La no conformidad o incumplimiento es un fenómeno que puede afectar de manera negativa a su organización. El establecimiento de regulaciones y estándares organizacionales sigue una lógica que supone una estricta adherencia por parte del personal, tanto administrativo como operacional. Cualquier señal de incumplimiento podría exponer a la organización a daños irreversibles, tanto económicos como morales.
Antes de hablar de los peligros y ejemplos de incumplimiento, o las posibles ramificaciones de tener productos no conformes, se debe definir el trmino de no conformidad.
Definiendo la no conformidad
Cuando se habla de conformidad, nos referimos a las polticas y estndares a los cuales una organizacin se cie para garantizar uniformidad en sus operaciones y productos. Cada industria impone sus propios estndares dependiendo tanto de las exigencias de las agencias reguladoras que las rigen, como de sus consumidores finales.
Las polticas, reglas, leyes, y los estndares, ayudan a las empresas a actuar responsablemente, garantizar la seguridad laboral, proteger sus finanzas, y ofrecer productos de la ms alta calidad.
Claramente, esto requiere poner en marcha una estructura que vigile el proceso de cumplimiento paso a paso con la finalidad de asegurar un cumplimiento riguroso de las polticas de la empresa.
Por tanto, la no conformidad se refiere a instancias en las que los protocolos o polticas de la empresa no son seguidas al pie de la letra. Los ejemplos de incumplimiento de estos protocolos pueden variar. Desde descuidos en el uso de equipo protector, hasta fallos en la comunicacin con autoridades gubernamentales. Pero en ambos casos las consecuencias pueden generar efectos en cadena traducindose en costos adicionales para la organizacin.
Los casos de incumplimiento o no conformidad suelen aparecer cuando menos se esperan, exponiendo a la organizacin a varios posibles peligros.
Ejemplos de incumplimiento y sus consecuencias
Hay muchas maneras en que una organizacin o departamento puede llegar a incumplir procedimientos o polticas empresariales, incluso de manera no intencional. Pero debido a la naturaleza de este aspecto organizacional, pasar por alto los riesgos de incumplimiento podra causar serios daos materiales o morales a cualquier organizacin, sin importar su solidez y fortaleza.
Estos son algunos ejemplos de incumplimiento y posibles daos que podran ocasionar:
Fallas en el uso de equipo protector
En muchas industrias, el uso de equipo protector no es opcional y forma parte del protocolo de seguridad exigido por las autoridades del campo en cuestin. Estas faltas no solo incluyen instancias en que empleados puedan olvidar usar parte de su equipo protector (cascos, botas de seguridad), sino en ambientes donde no se observe rigurosamente el suministro, uso, y disposicin final.
Las penalizaciones impuestas a causa del incumplimiento pueden manifestarse de varias maneras. Las ms destacadas suelen ser imposiciones financieras debidas a multas por incumplimiento de regulaciones. Sin embargo, una penalizacin podra acarrear otras medidas onerosas como limitaciones para ciertas actividades, barreras administrativas, retardos aprobatorios, o incluso causas penales.
Por otro lado, an si no se reciben penas administrativas, el solo hecho de que se abra una investigacin por parte de un rgano regulatorio puede significar altos gastos administrativos y legales.
Fallas al usar canales de reporte adecuados
La trazabilidad juega aqu un papel vital. Al detectar alguna irregularidad en un punto de la cadena, se debe generar un reporte a ser evaluado por las autoridades organizacionales competentes. En caso de no ser as, el incumplimiento lleva a poner en duda la estructura organizacional y su reputacin.
Una instancia de incumplimiento que llame la atencin de los medios abre la posibilidad de sufrir daos irreparables a la reputacin de su organizacin, incluso si se prueba que el incumplimiento no genera mayores repercusiones. El impacto reputacional puede afectar la confianza entre sus clientes, el acceso a proveedores clave, o las relaciones institucionales de la organizacin.
Incumplimiento en la obtencin de certificacin adecuada
Este aspecto afecta sobre todo a empresas que dependen de mercados internacionales. Detalles regulatorios aparentemente irrelevantes podran causar retrasos en la entrega, retencin de mercanca, o incluso destruccin de producto debido al incumplimiento de estrictos marcos regulatorios o estndares internacionales.
Insuficiencias en la administracin de operaciones
La naturaleza dinmica de los marcos regulatorios impone presiones sobre las empresas al verse obligadas a adoptar el uso de materiales o procesos bajo nuevos marcos tcnicos y ticos. Esto hace necesario contar con un equipo legal e investigativo que permita estar siempre un paso adelante para adaptarse a los cambios regulatorios y culturales, y as poder asegurar un cumplimiento meticuloso de las regulaciones y estndares internacionales.
Mejores prcticas para prevenir el incumplimiento
Hoy en da, la mayora de las organizaciones en crecimiento tienden a expandir sus procesos para garantizar conformidad. El foco principal se sita en sistemas anticorrupcin, proteccin de datos, y seguridad de productos. Sin embargo, esta percepcin se extiende a otras reas dependiendo de la industria y los puntos lgidos percibidos de cada organizacin.
Interesantemente, la nocin de conformidad y cumplimiento es interiorizada de manera ms intensa por la alta gerencia, mientras que la percepcin de su importancia disminuye a medida que alcanza los mandos medios e inferiores.
Por tanto, asegurarse de comunicar las reglas y protocolos de manera efectiva, as como implementar sistemas de medicin y generacin de reportes en los puntos clave de la organizacin se vuelve imperativo. La alta directiva debe entonces encontrar maneras prcticas de hacer que cada empleado entienda la importancia de evitar la no conformidad o el incumplimiento.
Incorporando el cumplimiento en cada proceso
La mayora de las organizaciones consideran que la mejor manera de asegurar altas tasas de cumplimiento es a travs de una integracin entre conformidad y procesos. Si bien este enfoque presenta desafos desde un punto de vista tcnico, los resultados en trminos de cumplimiento y aumento de la productividad lo han hecho parte de las mejores prcticas en gerencia empresarial.
- Diseo de procesos – En esta etapa, se definen los procesos y las responsabilidades basndose en una adherencia a estndares y procesos regulatorios. Tambin se asignan tareas y responsabilidades con umbrales claros de aprobacin y generacin de reportes.
- Integracin entre legislacin y procesos – En casi toda organizacin hay tareas y responsabilidades ligadas a preceptos legales estrictos. Tal es el caso del manejo de sustancias txicas, o procesos pertinentes a la contabilidad. Para integrar estos procesos con el marco legal correspondiente, se debe trabajar en cooperacin con expertos legales y autoridades en la materia. De esta integracin se deben producir manuales de procedimiento que permitan la adherencia a la legislacin y estndares relevantes, pero que tambin reflejen de manera explcita el marco regulatorio.
- Implementacin de un sistema de control – Durante la etapa de diseo de los procesos, se identifican los nodos donde pueden ocurrir instancias de no conformidad o incumplimiento. En estos puntos se deben implementar sistemas de control que puedan ser chequeados manual o automticamente.
