Qu’est-ce qu’un modèle de matrice de priorisation ?
Un modèle de matrice de hiérarchisation est une matrice de hiérarchisation standardisée qui peut être utilisée pour faciliter la gestion des projets ou des tâches. Également appelée matrice de priorité de projet, une matrice de priorisation est couramment utilisée pour identifier les tâches, les problèmes, les préoccupations et les besoins à prioriser en premier lieu en fonction d’un ensemble de critères déterminés par votre organisation ou vos supérieurs.
Importance et avantages
Un modèle de matrice de priorisation a de nombreuses utilisations applicables à toutes sortes d’entreprises et de projets. En règle générale, un modèle de matrice de hiérarchisation peut vous aider :
- Identifier la tâche que votre équipe doit entreprendre ensuite
- Déléguer des tâches aux membres de l’équipe
- Noter les domaines qui nécessitent plus d’attention que d’autres
- Donner une structure à votre journée
En dehors de ceux mentionnés ci-dessus, l’un des avantages les plus courants d’un modèle de matrice de priorisation est qu’il aide à gérer les coûts et les attentes. Un moyen simple d’y parvenir est de dresser la liste du temps qu’il faudra pour terminer un projet ou une tâche, de ses coûts et de sa qualité. En définissant clairement ce qui est le plus important pour vous parmi ces trois éléments, vous pouvez prendre une décision sur ce qu’il faut privilégier en premier.
Différentes écoles de pensée et cadres de travail encouragent également l’utilisation d’un modèle de matrice de priorisation, dont le plus notable est celui de Six Sigma . L’utilisation d’un modèle de matrice de priorisation avec des méthodes d’amélioration des processus et d’autres matrices, telles qu’une matrice de décision, peut vous aider à mieux comprendre vos priorités et vos besoins. Cela vous permettra non seulement de savoir à quel élément donner la priorité, mais aussi d’améliorer la qualité de votre travail en prenant de meilleures décisions.
Comment créer un modèle de matrice de priorisation ?
Avant de créer un modèle, vous devez savoir comment créer une matrice de hiérarchisation :
- Décidez de l’objectif que vous voulez atteindre avec la matrice : identifiez les objectifs que vous souhaitez atteindre en créant et en utilisant une matrice de hiérarchisation, et travaillez à partir de là.
- Faites une liste de vos options : cette étape peut être réalisée entièrement par vous-même, avec l’aide d’autres personnes par la suite, ou en discutant avec d’autres personnes dès le départ. Au cours de cette étape, vous devez identifier toutes les façons dont vous pouvez trier et hiérarchiser vos tâches et vos projets, sans nécessairement leur attribuer un niveau de priorité pour le moment.
- Clarifiez et suivez vos critères : créez un système de critères à suivre qui peut vous aider à hiérarchiser vos tâches. La plupart des matrices de priorisation fonctionnent sur un système de critères où vous attribuez des points par tâche et calculez ensuite qui a le plus ou le moins de points. Certaines matrices ne suivent pas ce principe et fonctionnent selon un système différent, en fonction des politiques de l’équipe ou de l’entreprise.
- Comparez les résultats : après avoir calculé les scores de chaque tâche ou projet, il est maintenant temps de leur attribuer un niveau de priorité. La plupart des systèmes stipulent que les tâches ou les projets ayant un score plus élevé sont plus importants, mais cela peut varier. Les niveaux de priorité attribués aux tâches et aux projets sont généralement divisés en trois groupes, à savoir la priorité élevée, moyenne et faible.
Une matrice de hiérarchisation est censée être très personnalisable par nature. Lorsqu’il est présenté sous forme de tableau, un modèle de matrice de hiérarchisation peut passer d’une simple matrice 2×2 à un véritable tableau comportant davantage de lignes et de colonnes.
Une fois que vous avez votre matrice de hiérarchisation, il suffit de la standardiser pour en faire un modèle. Cependant, un modèle de matrice de hiérarchisation peut également être réalisé sous forme de liste de contrôle ou de liste, ce qui permet une plus grande flexibilité et des changements au milieu d’une discussion.
FAQ sur les modèles de matrice de priorisation
Un modèle de matrice de hiérarchisation aide à hiérarchiser les tâches, ce qui est une forme de prise de décision. En revanche, un modèle de matrice de décision est plus général et aide à prendre des décisions de toutes sortes, et pas seulement à établir des priorités.
Les types les plus courants de matrices de priorisation sont :
- Matrice Eisenhower : pour hiérarchiser les tâches simples en fonction de leur importance et de leur urgence.
- Kanban : pour gérer la visibilité des projets
- Comparaison par paires : pour classer rapidement plusieurs tâches ayant des valeurs d’importance similaires.
- Modèle de notation : pour un grand nombre de tâches ou de projets avec des critères de sélection plus variés
- Six Sigma : pour s’assurer que les décisions sont prises de manière logique, conformément aux meilleures pratiques de l’organisation.
Selon Lynne Hambleton , auteur de « Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices », il existe trois types de matrices de hiérarchisation souvent utilisées pour Six Sigma :
- Critères analytiques complets : cela implique l’utilisation de plusieurs matrices pour comparer différentes options de hiérarchisation avant d’établir une matrice de hiérarchisation finale. La nécessité de disposer de nombreuses matrices fait de cette forme la plus compliquée d’une matrice de hiérarchisation.
- Critères de consensus : cette forme de matrice de hiérarchisation est plus simple que les critères analytiques complets, car elle fonctionne mieux avec 10 options ou moins. Cette méthode est la plus efficace lorsque vos options ont toutes une valeur relativement égale, ce qui vous amène à utiliser un système de vote pondéré pour chaque option afin de classer leur niveau de priorité.
- Matrice de combinaison : cette matrice est surtout utilisée pour vous aider à hiérarchiser les options en fonction d’une relation de cause à effet. Plutôt que d’utiliser des critères pour décider de ce qu’il faut prioriser en premier, une matrice de combinaison est basée sur la causalité, ce qui signifie que vous devrez vous appuyer sur un groupe d’experts connaissant votre objectif ou les tâches que vous voulez prioriser.
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