Muchas empresas hoy en día encuentran difícil mantenerse al tanto de lo que sus empleados comunican a través de canales oficiales y acciones. Esto se debe a la multitud de empleados y agentes dentro de la organización. Mantener una comunicación organizada y estandarizada requiere un plan de comunicación que haga fácil transmitir los valores y objetivos de la empresa y que su nómina sea capaz de interiorizar e implementar de manera natural.
Primero que todo, vamos a aclarar qué significa tener un plan de comunicación empresarial, y cuáles son sus beneficios e importancia.
¿Qué es un plan de comunicación empresarial?
Un plan de comunicación es una manera de mantener una transmisión ordenada y lógica de mensajes estratégicos dentro de la empresa o hacia el público. Estos planes de comunicación facilitan a la empresa alcanzar objetivos propuestos, consolidando las acciones de sus empleados y unificando el mensaje hacia el público objetivo.
Para desarrollar un plan de comunicación eficiente y funcional, muchas empresas adoptan métodos digitales para facilitar y hacer mucho más rápido este tipo de procedimiento.
Pero para ejecutar un plan de comunicación, primero debemos ver los tipos de planes que han sido adaptados y funcionales en muchas empresas hoy en día. Vamos a mostrar algunos de ellos.
¿Cuáles son los tipos de planes de comunicación en una organización?
Plan de comunicación interna
Es importante asegurarse de que haya una estructura empresarial clara que permita a todos los participantes de una organización recibir y transmitir información y conocimiento. Un plan de comunicación interna implica establecer estas estructuras que faciliten el intercambio de información de manera efectiva y eficiente.
Hay varias maneras de establecer planes de comunicación empresarial. Las grandes organizaciones hacen uso de memos o comunicados semanales que mantienen al tanto a los integrantes de cada departamento sobre las novedades que surjan durante ese período. Adicionalmente, se establecen canales directos modulares donde sólo interactúan los actores relevantes, pero que pueden abrirse en caso de requerir feedback de otros grupos de trabajo, ya sea en dirección horizontal o vertical.
Usualmente, los planes de comunicación internos son de carácter privado. Es decir, la ruta es dirigida dentro de la empresa sin compartir datos o mensajes externos no relacionados a la empresa o los trabajadores. Esto hace mucho más segura la comunicación de empleado a empleado y mantiene un clima laboral estable para todos los trabajadores.
La mejor manera de mantener una comunicación interna eficiente y segura es contratando sistemas automatizados como SafetyCulture (iAuditor). Este sistema permite crear grupos de trabajo ad hoc, permitiendo a sus integrantes trabajar con objetivos comunes y gestionar proyectos sin contratiempos.
Plan de comunicación externa
Son planes generalmente usados para dar a conocer la marca y el mensaje de la empresa entre el público al cual está dirigido, y están altamente vinculados a relaciones con organizaciones asociadas, accionistas, o consumidores.
Los planes de comunicación externa pueden ser usados para crear conciencia o promocionar nuevos productos a potenciales consumidores. Incluso, es posible crear planes de comunicación externa con el objetivo de mostrar a los accionistas que la empresa cumple con los estándares esperados por sus proveedores y asociados.
Planes de comunicación externa formales e informales
Los planes de comunicación externa se pueden dividir de dos maneras:
Comunicación externa formal
Diseñada para mostrar el compromiso y responsabilidad de la alta dirección de la empresa, así como la calidad humana y profesional de sus miembros, frente a potenciales clientes, socios, o instituciones financieras y gubernamentales. Típicamente, este tipo de comunicación se transmite a través de notas de prensa, presentaciones, páginas web, y folletos. Pero también existen canales más directos como reuniones, conferencias, y eventos públicos.
Comunicación externa informal
Son planes diseñados con énfasis en el elemento humano espontáneo. Están dirigidos a clientes que aprecian un trato más íntimo, pero también pueden englobar a las comunidades donde se desenvuelve la organización. Hoy en día, la mayor parte de los mensajes externos se realizan por medios digitales como páginas web, newsletters, redes sociales, y anuncios, pero siempre conservando un tono uniforme que refleje los valores y visión de la organización.
¿Cuál es la importancia de los planes de comunicación?
Como toda herramienta dentro de una organización, los planes de comunicación empresarial son herramientas que permiten resolver problemas específicos. Por ejemplo, uno de los grandes retos dentro de cualquier organización es mantener a los trabajadores motivados y con ánimo de aportar soluciones constantes. Un plan de comunicación efectivo es aquel que logra crear canales directos entre los trabajadores y sus colaboradores que permitan que las ideas fluyan pero que también se puedan administrar incentivos adecuados.
En cuanto a los planes de comunicación externos, aquellas organizaciones con metas específicas pueden usar los canales formales e informales para obtener apoyos necesarios a fin de conseguir los objetivos planteados.
Estas son otras ventajas de los planes de comunicación empresarial:
- Permiten compartir y enviar mensajes mediante un área de trabajo privada.
- Son importantes para conocer al cliente o enviar información vital a accionistas y colaboradores.
- Establecen conexiones con grupos de interés externos que consideran a la empresa organizada y confiable.
- Son una manera eficiente de enviar y recibir mensajes a través de redes sociales, para así dar a conocer la empresa a clientes potenciales.
- Mejoran la comunicación de empresa a empresa.
- Permiten comunicar datos vitales para tomar decisiones en tiempo real.
- Mejoran la reputación de la empresa dependiendo de la efectividad del plan de comunicación.
¿Cómo crear un plan de comunicación empresarial efectivo?
Lo primero que hay que hacer antes de crear un plan de comunicación es definir la misión y la visión de la organización. Esto es lo que permitirá no sólo comprender cuáles serían los canales con mayor prioridad, sino también el uso que su organización dará a su comunicación interna y externa.
Se debe comenzar por identificar la propuesta de valor de la organización, luego definir el público objetivo al cual va a estar dirigida toda la estrategia comunicacional, para luego establecer objetivos alcanzables a corto y mediano plazo.
También se debe crear un calendario de difusión para asegurarse de que el mensaje de la organización permanezca en las mentes de nuestra audiencia y empleados, y un sistema de medición de resultados que nos permita saber qué tan efectiva está siendo la comunicación o si se deben hacer cambios graduales.
Todo esto resulta mucho más fácil si se utilizan las herramientas adecuadas. El software prémium de comunicación interna SafetyCulture (iAuditor) permite establecer canales de comunicación entre todos los miembros de la organización de manera eficiente, haciendo posible elaborar calendarios de difusión con tareas y eventos periódicos que incluyan a toda la organización o sólo a los miembros relevantes para mayor focalización y eficiencia.
