Rapport de projet

Cet article couvre :

1. 5 avantages de l’utilisation des rapports des projets ;
2. Comprendre le système de notation de l’état d’avancement RAG ;
3. 6 informations essentielles que doit contenir un rapport de projet ;
4. Les meilleures pratiques en matière de rapports sur l’état d’avancement des projets ;
5. La technologie qui peut aider à rationaliser vos processus de rapport ; et
6. Modèles gratuits de rapports sur l’état d’avancement des projets que vous pouvez télécharger et utiliser.

Rapport de projet : 5 avantages 

L’objectif des rapports des projets est de s’assurer que les objectifs et les résultats sont atteints et que les principales parties prenantes sont tenues informées. Ces rapports peuvent être établis quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement tout au long du cycle de vie d’un plan d’affaires. Voici les cinq principaux avantages de l’utilisation des rapports sur l’état d’avancement des projets dans votre organisation :

1. Développer un bon système de communication au sein des équipes ;
2. Tenir les parties prenantes informées et mettre à jour sur l’avancement du projet ;
3. Rationaliser des processus de compte rendu ;
4. Permettre de prendre des mesures concernant les risques et les dangers potentiels identifiés ; et
5. Améliorer les systèmes de soutien nécessaires pour atteindre les objectifs

Comprendre le système de notation du statut RAG

L’état d’avancement RAG est une partie essentielle de l’établissement d’un rapport de projet. RAG signifie rouge, ambre et vert. Chaque couleur indique l’état actuel d’un domaine de performance clé, qui couvre généralement la qualité, le calendrier, le budget et la portée.

1. ROUGE – cette couleur indique que le projet a identifié des problèmes et des obstacles importants qui ne peuvent pas être traités par le gestionnaire de projet seul. Ces problèmes doivent être portés à l’attention des promoteurs ou du conseil d’administration du projet afin que des mesures correctives soient immédiatement mises en œuvre.
2. AMBRE – cette couleur signifie qu’il y a encore des problèmes rencontrés mais qu’ils peuvent être traités par le gestionnaire de projet et l’équipe de mise en œuvre. Dans ce cas, le comité de projet doit être mis à jour et informé du problème.
3. VERT – cette couleur montre que le projet se déroule maintenant sans problème et que tous les aspects sont acceptés.

Comment écrire un rapport de projet ? 6 informations essentielles que doit contenir

Pour rendre compte de l’état d’avancement d’un projet, il faut essentiellement transmettre toutes les données aux personnes clés et aux parties prenantes. Les gestionnaires de projet doivent connaître les informations les plus essentielles dont ils ont besoin pour présenter la manière dont un projet est suivi et géré correctement. Comment faire un rapport de projet ? Voici les six informations essentielles qu’un rapport sur l’état d’avancement d’un projet doit contenir :

Informations générales sur le projet

Les informations fondamentales de chaque rapport. Elles doivent comprendre le titre ou le nom du projet, les personnes impliquées dans le projet, le calendrier, le lieu et les propriétaires du projet.

Paramètres du projet

Les mesures doivent être établies au cours de la phase de planification. Il est essentiel d’inclure des chiffres dans les rapports sur l’état d’avancement du projet afin de justifier les déclarations. Il est important d’évaluer si le projet atteint ses objectifs grâce à ces éléments clés et, au final, s’il est couronné de succès. En outre, ces mesures sont un moyen d’identifier ce qui nécessite une attention immédiate.

Enjeux, risques et problèmes

Prenez note de tous les problèmes détectés au cours du projet à ce jour. Décrivez leur nature, leur gravité, leur impact sur le projet et les actions ou solutions recommandées.

Examen des étapes

Les jalons servent d’épisodes pour savoir où se situe l’histoire actuellement. Il s’agit donc de phases majeures d’un projet qui permettent de le décomposer en parties plus digestes. Elles ne sont pas non plus considérées comme des tâches mais comme une série d’entre elles qui mèneraient les propriétaires du projet aux prochains points de contrôle. Dans cette section, il est important d’énumérer les étapes qui ont été franchies au fil du temps.

État d’avancement du projet

En utilisant le système de notation RAG mentionné ci-dessus, les propriétaires de projets peuvent fournir visuellement un état global du projet.

Résumé du projet

Inclure un bref résumé des progrès réalisés sur l’état actuel du projet. Inclure la date d’achèvement et les coûts du projet. Expliquez les problèmes constatés, leur impact sur le cycle de vie global du projet, les dépenses nécessaires si nécessaire, et les solutions recommandées pour atténuer ces risques et le résultat attendu une fois les problèmes résolus.

Conclusion rapport de projet

La conclusion du rapport de projet est une partie essentielle. Elle doit rappeler le résumé de projet et ouvrir sur d’autres perspective, tout en étant courte et synthétique. 

Meilleures pratiques lors des rapports du projet

La création de rapports sur l’état d’avancement des projets peut être une tâche de routine pour les gestionnaires de projets tout au long du cycle de vie d’un projet. Il est essentiel de connaître les meilleures pratiques en matière de rapports d’avancement pour s’assurer que toutes les informations importantes sont communiquées clairement et documentées efficacement, car les archives historiques d’un projet terminé peuvent rendre la planification future plus facile et plus complète. Voici quelques bonnes pratiques pour la création d’un rapport sur l’état d’avancement d’un projet :

• Les rapports sur l’état d’avancement des projets sont un outil essentiel pour améliorer la communication entre les équipes. Utilisez son potentiel maximum pour fournir les données les plus nécessaires aux personnes clés en temps réel.
• En établissant les bons KPI ou les domaines clés à mesurer lorsqu’on travaille sur un projet, on aide les responsables de projet à déterminer sur quoi ils doivent se concentrer pour établir les rapports.
• Ne mettez pas d’informations inutiles qui rendraient le rapport sur l’état d’avancement du projet vague et obscurci. Il est toujours efficace de simplifier la manière dont les données sont rapportées.
• Faites preuve de diligence raisonnable pour vous assurer que le rapport sur l’état d’avancement du projet ne contient pas d’informations non souhaitées et non fondées et qu’il fournit ce dont le public cible a besoin.
• Utilisez un modèle standard de rapport sur l’état d’avancement du projet pour des raisons de cohérence
• Utilisez de bons outils de compte rendu de l’état d’avancement des projets qui peuvent aider les propriétaires de projets à rationaliser leurs processus de compte rendu et à éliminer les tracas des rapports sur papier.

Choisir la bonne technologie pour les rapports des projets

L’état d’avancement des projets ou les rapports sur l’état d’avancement nécessitent l’enregistrement et la diffusion cohérents de messages clés concernant l’état du projet. Les rapports sur papier sont souvent égarés ou nécessitent un effort supplémentaire pour préparer le document.

Une solution numérique comme SafetyCulture (anciennement iAuditor) peut remplacer les relevés sur papier par une application mobile. Complétez les rapports sur place à l’aide de votre appareil portable et validez les audits en recueillant des signatures électroniques plus rapidement et plus facilement. Tous les relevés de méthode complétés sont automatiquement sauvegardés en ligne – plus de paperasse perdue.

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