Qu’est-ce qu’un plan de gestion des marchés publics ?
Un plan de gestion des achats, également appelé plan d’approvisionnement, est un document qui décrit le processus d’acquisition de biens et de services auprès de sources externes. Il s’agit d’un outil essentiel permettant aux organisations de s’assurer qu’elles en ont pour leur argent et que les biens et services achetés sont de la plus haute qualité. Le plan vérifie également si l’organisation respecte toutes les lois et réglementations applicables.
Objectif
Un plan de gestion des marchés publics vise à établir un cadre pour l’obtention des produits et services requis dans le cadre d’un projet ou d’une activité commerciale. Il permet aux équipes de sourcing de présenter tous les détails essentiels – y compris les matériaux, les types de contrats, les calendriers et les activités – avant d’entamer le processus de passation de marchés. La préparation de ce plan permet aux organisations de rationaliser les procédures d’approvisionnement existantes et de répondre à leurs besoins en matière d’approvisionnement dans les délais et dans les limites du budget.
Avantages
Un plan de gestion des achats offre de nombreux avantages à une organisation, qu’il s’agisse de la qualité, de la conformité, de la rentabilité ou de la rapidité. Voici les 5 principaux avantages de ce plan :
Réduire les coûts d’achat des produits
Le rapport coût-efficacité est l’un des principaux avantages d’un plan d’approvisionnement. L’organisation est en mesure d’acheter les bons biens et services au bon prix puisqu’elle a déjà planifié sa stratégie d’approvisionnement avant de s’approvisionner.
Ils peuvent ainsi réduire considérablement le coût des articles à acheter sans sacrifier leur qualité ou leur efficacité.
Garantir la qualité des matières premières
Un plan de gestion des achats peut également contribuer à garantir que l’organisation est en mesure de se procurer des matériaux et des services auprès de fournisseurs fiables en établissant des mesures de contrôle de la qualité avant le processus de sélection des fournisseurs. Cette pratique réduit le risque d’acheter des produits de qualité inférieure.
Respecter le calendrier et le budget établis
Le temps est un facteur essentiel dans les projets et les activités commerciales, tout comme les fonds. Le processus de passation des marchés doit être soigneusement planifié, car il s’agit d’une étape essentielle avant le début des opérations.
L’élaboration d’un plan de gestion du processus de passation des marchés est également utile pour acheter des articles en temps voulu et dans le respect du budget fixé. Cela permet à l’organisation de respecter ses délais et ses objectifs, mais aussi d’éviter les dépenses excessives.
Promouvoir la transparence des pratiques de passation de marchés
Afin de faciliter le processus d’approvisionnement, les organisations doivent être en mesure de retracer facilement les articles et les services qu’elles ont achetés tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
Un plan d’approvisionnement est utile à cet égard, car il leur permet de créer une approche efficace de la documentation et de l’établissement de rapports lors de l’achat de biens. Ils peuvent également utiliser cet outil pour passer rapidement en revue leurs fournisseurs potentiels afin de jeter les bases d’un processus de passation de marchés juste et équitable.
Respecter les lois et les normes
Les organisations doivent impérativement respecter la législation et la réglementation en matière de marchés publics sur leur lieu d’activité. L’élaboration préalable d’un plan simplifie ce processus pour eux, car il décrit les étapes à suivre pour se mettre en conformité. De cette manière, ils sont en mesure de respecter toutes les exigences légales en matière d’approvisionnement en matériaux et d’éviter les retards ou les pénalités qui pourraient compromettre leurs objectifs en matière d’approvisionnement.
Que faut-il inclure dans un modèle de plan de gestion des achats ?
La création d’un plan d’approvisionnement devient plus efficace grâce à un modèle prêt à l’emploi. Voici les éléments essentiels à prendre en compte lors de l’élaboration d’un modèle de plan de gestion des achats pour vos efforts de sourcing :
- Flux de travail et activités – Présenter les tâches et les activités requises au cours de la procédure de passation de marchés, ainsi que leur date d’achèvement prévue et les personnes qui en sont responsables.
- Rôles et responsabilités – Notez le nom et la fonction de chaque personne impliquée dans les activités de passation de marchés et incluez une description de leurs responsabilités.
- Exigences en matière de passation de marchés – Décrire les matériaux et les services à acquérir. Fournissez ensuite des détails, tels que les dates de livraison prévues, la justification de l’approvisionnement en produits ou services, le type de contrat et le type de document de passation de marchés requis.
- Stratégie de gestion des risques – Identifier les risques potentiels pour le processus de passation de marchés, évaluer leur probabilité et leur impact, et concevoir des moyens de les traiter.
- Contraintes et hypothèses – Discuter des contraintes et des hypothèses potentielles que l’équipe doit prendre en compte lors de la réalisation des opérations de passation de marchés.
- Chevauchements avec d’autres projets – Mentionnez s’il existe d’autres projets ou activités commerciales susceptibles d’avoir un impact sur le processus de passation de marchés.
- Liste de fournisseurs préqualifiés – Dresser une première liste de fournisseurs potentiels, en indiquant leur personne de référence et leurs coordonnées.
- Politique de passation de marchés – Joindre la politique de passation de marchés à suivre tout au long du processus de recherche de fournisseurs.
FAQ sur les plans de gestion des achats
Les 3P de la gestion des marchés publics sont le papier, le personnel et le processus. La composante processus fait référence aux étapes de la procédure de passation de marchés. Quant à l’élément “Personnes”, il concerne les personnes chargées de tâches spécifiques dans le système de recherche de sources d’approvisionnement. Enfin, le volet Papier couvre les documents requis lors de l’achat d’articles et de services.
Il existe trois types de systèmes de passation de marchés :
- Système d’approvisionnement traditionnel – implique l’utilisation d’un système d’approvisionnement centralisé, dans lequel tous les achats sont effectués auprès d’une source unique.
- Système d’approvisionnement décentralisé – utilisation de sources multiples pour les achats, ce qui permet une plus grande flexibilité et un meilleur contrôle du processus d’achat.
- Système d’approvisionnement hybride – combine des éléments des systèmes d’approvisionnement traditionnels et décentralisés pour une efficacité maximale lors de l’achat de matériaux et de services.
Les risques liés à l’élaboration et à la mise en œuvre des plans de gestion des marchés publics sont notamment les suivants :
- Des plans mal gérés peuvent entraîner des retards dans le processus de passation des marchés, ce qui se traduit par des délais non respectés et une augmentation des coûts.
- Un suivi insuffisant du plan peut entraîner un manque de responsabilité et de transparence dans le processus de passation des marchés. Cette situation peut à son tour entraîner des fraudes et de la corruption.
- Si le plan n’est pas correctement mis en œuvre, les organisations pourraient ne pas se conformer aux lois et aux règlements, ce qui entraînerait des amendes et des pénalités coûteuses.
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