
Améliore la gestion des risques
La mise en œuvre de mesures correctives est essentielle pour gérer les risques car elle identifie les problèmes et détermine les mesures nécessaires pour éviter ou minimiser les risques. Un modèle de plan d’action corrective définit clairement les objectifs à atteindre pour résoudre les problèmes opérationnels et permet un suivi en temps réel des progrès accomplis afin que votre organisation ne perde pas le fil.
Rationalisation de la collecte des données
Grâce à son format numérique, un modèle de plan d’action corrective facilite la collecte des données. Lorsqu’ils signalent des problèmes, les employés peuvent utiliser des formats médiatiques tels que des photos et des vidéos pour donner un contexte précis à la situation.
Une fois qu’un modèle est rempli avec les informations nécessaires, il peut être facilement partagé avec les parties concernées sous forme de document Word, de fichier PDF, de feuille de calcul Excel ou directement par courrier électronique.
Encourage la responsabilité et l’amélioration
Un modèle de plan d’action corrective permet de promouvoir l’obligation de rendre compte en fournissant un cadre commun pour soulever des questions et d’autres informations essentielles dans le cadre des activités de l’entreprise.
Le modèle sert également de canal de communication, qui peut être utilisé pour informer les parties prenantes de l’état ou de l’avancement des mesures correctives mises en œuvre.
Que faut-il inclure dans un modèle de plan d’action corrective ?
En règle générale, un modèle de plan d’action corrective doit comprendre les éléments suivants :
- Date date à laquelle le plan d’action corrective a été créé et/ou lancé
- Description du/des problème(s) clé(s) en cours de correction
- Des informations générales détaillant la gravité et l’occurrence de ces problèmes, ainsi que tout autre détail pertinent
- Analyse des causes profondes cadre ou méthodologie
- Aperçu des mesures correctives à mettre en œuvre pours’attaquer à la/aux cause(s) profonde(s)
- Calendrier des échéances et des objectifs pour la réalisation de chaque action
- L’affectation des ressources, y compris le personnel, le budget, l’équipement et les autres ressources nécessaires pour mener à bien le plan d’action
- Définition d’indicateurs clés de performance (KPI) et d’autres tactiques mesurables pour suivre les progrès et les améliorations basés sur les actions correctives .
- Méthodes de vérification telles que les audits, les inspections ou les examens qui montrent l’efficacité des actions correctives
- Liste des mesures d’urgence et des actions de suivi visant à pérenniser les améliorations et à prévenir toute récidive .
Comment créer un plan d’action corrective à l’aide d’un modèle ?
En règle générale, un plan d’action corrective peut être créé pour répondre à une variété de problèmes et d’incidents au sein d’une organisation. Il est donc essentiel d’élaborer un plan bien structuré et complet afin de favoriser la réussite de l’entreprise et d’éviter que certains problèmes ne se reproduisent à l’avenir.
Suivez ce guide simple pour vous assurer qu’un plan d’action corrective peut être mis en œuvre correctement :
- Déterminez le(s) problème(s) majeur(s) qui doit/doivent être corrigé(s) et précisez comment le problème affecte les activités de l’entreprise.
- Recherchez les raisons sous-jacentes du problème en procédant à une analyse des causes profondes. Utilisez des stratégies telles que les “5 Pourquoi“et d’autres techniques similaires pour mieux comprendre le problème.
- Élaborez et proposez des solutions potentielles pour résoudre les problèmes identifiés. Utilisez le modèle pour dresser la liste des étapes spécifiques afin de vous assurer qu’elles sont pratiques et qu’elles s’attaquent directement au problème traité.
- Attribuez des responsabilités aux personnes ou aux équipes dont l’expertise correspond à certaines mesures correctives. Fixez des échéances et des rappels si nécessaire.
- Examinez et mettez à jour le modèle en tant que de besoin pour suivre les progrès et apporter les ajustements nécessaires en fonction de l’évolution du plan.
Pour vous donner un exemple, voici à quoi ressemble un modèle de rapport d’action corrective rempli :
FAQ sur les modèles de plans d'actions correctives
Un modèle de plan d’action corrective peut être modifié pour résoudre un large éventail de problèmes dans différents secteurs d’activité. Il peut s’agir de problèmes opérationnels, tels que des retards de production, ou de problèmes plus administratifs, tels que la rotation du personnel ou la gestion des bureaux.
Tous les acteurs clés de l’organisation doivent participer à l’utilisation d’un modèle de plan d’action corrective. Si les cadres supérieurs peuvent superviser l’ensemble des données et des informations, les employés directement concernés par le problème et même les fournisseurs affectés peuvent tirer parti du modèle. Cela permet de s’assurer qu’une variété de points de vue sont vus et pris en compte lors de la résolution du problème.
La fréquence des mises à jour dépend des objectifs de votre entreprise, des besoins de votre organisation et de la progression du plan d’action corrective. Si les progrès sont satisfaisants, les mises à jour peuvent être moins fréquentes. Toutefois, il est important d’évaluer et d’examiner régulièrement la mise en œuvre du plan d’action corrective et de procéder aux ajustements nécessaires s’il ne produit pas les résultats escomptés.
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