Bons de livraison

Cet article abordera brièvement les points suivants:

• Importance d’un bon de livraison
• Format du bon de livraison
• Exemple de bon de livraison
• Comment faciliter le remplissage des bons de livraison
• Un outil pour rationaliser les bons de livraison
• Modèle de bon de livraison à la une

Importance d’un bon de livraison

Un bon de livraison est important car il joue un rôle crucial dans le bon fonctionnement d’une entreprise. Le maintien d’un processus rationalisé de tenue des dossiers pour les bons de livraison permettra d’éviter toute confusion entre les différentes services de l’entreprise. Il permet également d’éviter les retards dans la réception des articles manquants, des marchandises retournées ou des dettes envers les partenaires commerciaux.

Format du bon de livraison

Le format des bons de livraison varie considérablement en fonction des exigences propres à l’entreprise, telles que les conditions de livraison FOB et les critères de contrôle qualitatif et quantitatif. Étant donné qu’un grand nombre d’entreprises de différents secteurs à recours aux bons, un format « par défaut » peut être imaginé. Un modèle bon de livraison excel ou pdf ou en ligne contient généralement les informations suivantes :

• Détails de la commande

  Sur le bon de livraison, les détails de la commande indiquent généralement la date et l’heure de la livraison, le numéro de commande et le nom du fournisseur. Dans certains cas, les bons de livraison mentionnent également le nom et la signature de la personne qui reçoit la livraison.

• Informations sur l’article
  

  Le bon de livraison contient généralement des informations sur les articles commandés tels que le numéro de l’article avec une description, la quantité, le prix et l’état de tous les articles reçus. Il est essentiel de documenter l’état des articles livrés en cas de retour, ce qui peut se produire si les articles sont endommagés ou s’ils ne sont pas au bon format ou de la bonne couleur par exemple.

Bon de livraison : exemple

Comment faire un bon de livraison ? Outre les détails habituels de la commande et les informations sur les articles affichés sous forme de tableau, il peut également se présenter sous la forme de quelques paragraphes avec une signature obligatoire. 

• Titre : Bon de livraison
• Déclaration principale : Les biens ou services relatifs à la demande d’achat numéro 1-234-56789 ont été reçus dans leur intégralité ou exécutés complètement par la société fournisseur à cette date.
• Détails à l’appui : En outre, les biens ont été livrés en bon état et/ou en état de marche, ou les services ont été exécutés de manière satisfaisante, et le paiement peut être effectué au fournisseur.
• Documents supplémentaires : Si la demande d’achat concerne des marchandises, veuillez joindre le bordereau d’expédition ou la preuve de livraison à ce rapport.
• Nom et signature du signataire autorisé
• Date de signature

Comment faciliter le remplissage des bons de livraison ?

Auparavant, les bons de livraison étaient remplis sur papier, mais la technologie actuelle permet de créer des bons de livraison numériques à partir de modèles prêts à l’emploi. Le remplissage d’un bon de livraison peut désormais être facilité par la génération automatique d’un bon à partir d’un smartphone ou d’une tablette. Voici les avantages d’avoir recours à des bons de livraison numériques :

• Efficacité accrue

  Les bons de livraison doivent être facilement disponibles lors de la réception des commandes et doivent être immédiatement soumis au service comptabilité et aux autres départements concernés dès qu’ils sont terminés. Les bons de livraison numériques permettent un accès facile sur les appareils mobiles et peuvent être rapidement remplis et soumis à tous les destinataires prévus par le biais de bons électroniques. Il n’est plus nécessaire de photocopier ou de scanner les bons de livraison sur papier, ni d’identifier quelle copie va à quel service.

• Un audit sans complication

  Les bons de livraison numériques permettent une numérotation automatisée des documents pour faciliter la tenue des dossiers et les audits. Finies les informations manquantes ou les copies papier perdues ! En remplissant les bons de livraison sur un appareil mobile, les confusions causées par une écriture illisible sont également évitées.

• Un enregistrement facile et pratique

  Les bons de livraison collectés au fil du temps peuvent être stockés numériquement et organisés dans un Cloud pour plus de praticité et un accès facile. Les bons numériques sont accessibles à tout moment et en tout lieu, avec une simple connexion Internet. 

Un outil pour mieux remplir les bons de livraison

Les bons de livraison doivent contenir toutes les informations importantes concernant les commandes reçues par l’entreprise. SafetyCulture (anciennement iAuditor) peut aider les employés à utiliser des modèles pendant les livraisons et à enregistrer toutes les informations dont vous avez besoin et plus encore.

Disponibles sur les appareils mobiles, les modèles de bons de livraison de SafetyCulture (iAuditor) peuvent être remplis à chaque fois qu’il y a une livraison et le formulaire rempli peut être soumis immédiatement aux destinataires prévus. Utilisez le système de numérotation automatisé et les transactions horodatées pour faciliter les audit. Vous pouvez également utiliser votre appareil mobile pour prendre des photos facultatives comme preuve de l’état des livraisons et signer les bons remplis.

Nous proposons ces exemples bon de livraison que vous pouvez télécharger gratuitement et utiliser sur l’application SafetyCulture. N’hésitez pas à explorer SafetyCulture en utilisant votre smartphone ou tablette afin de maximiser ses avantages pour vous et votre entreprise.