Qu’est-ce qu’une feuille d’émargement ?
Une feuille d’émargement est un formulaire utilisé pour enregistrer les présences. Son objectif principal est la documentation et la sécurité. Elle est couramment utilisée dans les événements et les lieux de réception par les organisateurs d’événements et les réceptionnistes. Avant qu’un visiteur ne soit autorisé à entrer dans un lieu, il est généralement tenu d’enregistrer ses informations sur une feuille de présence.
L’importance de l’utilisation de modèle de feuille de présence
Une feuille d’émargement peut être utilisée pour recueillir des informations et améliorer la sécurité en demandant aux visiteurs de s’identifier. Une feuille d’émargement type pour un bâtiment d’entreprise demande aux visiteurs leur nom, l’entreprise ou l’organisation qu’ils visitent, la date de la visite, l’heure d’arrivée et de départ, et leur signature.
Elle peut également être utilisée par le personnel des RH pour suivre les heures de travail des employés en enregistrant leur heure d’arrivée et de départ. Pour les événements exclusifs, le personnel chargé des inscriptions peut utiliser des feuilles d’émargement pour s’assurer que seuls les invités sont autorisés à entrer.
Conseils pour une feuille de présence efficace
Elle ne doit demander que les informations nécessaires
Une feuille d’émargement ne doit exiger que les informations nécessaires en fonction de son objectif. Cela ne devrait pas prendre plus de quelques secondes à remplir.
Elle doit confirmer l’authenticité
Une feuille de présence doit demander la signature du visiteur afin de confirmer l’authenticité des informations. Une feuille d’inscription numérique peut également exiger du visiteur qu’il prenne une photo au moment de l’inscription, à titre de mesure supplémentaire.
Une technologie pour rationaliser le processus de signature
Garder la trace des visiteurs et des participants à l’aide de modèle de feuille de présence à imprimer et de feuilles de calcul peut s’avérer fastidieux. SafetyCulture (anciennement iAuditor) est la première application de formulaire numérique au monde pour rationaliser votre processus d’inscription. Collectez facilement les données d’inscription à l’aide d’une tablette ou d’un smartphone. Capturez des signatures numériques ainsi que des preuves photographiques pour authentifier vos enregistrements de signatures. Débarrassez-vous de la paperasse et profitez d’un stockage illimité dans le Cloud pour tous vos rapports de signature. Produisez des rapports et exportez-les dans le format de votre choix : lien Web, PDF, Word ou CSV. Connectez les applications préférées de votre équipe ou exportez des données vers Excel et d’autres outils via des intégrations.
FAQ sur les fiches d'émargement
Créez une colonne pour tous les éléments essentiels que vous souhaitez inclure, tels que le nom de la personne, la date et l’heure, ainsi que les coordonnées. Idéalement, demandez des signatures pour garantir l’authenticité des informations.
Créer une feuille de présence pdf dans Excel ou Word est facile, mais les utilisateurs ont également la possibilité d’utiliser des modèles numériques prêts à l’emploi qui peuvent être exportés dans différents formats ou des modèles de feuille de présence à imprimer.
Les visiteurs d’un local ou les invités d’un événement sont généralement ceux qui doivent remplir une feuille de présence. Cela permet de garantir qu’un lieu est sécurisé et offre également une protection aux visiteurs lorsqu’ils doivent être contactés en cas d’urgence.
Oui, la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) autorise les feuilles de signature. La règle de confidentialité de l’HIPAA permet une divulgation limitée des noms des patients, en particulier dans les salles d’attente, tant que l’entité met en place les garanties appropriées.
Article par
Équipe de rédaction de SafetyCulture Team
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