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Suivez l’utilisation de vos actifs avec une feuille d’émargement pour l’équipement pour une gestion sécurisée.
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Publication 20 Feb 2024
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3 min de lecture
La fiche de restitution du matériel est un outil utilisé par les responsables de l’équipement, de l’informatique et des installations, ainsi que par les responsables du matériel pour assurer le suivi des équipements et des biens de l’entreprise. Elle comprend généralement les informations suivantes : l’employé qui vérifie l’équipement, le type d’équipement/la référence, et tout dommage signalé.
Les actifs de l’entreprise sont utilisés par les employés pour effectuer leur travail de manière efficace. Une feuille d’émargement peut aider une organisation à suivre l’utilisation, l’emplacement et l’état physique de son équipement. Les types d’équipements courants pour lesquels des feuilles de présence sont utilisées sont les appareils électroniques (ordinateurs portables, tablettes, smartphones), les outils (outils électriques, appareils de mesure, machines) et les vêtements (EPI, uniformes partagés, équipements de sécurité). Les principaux avantages de l’utilisation d’une fiche de restitution du matériel sont les suivants
Suivi de l’utilisation et maximisation de l’utilisation des équipements existants
Suivi de l’état physique des biens
Contribuer à responsabiliser les employés quant à la bonne utilisation des ressources de l’entreprise (utilisation appropriée, politique de retour, etc.).
Contribue à réduire les coûts en encourageant l’utilisation et l’entretien corrects des équipements de l’entreprise.
Une bonne feuille d’émargement doit permettre au personnel d’enregistrer les détails pertinents concernant l’équipement vérifié, les employés qui manipulent l’équipement, les politiques de délivrance et la date de retour (le cas échéant), ainsi que l’accord sur l’utilisation des biens de l’entreprise.
Détails de l’équipement – Les détails de l’équipement doivent inclure toutes les caractéristiques d’identification, telles que le code-barres, le numéro de l’équipement ou les accessoires de l’équipement (s’il y en a). Les détails de l’utilisation doivent être inclus afin d’aider la direction à planifier les achats futurs.
Coordonnées de l’employé – Indiquez le nom complet de l’employé, son numéro de matricule et ses coordonnées. Des signatures doivent également être apposées sur le formulaire de sortie afin de confirmer la sortie et les politiques d’utilisation.
Dates de délivrance et/ou de retour – Indiquez les dates précises de délivrance et la date à laquelle l’article doit être retourné. Ce service est destiné à faciliter la circulation des équipements d’une organisation.
Preuve de l’état de l’appareil – Prenez des photos et des notes détaillées de tout dommage existant sur l’appareil. Ceci est important pour les contrôles d’entretien et l’attribution de la responsabilité des dommages intentionnels ou accidentels causés par les employés.
Accord d’utilisation – Incluez ce document dans la fiche d’emprunt afin de vous assurer que les politiques importantes sont discutées et approuvées avant la remise des biens de l’entreprise.
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Utilisez ce modèle de formulaire de vérification de l’équipement pour enregistrer les détails de l’équipement, y compris son type (électronique, outil, vêtement, etc.). Renforcez la responsabilité de l’utilisation de l’équipement et enregistrez les détails pertinents.
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Utilisez ce formulaire de sortie du matériel pour enregistrer toutes les sorties de matériel pendant la journée de travail. Identifiez autant d’équipements que nécessaire pour la durée de la période de travail et indiquez le type d’équipement, le numéro, l’objectif, ainsi que le nom et la signature de l’opérateur. Complétez le formulaire de sortie de l’équipement avec les commentaires et la signature du gestionnaire de l’équipement.
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Utilisez cette fiche de restitution du matériel pour documenter tous les détails pertinents de l’équipement qui a été retourné à l’organisation. Enregistrez tout changement concernant la qualité de l’actif (le cas échéant) et laissez des notes.
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Un modèle de feuille d’émargement peut être utilisé pour enregistrer l’émargement et la sortie des visiteurs. Vous pouvez utiliser ce modèle de feuille de présence numérique pour enregistrer le nombre de visiteurs sur votre site. En savoir p lus sur l’utilisation des modèles de feuilles d’émargement.
