Qu’est-ce qu’une fiche de restitution du matériel ?
La fiche de restitution du matériel est un outil utilisé par les responsables de l’équipement, de l’informatique et des installations, ainsi que par les responsables du matériel pour assurer le suivi des équipements et des biens de l’entreprise. Elle comprend généralement les informations suivantes : l’employé qui vérifie l’équipement, le type d’équipement/la référence, et tout dommage signalé.
L’importance de l’utilisation d’une feuille d’emprunt de l’équipement
Les actifs de l’entreprise sont utilisés par les employés pour effectuer leur travail de manière efficace. Une feuille d’émargement peut aider une organisation à suivre l’utilisation, l’emplacement et l’état physique de son équipement. Les types d’équipements courants pour lesquels des feuilles de présence sont utilisées sont les appareils électroniques (ordinateurs portables, tablettes, smartphones), les outils (outils électriques, appareils de mesure, machines) et les vêtements (EPI, uniformes partagés, équipements de sécurité). Les principaux avantages de l’utilisation d’une fiche de restitution du matériel sont les suivants
- Suivi de l’utilisation et maximisation de l’utilisation des équipements existants
- Suivi de l’état physique des biens
- Contribuer à responsabiliser les employés quant à la bonne utilisation des ressources de l’entreprise (utilisation appropriée, politique de retour, etc.).
- Contribue à réduire les coûts en encourageant l’utilisation et l’entretien corrects des équipements de l’entreprise.
Qu’est-ce qui fait le meilleur équipement ?
Une bonne feuille d’émargement doit permettre au personnel d’enregistrer les détails pertinents concernant l’équipement vérifié, les employés qui manipulent l’équipement, les politiques de délivrance et la date de retour (le cas échéant), ainsi que l’accord sur l’utilisation des biens de l’entreprise.
- Détails de l’équipement – Les détails de l’équipement doivent inclure toutes les caractéristiques d’identification, telles que le code-barres, le numéro de l’équipement ou les accessoires de l’équipement (s’il y en a). Les détails de l’utilisation doivent être inclus afin d’aider la direction à planifier les achats futurs.
- Coordonnées de l’employé – Indiquez le nom complet de l’employé, son numéro de matricule et ses coordonnées. Des signatures doivent également être apposées sur le formulaire de sortie afin de confirmer la sortie et les politiques d’utilisation.
- Dates de délivrance et/ou de retour – Indiquez les dates précises de délivrance et la date à laquelle l’article doit être retourné. Ce service est destiné à faciliter la circulation des équipements d’une organisation.
- Preuve de l’état de l’appareil – Prenez des photos et des notes détaillées de tout dommage existant sur l’appareil. Ceci est important pour les contrôles d’entretien et l’attribution de la responsabilité des dommages intentionnels ou accidentels causés par les employés.
- Accord d’utilisation – Incluez ce document dans la fiche d’emprunt afin de vous assurer que les politiques importantes sont discutées et approuvées avant la remise des biens de l’entreprise.
FAQ sur les fiches de restitution de l'équipement
Une fiche de restitution du matériel peut contribuer à garantir une utilisation légale et conforme des ressources de l’entreprise et à éviter l’utilisation abusive, la perte et le vol de l’équipement de l’entreprise.
Une feuille d’émargement peut être utilisée par toute organisation qui partage du matériel entre plusieurs utilisateurs. Il s’agit d’entreprises, d’écoles, d’organisations à but non lucratif, d’agences gouvernementales, etc. Ces documents facilitent le suivi des actifs de l’entreprise et permettent d’en optimiser l’utilisation.
Les feuilles d’émargement doivent être conservées dans un endroit central facilement accessible aux personnes qui en ont besoin. Ils devraient également être utilisés de manière cohérente pour rationaliser le suivi des actifs au sein des organisations. En outre, la fiche doit être revue périodiquement pour s’assurer que tous les équipements sont comptabilisés et qu’il n’y a pas d’anomalie.
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