Plan de gestión de viajes

Preparativos antes del viaje

Antes de poner manos a la obra para crear un plan de viaje, los responsables deben asegurarse primero de que un viaje por carretera es absolutamente necesario. Según los CDC, los accidentes de tráfico son la principal causa de muerte en el lugar de trabajo, lo que añade un incentivo para evitarlos en la medida de lo posible. Si la única opción es conducir, los preparativos previos al viaje deben incluir lo siguiente:

• comprobar cuál es la ruta más segura; tener en cuenta el terreno y las previsiones meteorológicas;
• programar los desplazamientos para evitar los viajes nocturnos, ya que los conductores son más susceptibles a la fatiga y la somnolencia por la noche;
• incluir suficientes descansos en el itinerario de viaje;
• un proceso de registro para garantizar que el empleado/conductor pueda proporcionar información actualizada sobre su estado de seguridad y su progreso;
• asegurarse de que el vehículo que utiliza el empleado/conductor está en buenas condiciones y es adecuado para la naturaleza del viaje, realizando una inspección previa al viaje;
• asegurarse de que el empleado está físicamente capacitado para emprender el viaje; y
• asegurarse de que el empleado tiene los conocimientos, las habilidades y la formación adecuada para completar el viaje de forma segura.

Las 5 razones principales por las que su empresa debe seguir un plan de viaje

Aunque los empleados y los conductores pueden realizar viajes autorizados por la empresa sin un plan formal de gestión de viajes, la seguridad y la eficacia de los mismos mejoran enormemente con sólo seguir uno. A continuación se exponen las cinco razones principales por las que su empresa debe empezar a planificar la gestión de viajes:

Los viajes son más seguros y eficientes

El riesgo de accidentes y retrasos se reduce en gran medida si se investigan las mejores rutas posibles antes del viaje. Una parte de la planificación previa al viaje consiste en buscar rutas con un tráfico mínimo, lo que reduce el riesgo de colisiones además de agilizar el viaje. Esto es aún más importante si el empleado tiene que hacer varias paradas en el transcurso del viaje.

El cumplimiento de los horarios es más fácil

La mayoría de los viajes, si no todos, sancionados por la empresa siguen un programa. Al establecer las rutas más seguras y eficientes antes del viaje, es más fácil que los empleados lleguen seguros y a tiempo a las citas.

Cumplir naturalmente con las leyes y reglamentos sobre vehículos de motor

Un paso esencial en la planificación de la gestión de viajes es la realización de inspecciones exhaustivas antes del viaje. Estas inspecciones de vehículos garantizan que el empleado está utilizando el vehículo apropiado para el viaje, que el vehículo está en buenas condiciones y que se adhiere a las leyes federales para las normas de seguridad de los vehículos de motor.

Prepare a sus conductores para accidentes y emergencias

Un buen plan de gestión de los desplazamientos también orienta a los empleados en caso de emergencias y accidentes de tráfico. Además de proporcionar directrices generales de seguridad sobre qué hacer en caso de avería del vehículo, los planes de gestión de viajes pueden incluir procesos e información específicos de la empresa, como una lista de personas de contacto a las que un empleado puede dirigirse en caso de necesidad.

Estandarizar los procesos de conducción de la empresa y mejorar la responsabilidad

Al crear un plan oficial de gestión de viajes, se estandariza efectivamente el proceso para los viajes sancionados por la empresa. Contar con un plan que incluya instrucciones, directrices y otra información útil puede ayudar a mejorar la responsabilidad de los empleados, tanto por parte del conductor como del personal con el que se supone que debe controlar.