¿Qué es un sistema de gestión de proyectos?
El sistema de gestión de proyectos puede definirse de dos maneras. Cuando se define como la forma en que los gestores de proyectos hacen las cosas, el sistema de gestión de proyectos es la aplicación de procesos o métodos definidos en la gestión de una multitud de responsabilidades y el cumplimiento de etapas de tareas que están todas orientadas a completar un proyecto.
Definido como algo que se utiliza en la gestión de proyectos, un sistema de gestión de proyectos es una herramienta o conjunto de herramientas diseñadas para capacitar a los gestores de proyectos en el cumplimiento de sus responsabilidades en cada fase del proyecto.
En este artículo hablaremos de las 5 fases de la gestión de proyectos, abordaremos algunas de las tareas que implica cada fase y destacaremos las herramientas del sistema de gestión de proyectos que pueden utilizarse en cada una de ellas.
¿Qué son las fases, tareas y herramientas de la gestión de proyectos?
Según el Project Management Institute (PMI), la gestión de proyectos se divide en 5 grupos o fases: Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, y Cierre. Cada fase incluye tareas que implican el uso de herramientas para que un gestor de proyectos las ejecute correctamente.
Las 5 fases de la gestión de proyectos
También conocidas como ciclo de vida de la gestión de proyectos, las fases de la gestión de proyectos son una serie de responsabilidades que, en última instancia, conducen a la finalización de un proyecto.
Fase 1: Inicio del proyecto
En esta primera fase de la gestión de un proyecto, se le da un nombre y una definición general. En esta fase pueden realizarse estudios y las partes interesadas llevan a cabo su diligencia debida para comprobar si el proyecto es viable antes de que pueda pasar a la fase de planificación del proyecto. Durante esta fase, los jefes de proyecto crean un Documento de Inicio del Proyecto (PID) para mantener a sus equipos alineados con la visión, los objetivos y las estrategias del proyecto que se va a poner en marcha.
Herramienta de iniciación de proyectos: Lista de comprobación de la diligencia debida técnica para TI/software
El tipo de estudio que debe realizarse durante el inicio del proyecto depende de la naturaleza del mismo. En el caso de un proyecto relacionado con TI, puede utilizarse una lista de comprobación de diligencia debida para TI/software durante el inicio del proyecto. Los responsables de TI y de proyectos pueden utilizar esta lista de comprobación para revisar las posibles adquisiciones de software y comprobar otros factores como el cumplimiento legal, de seguridad, de código abierto y de calidad del código.
Herramienta de iniciación de proyectos: Lista de comprobación de la diligencia debida técnica general
En cuanto a los proyectos relativos a la adquisición de productos o bienes, esta lista general de comprobación de la diligencia debida técnica puede utilizarse para realizar cierta evaluación del producto o bien que se pretende adquirir.
Fase 2: Planificación del proyecto
Una vez determinado que el proyecto es viable, es hora de planificar cómo se va a ejecutar. En la fase de planificación del proyecto, el director del proyecto, con la ayuda de otras partes interesadas, inicia la creación de un plan de gestión del proyecto. Se determinan los recursos necesarios para el proyecto, así como los objetivos, el alcance, los hitos, la calidad, los riesgos, el calendario del proyecto y los canales de comunicación entre las partes interesadas.
Herramienta de planificación de proyectos: Plantilla de Carta de Proyecto
Utilizada justo antes de la ejecución del proyecto, esta plantilla de carta del plan de proyecto puede ayudar a los gestores de proyectos a documentar detalles importantes como las metas y objetivos del proyecto, su alcance y limitaciones, hitos, hipótesis, estructura organizativa del proyecto y autorización del proyecto.
Herramienta de planificación de proyectos: Plantilla del Marco de Gestión de Riesgos
En los proyectos que puedan entrañar riesgos para la salud y la seguridad, los jefes de proyecto pueden utilizar esta plantilla de marco de gestión de riesgos para identificar posibles riesgos, determinar causas y efectos, y plantear medidas de control y mitigación.
Fase 3: Ejecución del proyecto
Una vez finalizada la planificación del proyecto, el director del proyecto y las personas implicadas en su ejecución se adhieren al plan finalizado. Las tareas se realizan de acuerdo con el plan del proyecto, se celebran reuniones para debatir los informes de situación del proyecto, se comprueban los hitos del proyecto y se supervisa el progreso para comprobar si el ritmo es acorde con el calendario previsto.
Fase 4: Seguimiento y control del proyecto
Junto con la ejecución se lleva a cabo el seguimiento y control del proyecto. Esta fase crucial de la gestión de proyectos se ocupa de garantizar que la calidad, el progreso y el uso de los recursos del proyecto se ajusten a las expectativas y al plan del proyecto. Durante el seguimiento y control del proyecto, los indicadores clave de rendimiento se miden, registran y debaten durante las reuniones del proyecto para saber si hay alguna variable que haga que la calidad o el ritmo del proyecto se desvíen del plan. A continuación se aplican medidas de control para garantizar que el proyecto se mantiene en la senda prevista.
Herramienta de seguimiento y control de proyectos: Plantilla de análisis de carencias
Utilice esta plantilla de análisis de carencias para identificar las diferencias entre el rendimiento laboral previsto y la calidad actual del trabajo en el proyecto. Identificar objetivos y áreas de mejora para elaborar planes de acción con niveles de prioridad y fechas límite.
Registro 10 ejemplos de riesgo: plantilla de análisis de carencias
He aquí el ejemplo de una herramienta eficaz de análisis de carencias para ayudar a descubrir áreas de mejora:
Registro de riesgos ejemplo
Este informe PDF de análisis de deficiencias incluye información como la puntuación, los elementos fallidos y las medidas correctoras. Otra información que se puede recuperar de los usuarios es la fecha, el departamento, el nombre del empleado, el número de empleado, el puesto de trabajo y el responsable asignado. La sección de auditoría de análisis de diferencias de esta plantilla contiene factores que ayudarán a determinar la diferencia entre el estado actual y el deseado. Añade más factores si es necesario.
Herramienta de seguimiento y control de proyectos: Plantilla de control de calidad
El control de calidad es crucial para garantizar que un producto o resultado cumpla sistemáticamente el nivel de calidad esperado según el plan del proyecto. Utilice esta hoja de comprobación de control de calidad para registrar cualquier problema de calidad e indicar si está causado por el proceso, los equipos, los materiales, los operarios o el entorno, y proponer medidas correctoras.
Herramienta de seguimiento y control de proyectos: Plantilla de informe de situación del proyecto
También llamado informe de progreso del proyecto, esta plantilla de informe de estado del proyecto puede ser utilizada por los gestores de proyectos para presentar informes sobre el estado más actual del proyecto en relación con el tiempo, la calidad y el coste. Incluya detalles de cualquier problema de bloqueo e indique el % de finalización del proyecto.
Fase 5: Cierre del proyecto
La última etapa de la gestión de proyectos, la fase de cierre, conlleva algunas responsabilidades más que deben cumplirse antes de cerrar formalmente un proyecto. Cuando un proyecto está a punto de concluir, las tareas finales incluyen la entrega del producto, la compensación final y la rescisión de los contratos con los proveedores, la presentación de informes y la recompensa y reconocimiento de los miembros del equipo del proyecto.
Herramienta de cierre de proyectos: Lista de comprobación para el cierre de proyectos
A veces denominadas listas de comprobación de cierre de proyectos, los gestores de proyectos utilizan listas de comprobación de cierre de proyectos para evitar omitir algún proceso en la preparación del cierre del proyecto. Esta lista de comprobación ha sido diseñada para ayudar a los gestores de proyectos a realizar lo siguiente: ofrecer una visión general del proyecto, determinar el estado de cada uno de los procesos del proyecto, registrar cualquier problema sin resolver y evaluar el rendimiento general del proyecto.
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Desde el inicio del proyecto hasta su cierre, el gestor de proyectos debe cumplir una multitud de responsabilidades. A las responsabilidades generales se añaden tareas menores, pero igualmente importantes, como asegurarse de que se recogen datos durante el seguimiento del proyecto y de que la información está asegurada para la elaboración de informes de situación y el mantenimiento de registros.
Con todos estos malabarismos de responsabilidades sobre la supervisión, el seguimiento de los hitos y el cumplimiento de los plazos, al tiempo que se garantiza que la seguridad y la calidad del proyecto no se vean comprometidas, un potente sistema de gestión de proyectos como SafetyCulture puede ayudar a los gestores de proyectos a cubrir múltiples responsabilidades y poder canalizar tiempo y recursos hacia otras tareas más urgentes del proyecto.
