Publicado 10 dez 2020
Formulário de Modelo de Projeto
O formulário de modelo de projeto é uma ferramenta usada para rastrear e registrar o progresso de um projeto ou plano de negócios em andamento. Os modelos de projeto são preenchidos por Gerentes de Projeto, avaliando as áreas-chave como tempo, qualidade e orçamento. Esses relatórios mostram basicamente um resumo das tarefas realizadas, pendências e o status atual do projeto.
Formulário Modelo de Projeto
Este formulário de modelo de projeto, às vezes chamado, formulário de relatório rag, pode ser utilizado regularmente para rastrear o andamento de um projeto de negócios. Este modelo pode ser usado por gerentes de projeto e auditores para documentar o progresso nas áreas de desempenho do projeto: tempo, qualidade e orçamento, e determinar obstáculos ao longo do caminho. O formulário foi convertido utilizando o SafetyCulture (iAuditor) e pode servir como um guia para os auditores:
- Fornecer detalhes sobre as áreas de desempenho do projeto se o status atual estiver atrasado, incerto ou em curso.
- Documentar dificuldades, riscos e potenciais perigos identificados.
- Criar um resumo do modelo de projeto, fornecendo uma data de término: 25%, 50%, 75% e 100%.
- Validar a auditoria afixando uma assinatura digital.
- Depois de fazer todos os relatórios de status do projeto, você pode exportar todas as suas auditorias como CSV e, em seguida, transferir os dados em uma planilha separada para ter uma visão geral do projeto.
Este artigo inclui:
- 5 benefícios de usar o modelo de projeto;
- Compreendendo o sistema de classificação de status RAG;
- 6 informações essenciais que um relatório de status do projeto deve ter;
- Melhores práticas durante a execução do relatório de status do projeto;
- Tecnologia que pode ajudar a simplificar seus processos de relatórios; e
- Formulários gratuitos de relatório de status do projeto que você pode baixar e usar.
5 Benefícios de Usar o Modelo de Projeto
O objetivo dos relatórios de status do projeto é garantir que os objetivos e as entregas sejam cumpridas e as principais partes interessadas sejam mantidas informadas. Esses relatórios podem ser feitos diariamente, semanalmente ou mensalmente ao longo do ciclo de vida de um plano de negócios. Aqui estão os 5 principais benefícios do uso de um modelo de projeto em sua empresa:
- Desenvolver um bom sistema de comunicação dentro das equipes;
- Manter as partes interessadas informadas e atualizadas sobre o andamento do projeto;
- Simplificar os processos de relatórios;
- Permitir que ações sejam tomadas sobre potenciais riscos e perigos identificados; e
- Aprimorar os sistemas de suporte necessários para atingir os objetivos
Compreendendo o Sistema de Classificação de Status RAG
O status RAG é uma parte essencial da conclusão de um modelo de projeto ou relatório de progresso. RAG significa vermelho, âmbar e verde (red, amber, green). Cada cor indica o status atual de uma área-chave de desempenho, que normalmente inclui qualidade, prazo, orçamento e escopo.
- VERMELHO – esta cor indica que o projeto identificou problemas significativos e obstáculos que não podem ser tratados pelo Gerente de Projeto sozinho. Essas questões precisam ser encaminhadas aos Patrocinadores do Projeto ou ao Comitê do Projeto para que ações corretivas sejam implementadas imediatamente.
- ÂMBAR – esta cor significa que ainda existem problemas, mas podem ser solucionados pelo Gerente de Projeto e pela Equipe de Entrega. Com isso, o Comitê do Projeto ainda precisa ser atualizado e notificado quanto ao assunto.
- VERDE – esta cor mostra que o projeto agora está funcionando perfeitamente e que todos os aspectos estão dentro da tolerância.
6 Informações Essenciais que o Modelo de Projeto Deve Ter
Relatar o status de um projeto requer basicamente a divulgação de todos os dados às pessoas-chave e partes interessadas. Os Gerentes de Projeto devem conhecer as informações mais importantes que precisam para apresentar como um projeto está sendo monitorado e gerenciado adequadamente. Aqui estão as seis principais informações que um modelo de projeto deve ter:
Informações Gerais do Projeto
As principais informações de cada relatório. Isso deve incluir o título ou nome do projeto, pessoas envolvidas no projeto, cronogramas, localização e proprietários do projeto.
Métricas do Projeto
As métricas devem ser estabelecidas durante a fase de planejamento. É muito importante incluir números nos modelos de projeto para fundamentar as declarações. Isso é importante para a avaliação projecto, se ele está atingindo seus objetivos e, finalmente, se foi bem sucedido. Além disso, essas métricas são uma forma de identificar os pontos que precisam de atenção imediata.
Questões, Riscos e Problemas
Anote todos os problemas detectados ao longo do projeto até o momento. Descreva sua natureza, gravidade, impacto no projeto e ações ou soluções recomendadas.
Revisão das Metas
As metas funcionam como episódios onde a história se encontra atualmente. Portanto, essas são as fases principais de um projeto que ajuda a dividi-lo em partes mais digeríveis. As metas não são consideradas tarefas, mas sim uma série de tarefas que leva os proprietários do projeto aos próximos pontos de verificação. Nesta seção, é importante listar quais metas foram alcançadas ao longo do tempo.
Status do Projeto
Ao usar o sistema de classificação RAG mencionado acima, os responsáveis pelo projeto podem fornecer visualmente um status geral do projeto.
Resumo do Projeto
Inclua um breve resumo dos progressos realizados na situação atual do projeto. Inclua a data de conclusão e os custos do projeto. Explique os problemas encontrados, seu impacto no ciclo de vida do projeto, as despesas necessárias e soluções para mitigar esses riscos além do resultado esperado uma vez que os problemas estiverem resolvidos.
Melhores Práticas Durante o Modelo de Projeto
A criação do relatório de status do projeto pode ser uma tarefa de rotina para Gerentes de Projeto ao longo de um único ciclo de vida do projeto. É essencial ter conhecimento de melhores práticas ao relatar o progresso para garantir que todas as informações significativas sejam comunicadas de forma clara e documentadas de forma eficaz, pois os registros históricos de um projeto concluído podem tornar o planejamento futuro mais fácil e abrangente. Aqui estão algumas práticas recomendadas ao criar um relatório de status do projeto:
- Relatórios de status do projeto são ferramentas vitais para melhorar a comunicação entre as equipes. Use seu máximo potencial para fornecer os dados mais importantes às pessoas-chave em tempo real.
- Estabelecer os KPIs ou áreas-chave para aferir ao trabalhar em um projeto, isso ajuda os responsáveis pelo projeto a determinar em que precisam se concentrar nos relatórios.
- Não colocar informações desnecessárias que tornariam o modelo de projeto vago e confuso. É sempre eficaz simplificar como os dados são relatados.
- Fazer a devida diligência para garantir que o relatório de status do projeto não contenha informações indesejadas e infundadas e que forneça as informações o que o público-alvo precisa.
- Usar um modelo padrão de projeto para manter a consistência
- Utilizar boas ferramentas de criação de relatório de status do projeto que possam ajudar os responsáveis pelo projeto a otimizar seus processos e eliminar a elaboração de relatórios em papel.
Escolhendo a Tecnologia Certa para a criação de Relatório de Status do Projeto
O relatório de status do projeto ou relatórios de progresso necessitam de registros consistentes e entregas de mensagens-chave relacionadas ao status do projeto. Relatórios em papel muitas vezes se perdem ou necessitam de esforço adicional para serem preparados.
Uma solução eletrônica como o SafetyCulture (iAuditor) pode substituir declarações de método em papel com o aplicativo móvel. Elabore relatórios no local com o uso de seu dispositivo portátil e valide as auditorias reunindo assinaturas eletrônicas de forma rápida e fácil. Todos os relatórios de método preenchidos são salvos automaticamente online – chega de papelada perdida.
Comece baixando gratuitamente esses principais modelos de projeto.
Formulários Apresentados de Modelo Projeto
Formulário de Modelo de Projeto de Construção
Esta lista de controle de relatório diário de construção pode ser usada para registrar as atividades diárias em um canteiro de obras ou projeto. Forneça detalhes sobre o trabalho, como o tempo, força de trabalho, instruções dadas, atrasos e materiais. Registre quaisquer riscos ou perigos potenciais e inclua fotos. Documente todas as inspeções que aconteceram e você também pode registrar os visitantes que estão presentes no local. Valide o relatório incluindo uma assinatura digital do encarregado ou supervisor do local.
Formulário de Relatório de Status Semanal do Projeto
Este formulário de modelo de projeto pode ser usado como um relatório sobre o andamento do trabalho para projetos de campo. Este formulário foi desenvolvido por um dos clientes da SafetyCulture, a Miller Electric Company, e convertido com o SafetyCulture (iAuditor). Use este formulário para fornecer em detalhes, um relatório semanal sobre o status do projeto. Este formulário contém questões relevantes sobre funcionários, fases do projeto, cronogramas, publicações, conformidade com o protocolo de segurança e status geral do projeto.
