La no conformidad o incumplimiento es un fenómeno que puede afectar de manera negativa a su organización. El establecimiento de regulaciones y estándares organizacionales sigue una lógica que supone una estricta adherencia por parte del personal, tanto administrativo como operacional. Cualquier señal de incumplimiento podría exponer a la organización a daños irreversibles, tanto económicos como morales.
Antes de hablar de los peligros y ejemplos de incumplimiento, o las posibles ramificaciones de tener productos no conformes, se debe definir el término de no conformidad.
Definiendo la no conformidad
Cuando se habla de conformidad, nos referimos a las políticas y estándares a los cuales una organización se ciñe para garantizar uniformidad en sus operaciones y productos. Cada industria impone sus propios estándares dependiendo tanto de las exigencias de las agencias reguladoras que las rigen, como de sus consumidores finales.
Las políticas, reglas, leyes, y los estándares, ayudan a las empresas a actuar responsablemente, garantizar la seguridad laboral, proteger sus finanzas, y ofrecer productos de la más alta calidad.
Claramente, esto requiere poner en marcha una estructura que vigile el proceso de cumplimiento paso a paso con la finalidad de asegurar un cumplimiento riguroso de las políticas de la empresa.
Por tanto, la no conformidad se refiere a instancias en las que los protocolos o políticas de la empresa no son seguidas al pie de la letra. Los ejemplos de incumplimiento de estos protocolos pueden variar. Desde descuidos en el uso de equipo protector, hasta fallos en la comunicación con autoridades gubernamentales. Pero en ambos casos las consecuencias pueden generar efectos en cadena traduciéndose en costos adicionales para la organización.
Los casos de incumplimiento o no conformidad suelen aparecer cuando menos se esperan, exponiendo a la organización a varios posibles peligros.
Ejemplos de incumplimiento y sus consecuencias
Hay muchas maneras en que una organización o departamento puede llegar a incumplir procedimientos o políticas empresariales, incluso de manera no intencional. Pero debido a la naturaleza de este aspecto organizacional, pasar por alto los riesgos de incumplimiento podría causar serios daños materiales o morales a cualquier organización, sin importar su solidez y fortaleza.
Estos son algunos ejemplos de incumplimiento y posibles daños que podrían ocasionar:
Fallas en el uso de equipo protector
En muchas industrias, el uso de equipo protector no es opcional y forma parte del protocolo de seguridad exigido por las autoridades del campo en cuestión. Estas faltas no solo incluyen instancias en que empleados puedan olvidar usar parte de su equipo protector (cascos, botas de seguridad), sino en ambientes donde no se observe rigurosamente el suministro, uso, y disposición final.
Las penalizaciones impuestas a causa del incumplimiento pueden manifestarse de varias maneras. Las más destacadas suelen ser imposiciones financieras debidas a multas por incumplimiento de regulaciones. Sin embargo, una penalización podría acarrear otras medidas onerosas como limitaciones para ciertas actividades, barreras administrativas, retardos aprobatorios, o incluso causas penales.
Por otro lado, aún si no se reciben penas administrativas, el solo hecho de que se abra una investigación por parte de un órgano regulatorio puede significar altos gastos administrativos y legales.
Fallas al usar canales de reporte adecuados
La trazabilidad juega aquí un papel vital. Al detectar alguna irregularidad en un punto de la cadena, se debe generar un reporte a ser evaluado por las autoridades organizacionales competentes. En caso de no ser así, el incumplimiento lleva a poner en duda la estructura organizacional y su reputación.
Una instancia de incumplimiento que llame la atención de los medios abre la posibilidad de sufrir daños irreparables a la reputación de su organización, incluso si se prueba que el incumplimiento no genera mayores repercusiones. El impacto reputacional puede afectar la confianza entre sus clientes, el acceso a proveedores clave, o las relaciones institucionales de la organización.
Incumplimiento en la obtención de certificación adecuada
Este aspecto afecta sobre todo a empresas que dependen de mercados internacionales. Detalles regulatorios aparentemente irrelevantes podrían causar retrasos en la entrega, retención de mercancía, o incluso destrucción de producto debido al incumplimiento de estrictos marcos regulatorios o estándares internacionales.
Insuficiencias en la administración de operaciones
La naturaleza dinámica de los marcos regulatorios impone presiones sobre las empresas al verse obligadas a adoptar el uso de materiales o procesos bajo nuevos marcos técnicos y éticos. Esto hace necesario contar con un equipo legal e investigativo que permita estar siempre un paso adelante para adaptarse a los cambios regulatorios y culturales, y así poder asegurar un cumplimiento meticuloso de las regulaciones y estándares internacionales.
Mejores prácticas para prevenir el incumplimiento
Hoy en día, la mayoría de las organizaciones en crecimiento tienden a expandir sus procesos para garantizar conformidad. El foco principal se sitúa en sistemas anticorrupción, protección de datos, y seguridad de productos. Sin embargo, esta percepción se extiende a otras áreas dependiendo de la industria y los puntos álgidos percibidos de cada organización.
Interesantemente, la noción de conformidad y cumplimiento es interiorizada de manera más intensa por la alta gerencia, mientras que la percepción de su importancia disminuye a medida que alcanza los mandos medios e inferiores.
Por tanto, asegurarse de comunicar las reglas y protocolos de manera efectiva, así como implementar sistemas de medición y generación de reportes en los puntos clave de la organización se vuelve imperativo. La alta directiva debe entonces encontrar maneras prácticas de hacer que cada empleado entienda la importancia de evitar la no conformidad o el incumplimiento.
Incorporando el cumplimiento en cada proceso
La mayoría de las organizaciones consideran que la mejor manera de asegurar altas tasas de cumplimiento es a través de una integración entre conformidad y procesos. Si bien este enfoque presenta desafíos desde un punto de vista técnico, los resultados en términos de cumplimiento y aumento de la productividad lo han hecho parte de las mejores prácticas en gerencia empresarial.
- Diseño de procesos – En esta etapa, se definen los procesos y las responsabilidades basándose en una adherencia a estándares y procesos regulatorios. También se asignan tareas y responsabilidades con umbrales claros de aprobación y generación de reportes.
- Integración entre legislación y procesos – En casi toda organización hay tareas y responsabilidades ligadas a preceptos legales estrictos. Tal es el caso del manejo de sustancias tóxicas, o procesos pertinentes a la contabilidad. Para integrar estos procesos con el marco legal correspondiente, se debe trabajar en cooperación con expertos legales y autoridades en la materia. De esta integración se deben producir manuales de procedimiento que permitan la adherencia a la legislación y estándares relevantes, pero que también reflejen de manera explícita el marco regulatorio.
- Implementación de un sistema de control – Durante la etapa de diseño de los procesos, se identifican los nodos donde pueden ocurrir instancias de no conformidad o incumplimiento. En estos puntos se deben implementar sistemas de control que puedan ser chequeados manual o automáticamente.
