Una lista de tareas es la lista final de elementos que deben abordar los contratistas generales y los propietarios antes de la finalización del proyecto. Las listas de tareas suelen incluir elementos no conformes, tareas pendientes y problemas menores. Sólo se prepara cuando el trabajo se ha completado sustancialmente y el contratista ha organizado una visita de inspección de la lista de control con el cliente y el arquitecto. Una plantilla de lista de tareas es una herramienta que se utiliza habitualmente en el sector de la construcción para terminar el trabajo de forma eficaz, garantizar el cierre adecuado del proyecto y mejorar la satisfacción del cliente.
¿Qué es una plantilla de Punch list?
Una plantilla de lista de control o punch list es una herramienta sencilla utilizada por los contratistas para crear, actualizar y completar los elementos de la lista de control. Aunque la mayoría de las plantillas de punch list se utilizan como guías para redactar las listas de control, algunas plantillas de listas de control ya contienen cuestiones comunes previas al cierre para que el contratista comience a trabajar en ellas.
¿Por qué utilizar una plantilla de lista de tareas?
Las plantillas de punch list son muy adaptables y pueden ajustarse a una gran variedad de categorías de proyectos. Por ejemplo, una empresa de construcción puede utilizar una plantilla de lista de control para proyectos de renovación y otra para proyectos de construcción.
Además de ser personalizable, una plantilla de punch list también ofrece a los contratistas, subcontratistas, arquitectos y trabajadores la oportunidad de colaborar e integrar sus conocimientos, lo que se traduce en una experiencia perfecta para el cliente.
Partir de una base común también facilita que personas de diferentes profesiones o empresas colaboren para completar los elementos de la lista de tareas a tiempo. Al maximizar la colaboración y la eficiencia del equipo, el cierre del proyecto antes de lo previsto es un objetivo alcanzable para todos los implicados.
¿Cuál es el proceso?
El proceso de la lista de control implica tareas que suelen realizar el arquitecto y el contratista. A continuación, se presentan los pasos del proceso de lista de control en su orden correcto:
Para el contratista:
- Revisar los documentos del contrato
- Inspeccionar las obras de construcción
- Decidir si el trabajo está sustancialmente terminado
- Preparar una lista de tareas
- Presentar al arquitecto la lista de tareas pendientes
Para el arquitecto:
- Realización de una inspección previa a la final
- Prepare un certificado de finalización sustancial que incluya la siguiente información:a) Fecha de finalización sustancial
b) Responsabilidades del cliente y del contratista
c) Plazo para que el contratista termine los elementos de la lista de tareas pendientes
- Presentar el certificado al cliente y al contratista
Para el contratista:
- Presentar la aceptación por escrito al arquitecto
- Terminar los elementos de la lista de tareas pendientes
- Notificar al arquitecto y solicitar el pago final
¿Cómo se redacta una lista de tareas?
Dado que las listas de tareas varían en función de la naturaleza del proyecto y de la calidad del trabajo de construcción realizado en las fases anteriores, el proceso de redacción de una lista de tareas es diferente cada vez. Sin embargo, hay pasos básicos que un contratista debe seguir para formar una lista de tareas coherente que el cliente, el arquitecto y los subcontratistas aprueben.
A continuación se describen 3 pasos clave sobre cómo redactar una lista de tareas:
Organizar un recorrido de la lista de tareas
Empiece por organizar una visita a la lista de tareas con el cliente y el arquitecto. Durante el recorrido de la lista de control, anote los defectos observados por el cliente, el arquitecto o usted mismo. No olvide incluir la ubicación de estos defectos y añadir fotos de los mismos para que le sirvan de referencia cuando redacte la lista de control detallada más adelante. Antes de que finalice el recorrido de la lista de tareas, aclare con el cliente la prioridad de estos defectos o elementos de la lista de tareas.
Describa cada tarea en detalle
Revise sus notas del recorrido de la lista de control y haga una lista de las acciones necesarias para corregir los defectos identificados. Estas acciones o tareas deben describirse con todo detalle. Añade fotos de los defectos, dibujos o planos para ayudar a destacar dónde están los problemas y qué hay que hacer exactamente para resolverlos.
Asignar tareas y fijar plazos
Termina la lista de tareas asignando cada acción o tarea a un subcontratista o trabajador e indica el plazo. Antes de presentar la lista de tareas al arquitecto, discuta con los subcontratistas las tareas que se les han asignado y modifique la lista de tareas en función de sus aportaciones.
Ejemplo
Este es un ejemplo de una simple lista de control que contiene elementos de la lista de control en la construcción:
- Instalaciones incorrectas, por ejemplo, ¿se ha instalado mal el aire acondicionado?
- Daños accidentales, por ejemplo, ¿pasó algo durante la construcción?
- La ejecución/artesanía es deficiente, por ejemplo, ¿los armarios no están fabricados según las especificaciones?
- Características inacabadas, por ejemplo, el revestimiento de pintura impermeable aún no está terminado.
- Faltan componentes, por ejemplo, ¿están los tiradores de las puertas?
- Problemas mecánicos, de fontanería y eléctricos, por ejemplo, ¿se pueden utilizar los enchufes?
Un elemento de una lista de tareas más exhaustiva tendría el siguiente aspecto:
| Ubicación | Cocina de la 2ª planta |
| Comercio | Eléctrico |
| Tarea | Arreglar el interruptor de la luz |
| Descripción | El interruptor de la luz junto a la puerta que lleva al comedor no funciona. Por favor, compruebe si el interruptor de la luz fue instalado incorrectamente o necesita ser reemplazado. |
| Foto |  |
| Tipo | No conformidad |
| Prioridad | Medio |
| Fecha de vencimiento | 07/05/2021 |
| Persona responsable | Luke |
| Estatus | En curso |
| Notas/Comentarios | Si hay que cambiar el interruptor de la luz, avisa a John con antelación para que pueda hacer el pedido con tiempo. |
Preguntas frecuentes sobre las listas de comprobación
El término “lista de control” se acuñó a partir de la antigua práctica de los trabajadores de hacer un agujero junto a un elemento de la lista. En aquel entonces, hacer un agujero era el equivalente a marcar un elemento como hecho y un elemento con un agujero perforado significaba que la tarea estaba terminada o que el problema estaba resuelto.
Al igual que las listas de control actuales, las listas de control facilitaban la vida de los trabajadores, ya que no tenían que escribir “hecho” cada vez que completaban un elemento de la lista.
El contratista es el responsable de la lista de tareas, que en el Reino Unido también se denomina lista de problemas. Dado que la mayoría de los contratos de construcción especifican la retención de un porcentaje del coste del trabajo, el contratista debe redactar, presentar y completar una lista de tareas para recibir el pago final.
Mientras que el contratista es responsable de la lista de tareas pendientes en general, cada elemento de la lista de tareas pendientes se suele asignar a un trabajador o a un subcontratista, que es el responsable de realizar el elemento o la tarea en la fecha establecida y de acuerdo con las normas del cliente, el contratista y el arquitecto.
Para los clientes, una lista de tareas pendientes debe contener los elementos que no han cumplido sus expectativas o los requisitos especificados en el proyecto. Lo ideal sería que los clientes hubieran aclarado y discutido estos aspectos con el contratista, el arquitecto y los subcontratistas durante la sesión de descubrimiento. Esto ayuda a garantizar que los trabajadores realicen correctamente las tareas pertinentes y que, como resultado, se generen menos elementos de la lista de control.
En general, las listas de control deben cubrir las necesidades y prioridades del cliente, así como cualquier preocupación de seguridad o calidad que el contratista pueda tener en relación con la ejecución del proyecto.
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