Publication 28 Juil 2023
Qu'est-ce qu'une fiche de réservation ?
Une fiche de réservation est un formulaire d'enregistrement couramment utilisé pour signaler l'arrivée des clients dans un hôtel, un aéroport, une clinique et d'autres établissements. Une fiche de réservation est un accord formel entre les clients et l'établissement détaillant les informations relatives à leur séjour dans l'établissement.
Dans cet article
- Qu'est-ce qu'une fiche de réservation pour les hôtels ?
- 3 conseils pour une procédure d'enregistrement efficace à l'hôtel
- Formulaires d'enregistrement numériques pour l'efficacité et l'excellence opérationnelles
Qu’est-ce qu’une fiche de réservation pour les hôtels ?
La fiche d’enregistrement d’un hôtel est une condition préalable formelle que les clients doivent signer pour confirmer leur séjour à l’hôtel. Les fiches de réservation des hôtels permettent de recueillir les informations nécessaires auprès des clients. Certains formulaires d’enregistrement peuvent présenter les services de l’hôtel, recommander des activités et des lieux d’intérêt dans la région. Les fiches de réservation permettent d’assurer le suivi des chambres occupées par les clients.
Les fiches d’enregistrement des clients de l’hôtel peuvent également être utilisées par le personnel de l’hôtel lorsqu’il prépare les chambres pour les clients. Cette fiche permet de vérifier si tous les objets présents dans la chambre ont été comptabilisés et sont en bon état, et si la chambre a été correctement nettoyée. Effectuer des inspections avant l’enregistrement peut aider à garantir la meilleure expérience et à fournir un service de qualité aux clients.
3 conseils pour une procédure d’enregistrement efficace à l’hôtel
Dans les services hôteliers, la procédure d’enregistrement est la partie la plus importante du parcours du service client. Pour leur fournir un excellent service, les clients doivent se sentir accueillis, reconnus et pris en charge. Leur première impression est cruciale car elle influencera leur perception du reste des services tout au long de leur séjour.
Ce n’est pas un secret pour le secteur de l’hôtellerie que les besoins des clients doivent toujours passer en premier. Pour offrir un service client exceptionnel lors de l’enregistrement, les hôteliers doivent tenir compte des éléments suivants :
Expérience personnalisée
Désignez une personne chargée d’accueillir vos invités à leur arrivée. Une expérience personnalisée permet aux clients de se sentir non seulement accueillis, mais aussi pris en charge, ce qui accroît l’hospitalité de l’hôtel. Accueillir les clients et les accommoder à leur arrivée peut également aider à guider les clients vers les endroits où ils doivent aller et ce qu’ils doivent faire pour s’enregistrer. Les salutations personnelles seront essentielles pour les planificateurs d’événements, les organisateurs et les grands groupes.
Flexibilité
L’une des plaintes les plus fréquentes des clients est l’heure traditionnelle d’enregistrement à l’hôtel. Bien que ces heures d’enregistrement standard soient favorables au personnel de l’hôtel pour les préparatifs de l’hébergement, une heure d’enregistrement flexible favorise une expérience client au top. Pour ce faire, les hôteliers peuvent déplacer les heures d’enregistrement en fonction de la saison et du comportement des clients.
Contrôles à distance
Réduisez ou éliminez l’affluence aux guichets d’accueil et les longues files d’attente pour l’enregistrement des clients. Offrez une procédure d’enregistrement transparente avec une option d’enregistrement à distance pratique. Cela permet non seulement de réduire le temps d’attente, mais aussi d’offrir aux clients une expérience agréable dès le départ. Vous trouverez ci-dessous quelques options d’enregistrement à distance que vous pouvez envisager pour votre expérience d’enregistrement :
- Enregistrement en ligne via un site web ou une application mobile – associez-le à un message texte ou à une fonction de notification push pour informer les clients qu’ils doivent s’enregistrer le jour de leur arrivée ou avant.
- Associez l’enregistrement à distance à des clés de porte mobiles – Cela permettra aux clients de ne pas attendre à la réception et de se rendre directement à leur chambre.
- Bornes d’enregistrement automatique – les bornes permettent aux clients de contourner la file d’attente et de réduire la main-d’œuvre pour les hôtels. Si des groupes arrivent pour s’enregistrer, l’auto-enregistrement accélérera le processus et permettra aux hôtels d’affecter leur personnel de réception à la gestion des enregistrements compliqués de groupes.
Formulaires d’enregistrement numériques pour l’efficacité et l’excellence opérationnelles
Tirez parti des avancées technologiques dans le secteur de l’hôtellerie et de la restauration et intégrez-les dans vos activités pour améliorer non seulement le service à la clientèle, mais aussi votre efficacité opérationnelle globale. Simplifiez les procédures d’enregistrement en proposant des options d’auto-enregistrement par le biais de bornes ou à la réception et en utilisant des formulaires numériques.
SafetyCulture (anciennement iAuditor) est une application polyvalente de listes de contrôle et d’inspections qui peut aider les équipes d’accueil à fournir une expérience d’enregistrement efficace qui donne une bonne première impression.
Avec SafetyCulture (iAuditor) , vous pouvez :
- demander aux clients de remplir leur formulaire d’enregistrement à l’aide d’une tablette ;
- télécharger gratuitement des modèles de fiches de réservation
- accéder à vos fiches de réservation hôtel sur une seule et même plateforme
- sauvegarder automatiquement et en toute sécurité les enregistrements d’enregistrement dans le Cloud et y accéder à tout moment, n’importe où, quand vous en avez besoin ; et
- effectuer des contrôles à l’arrivée et au départ de l’hôtel en utilisant facilement un appareil mobile ou une tablette.
- voir comment les actions collaboratives de SafetyCulture (iAuditor) peuvent aider les hôtels dans leurs opérations :
Liste d'inspection de l'hôtel
Cette liste de contrôle pour l'inspection de l'hôtel est utilisée pour évaluer la procédure d'enregistrement en place. Utilisez cette liste de contrôle pour vous assurer que le personnel de l'hôtel, en particulier le personnel de la réception, suit les procédures opérationnelles standard pour fournir aux clients un service de qualité.
Liste de contrôle pour le départ du client
Cette liste de contrôle d'inspection de sortie d'hôtel est utilisée pour évaluer si les procédures de sortie sont bien exécutées conformément aux normes de service. Utilisez cette liste de contrôle pour évaluer le ton du personnel de l'hôtel, son langage corporel et le ressenti des clients. Les directeurs et superviseurs d'hôtels peuvent utiliser les données de cette inspection pour identifier les zones à problèmes et améliorer la qualité du service.
