En los tiempos que corren, las empresas deben asegurarse de que sus operaciones sean ejecutadas de la manera más eficiente posible. Cada industria es diferente y requiere establecer metas y expectativas únicas para cada organización, pero el objetivo es siempre el mismo: asegurarse de que estamos utilizando nuestros escasos recursos de la mejor manera posible y generar valor agregado para nuestros clientes.
Pero saber con seguridad si estamos sacndole el mayor provecho a nuestro capital humano y material requiere conocer a fondo el uso que se le est dando a cada uno, y los objetivos esperados. Este es precisamente el rol que cumplen los indicadores de productividad.
Pero qu son los indicadores de productividad y cmo pueden ayudar a una empresa u organizacin?
Responderemos a estas y otras preguntas mediante este artculo, para luego recomendar la mejor manera de sacar ventaja de los indicadores de productividad en cualquier organizacin.
Qu son los indicadores de productividad?
Toda organizacin quiere aumentar la productividad de alguna manera. Es decir, quieren completar ms trabajo en menos tiempo mientras se consumen menos recursos. El problema est cuando se trata de definir productividad, ya que eso puede significar cosas enteramente distintas dependiendo de la industria en que se est o la naturaleza de la organizacin.
Por ejemplo, una empresa manufacturera por lo general desea reducir los costos de la materia prima y aumentar la cantidad de tems producidos por hora. Mientras que una organizacin de vigilancia podra querer extender el rea de cobertura de sus contratados sin necesidad de aumentar el personal.
Los indicadores de productividad son los datos que tiene que tomar en cuenta la organizacin para determinar cmo se estn usando los recursos. Estos indicadores permiten mostrar cambios objetivos en caso de aplicar estrategias diferentes en el futuro. Si los datos son relevantes y completos, no slo permiten establecer la productividad presente de la empresa, sino identificar dnde se estn sub utilizando los recursos y disear estrategias que ayuden a asignar de manera ms eficiente las horas de trabajo y el capital material.
Los indicadores deben ser medibles. Esto quiere decir que se deben evitar evaluaciones subjetivas o que no se puedan cuantificar. La mejor manera de hacer esto es a travs de instrumentos de reporte confiables como SafetyCulture (iAuditor), el cual permite que el personal en sitio aporte mediciones en tiempo real y de manera precisa.
Cmo elegir indicadores de productividad?
Como mencionamos anteriormente, cada organizacin debe crear sus propios indicadores de productividad basndose en su industria y objetivos empresariales.
Muchas empresas dedicadas a la venta toman los flujos de caja, la satisfaccin del cliente, y calidad de sus productos como indicadores vlidos y medibles. Pero esto cambia dependiendo de la naturaleza y actividad de la organizacin.
Lo mejor es contar con equipos y software adecuado que permita recolectar de forma eficiente y automatizada la mayor cantidad de datos y presentarlos de manera que un gerente o administrador pueda utilizarlos para tomar decisiones y disear estrategias a largo plazo.
Los indicadores comunes
Ingreso generado por empleado
Esta es una mtrica que todo departamento de recursos humanos debe tomar en cuenta para determinar de qu manera contribuye cada empleado con las ganancias de la compaa. Con este indicador, las empresas pueden establecer criterios claros a la hora de establecer remuneraciones, o si se necesita repensar las estrategias productivas de cada departamento.
Rendimiento de equipos
Este se mide haciendo una relacin entre la cantidad de productos potencial de un proceso, y la cantidad real producida. Por lo general, se tiende a tratar de igualar ambos nmeros para garantizar un alto rendimiento de la maquinaria o del equipo de trabajo. De no lograrse, este indicador permite localizar los elementos del equipo que obstaculizan el rendimiento pleno y corregirlos.
Rotacin de inventario
En la industria manufacturera se mide la rotacin de inventario en trminos de productos y materia prima. De esta manera, se puede establecer una relacin concreta entre la entrada y costos de materia prima con la salida y ganancias de productos vendidos, as como tambin se determina la cantidad de materia prima desechada o merma.
Ciclo de produccin
Otro set de indicadores tienen que ver con el ciclo de produccin, lo cual determina el tiempo que se toma hacer un producto desde el momento en que se genera una orden hasta que esta es satisfecha. Estos indicadores son indispensables para el diseo de estrategias de venta o determinar si existe capacidad operativa para expandir la oferta.
Calidad
La calidad es un indicador vital para muchas industrias, pero puede ser difcil de medir debido a su carcter subjetivo o la dificultad de obtener datos de los consumidores finales. Sin embargo, hay indicadores de productividad que ayudan a determinar de manera indirecta la calidad. Por ejemplo, las tasas de rechazo, devoluciones, no conformidades, y el desperdicio. Todo esto ayuda a un administrador a detectar estrategias que impacten estos indicadores y ayuden a incrementar la calidad del producto ofrecido.
Cmo implementar los indicadores de productividad?
Una vez determinados los indicadores de productividad ms importantes dentro de una organizacin, un administrador podr observar la data dura y evaluar si cada recurso est siendo utilizado de manera eficiente.
Por ejemplo, un administrador podra concluir que hay tareas que slo requieren la atencin de un trabajador en vez de una cuadrilla completa, pudiendo relocalizar al resto de trabajadores a otras tareas que regularmente quedan desatendidas. Otro caso sera identificar departamentos redundantes que pueden ser fusionados con otros o cerrados completamente, permitiendo usar preciados recursos en reas que generan ms valor.
Por esto es extremadamente importante asegurar una recoleccin peridica y constante de datos que puedan permitir medir los cambios implementados. Si se escogen los indicadores de productividad adecuados, es fcil medir el xito de una estrategia o si esta requiere de ajustes progresivos hasta alcanzar el nivel deseado.
Como regla general, las administraciones basadas en indicadores de productividad operan de manera ms eficiente y son capaces de afrontar cambios de manera ms rpida. Tambin logran ofrecer mayor satisfaccin laboral al proporcionar a sus empleados una manera transparente de determinar su aporte individual a la organizacin y establecer metas de avance personal.
Sin embargo, se necesitan las herramientas adecuadas para realizar mediciones pertinentes y relevantes sin elevar los costos operativos, es decir, sin tener que contratar personal adicional para inspecciones.
